{"id":2108,"date":"2019-05-30T07:00:42","date_gmt":"2019-05-30T05:00:42","guid":{"rendered":"https:\/\/organizzatessen.it\/?p=2108"},"modified":"2023-06-16T17:47:33","modified_gmt":"2023-06-16T17:47:33","slug":"archiviare-documenti-bene-puo-semplificare-lavoro","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organizzatessen.it\/organizzare-il-lavoro\/archiviare-documenti-bene-puo-semplificare-lavoro\/","title":{"rendered":"Come archiviare bene i documenti pu\u00f2 semplificarti il lavoro"},"content":{"rendered":"
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\"archiviare<\/figure><\/div>\n\n

Fare l\u2019archivio \u00e8 noioso? Certo che s\u00ec!\u00a0<\/strong>Chi ha voglia di mettere a posto l\u2019archivio? Nessuno. Chi ha bisogno di trovare quello che cerca quando lo cerca? Tutti!!! Eppure, archiviare i documenti, \u00e8 fondamentale per ottimizzare il lavoro e gestire al meglio il tempo!<\/p>\n

Archiviare documenti \u00e8 noioso ma necessario!<\/h2>\n

\u00c8 un fatto: c\u2019\u00e8 un aspetto fondamentale dell\u2019organizzazione del lavoro di cui non abbiamo voglia di occuparci: l\u2019archiviazione. S\u00ec, lo so, archiviare documenti<\/strong> \u00e8 noioso<\/strong>, e poi siamo tutti talmente indaffarati che \u201cfare l\u2019archivio\u201d \u00e8 una sorta di \u201clavoro extra<\/strong>\u201d che finiamo per rimandare in continuazione, fino a quando non ci capita di aver bisogno urgentemente di un documento<\/strong> e allora ci accorgiamo del delirio<\/strong> in cui si trovano i nostri file e ci rassegniamo finalmente a mettere un po’ d\u2019ordine. E di solito non \u00e8 il momento migliore, magari siamo nervosi, abbiamo fretta, o \u00e8 tardissimo e siamo stanchi o non siamo proprio nel mood giusto.<\/p>\n

Ci va ancora bene (si fa per dire) se siamo gli unici a mettere le mani nei nostri file, perch\u00e9 alla fine possiamo prendercela solo con noi stessi. Se invece lavoriamo in team e gli archivi sono condivisi, saper archiviare documenti, ma non solo, \u00e8 indispensabile<\/strong>. In tutti e due i casi tanto vale affrontare subito il toro per le corna e smetterla di rimandare a domani quello che deve essere fatto oggi. Ma se sei un procrastinatore cronico prova a leggere il post di Paola dedicato al tema del<\/strong> time management<\/a><\/strong> e della procrastinazione.<\/p>\n

Per risparmiare tempo devi investire tempo<\/h2>\n

Oggi mi voglio concentrare solo sui principi base dell\u2019archiviazione partendo dall\u2019inizio, ma proprio dall\u2019inizio. L\u2019archivio \u00e8 un argomento \u201cpeso\u201d quindi secondo me \u00e8 meglio affrontarlo poco alla volta.<\/p>\n

Innanzitutto, un concetto chiave. Per risparmiare tempo (e non perderlo a cercare quello che non trovi) devi investire tempo.<\/strong> Il metodo definitivo che ti permette di avere un archivio da urlo in un giorno \u00e8 come la dieta che ti fa perdere 7 kg in 7 giorni o la crema miracolosa antiage: semplicemente non esiste<\/strong>. Ti ci vorranno 4 etti di metodo, 3 etti di disciplina e un\u2019oretta di costanza alla settimana. Il metodo te lo diamo noi<\/strong>, la disciplina e la costanza ce la devi mettere tu. Pronto? Parto con i 10 consigli pratici per cominciare.<\/strong><\/p>\n

1. Prendi un appuntamento con te stesso\/a: osserva<\/span><\/h3>\n

Questo vuol dire che devi metterti in agenda un appuntamento: \u201carchivio primopasso<\/strong>\u201d. Diciamo che ti serve un\u2019oretta<\/strong>, in cui ti guardi con calma tutto, ma tutto \u201cil casino\u201d che c\u2019\u00e8 nei file del tuo pc e cerchi di capire quali sono le macrocategorie in cui puoi raggrupparli. Questo primo punto \u00e8 importantissimo, assolutamente da non sottostimare, consiste nel prendere consapevolezza del tuo punto di partenza<\/strong> e pone le basi per il successo dei prossimi passi. Non fare niente, ma prenditi quest\u2019oretta per cominciare a capire come impostare il lavoro successivo.<\/p>\n

2. Secondo appuntamento con te stesso\/a: decluttering digitale<\/span><\/h3>\n

E qui avrai bisogno almeno di un paio d\u2019ore<\/strong> in cui cestini tutti i file che sicuramente non ti servono<\/strong>, i doppioni, le cose lasciate a met\u00e0, i file del neolitico inferiore e quelli che non ti ricordi neanche pi\u00f9 cosa sono o come possono essere finiti l\u00ec. Come consiglia Marie Kondo quello che devi fare \u00e8 \u201cringraziare e salutare\u201d. Non ti occuperai altro che del cestino. Devi liberare spazio digitale<\/strong> (che poi \u00e8 anche spazio mentale). E qui, a seconda di quanto tempo \u00e8 che non fai un bel repulisti del tuo archivio, potresti avere bisogno anche di una mezza giornata. Se proprio hai dei file che non te la senti di buttare perch\u00e9 \u201cnon si sa mai\u201d, salvali in un disco esterno. Non andare avanti se prima non hai fatto le pulizie di primavera<\/p>\n

