6 cose da controllare prima di inviare una mail

Tutti noi vorremmo ricevere meno mail e tra le mail che riceviamo ci piacerebbe ricevere mail chiare, sintetiche ed efficaci.

Ma noi quante mail scriviamo? E come?

 

Uno dei modi per ricevere meno mail è essere i primi a scriverle bene.

 

Anche se la mail è uno strumento che ha accelerato il nostro modo di comunicare, noi possiamo comunque prenderci qualche secondo in più per prestare più attenzione a quello che scriviamo e come.

 

Sotto questo video, troverai la checklist da stampare e attaccare vicino al monitor per verificare se la mail ha tutto in ordine.

 

1) Il primo punto è indicare l'oggetto. Deve essere chiaro ma soprattutto ci deve essere! Non so te, ma a me se arriva una mail senza oggetto mi sembra che sia poco importante: cioè se il mittente non ha messo quel minimo di attenzione e di cura per indicarmi l'oggetto della mail, perché dovrebbe essere importante per me?

Quindi: inserire l'oggetto!

 

2) la mail deve essere sintetica ma esaustiva. Per essere più chiari aiuta molto utilizzare gli elenchi puntati e il grassetto

 

3) seleziona con cura i destinatari da mettere nel campo A e quelli da mettere in Cc. Se ti abitui a scrivere solo alle vere persone interessate sarà più probabile non finire in copia conoscenza a caso!

 

4) se devi inviare degli allegati ricordati di allegarli, ma solo se sono file piccoli. Per file molto pesanti valuta altri strumenti come dropbox o wetransfer

 

5) trova il giusto compromesso tra essere umano e gentile quindi con saluti e ringraziamenti ma senza esagerare

 

6) se è la centesima risposta cancella nell'oggetto la sfilza di "re re re ffw re re fw" e anche i disclaimer chilometrici sotto le mail. E soprattutto se inoltri una mail a terze persone verifica che non ci sia qualche comunicazione riservata o qualche indirizzo che deve essere cancellato.

 

Sono pochi punti che vale la pena tenere a mente prima di inviare la mail. La checklist scaricabile può essere un aiuto per prendere l'abitudine di fare questa verifica prima di cliccare invio.

 

Ale

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