3. Crea una cartella temporanea \u201cDa Archiviare\u201d<\/span><\/h3>\n

Crea in anticipo una cartella temporanea \u201cDa Archiviare\u201d in cui metterai tutti i file \u201csenza tetto\u201d<\/strong> che stanno cercando una casa e per cui non hai ancora creato delle cartelle di riferimento in cui ospitarli. Mantieni invece le directory che hai gi\u00e0 creato e che funzionano bene.<\/p>\n

4. Directory: definisci delle macrocategorie<\/span><\/h3>\n

Definisci delle macrocategorie che saranno le tue directory principali<\/strong> in cui raggruppare tutto quello che hai deciso di tenere. Per esempio: Amministrazione e fatture \u2013 Documenti personali \u2013 Trasferte e viaggi – Contratti fornitori \u2013 Presentazioni Clienti. Le categorie non devono essere tantissime<\/strong> e devi poterti orientare in questo primo \u201cframe\u201d con una certa facilit\u00e0. Non stai giocando a nascondino, anzi proprio il contrario. I tuoi documenti vogliono farsi trovare! Valuta inoltre se dividere subito i tuoi file fra \u201cBusiness\u201d e \u201cPersonali\u201d.<\/p>\n

5. Dal macro al micro: l\u2019albero rovesciato<\/span><\/h3>\n

Nelle directory principali inserisci le sottocartelle pi\u00f9 specifiche<\/strong> e in ognuna di queste le sotto-cartelle con un sistema che si chiama ad albero rovesciato. Pensa a come \u00e8 fatto un ramo che da grosso si biforca in due pi\u00f9 piccoli e ognuno di questi in altri rami ancora pi\u00f9 piccoli. Ecco, se metti il ramo a testa in gi\u00f9, hai un\u2019idea di come dovrebbero apparire le tue directory. Prenditi del tempo per fare bene questo lavoro, pu\u00f2 valere la pena farlo prima a mano su un foglio bianco per vedere come viene l\u2019albero e se la logica che ci sta dietro ti convince.<\/p>\n

6. Dai nomi efficaci alle tue cartelle e ai tuoi file<\/span><\/h3>\n

Dopo aver creato le macrocategorie, inserisci le sottocartelle e poi i file. Come dicevano l\u2019obiettivo dei tuoi file \u00e8 farsi trovare. I nomi<\/strong> che darai sono come la segnaletica stradale e devono essere chiari, corti e immediati,<\/strong> in una parola efficaci<\/strong>. Lo so \u00e8 bello essere fantasiosi e sicuramente \u201cbeghe 2019\u201d o \u201cmodelli facili\u201d ti dicono qualcosa adesso, ma fra un anno potresti non ricordarti esattamente a cosa ti riferissi. Prova a proiettarti nel futuro, a quando l\u2019anno prossimo dovrai magari riprendere in mano un preventivo inviato a un cliente e scegli una dicitura chiara che sia sempre la stessa, per esempio: data + preventivo + cliente<\/em> in modo da avere una stringa facilmente riconoscibile 20190530_preventivo-mariorossi<\/em><\/p>\n

7. Condividi le linee guida con i tuoi collaboratori<\/span><\/h3>\n

Se condividi gli archivi con qualcuno, condividi anche le linee guida.<\/strong> Fai una riunione di non pi\u00f9 di un\u2019ora in cui decidere insieme quali sono le directory di riferimento principali, la logica di creazione e la nomenclatura, ovvero come intendete nominarle. Niente di troppo rigido e dogmatico, solo directory principali, logica e nomenclatura. Anche qui l\u2019obiettivo \u00e8 quello di avere dei luoghi e dei nomi predefiniti pronti da usare in modo da non perdere tempo a decidere. Ogni cosa al suo posto: se sai gi\u00e0 dove deve andare un file e lo sai etichettare ci metterai un minuto a farlo.<\/p>\n

8. Dropbox e Google Drive: mai pi\u00f9 senza<\/span><\/h3>\n

Se devi condividere i tuoi archivi con qualcuno esistono delle piattaforme condivise e se non le utilizzi ancora non so come hai fatto a sopravvivere fino a oggi. Le migliori sono sicuramente Dropbox o Google Drive<\/strong> consultabili anche via app. \u00c8 proprio il caso di dirlo: Mai pi\u00f9 senza.<\/p>\n

9. Desktop minimal<\/span><\/h3>\n

Il desktop, come la tua scrivania vera, deve essere il pi\u00f9 possibile sgombro<\/strong> e quando dico sgombro intendo che deve esserci veramente solo il minimo indispensabile<\/a>, ovvero i tool principali che utilizzi per lavorare e le icone dei programmi che ti serve lanciare con velocit\u00e0 e vuoi avere l\u00ec a portata di mano. Scegli uno sfondo neutro<\/strong> che non abbia elementi di distrazione. Ti aiuter\u00e0 a focalizzarti meglio sulle cose essenziali. Dai un\u2019occhiata se ti possono piacere questi di Simpledesk<\/a><\/strong>.<\/p>\n

10. Archiviazione settimanale<\/span><\/h3>\n

Ecco adesso passiamo alla disciplina e alla costanza di cui parlavamo. Pianifica almeno un\u2019ora di \u201cpulizia\u201d settimanale<\/strong> per risistemare tutto quello che nella fretta rimane sparso. Addirittura, se riesci prova a instaurare una routine di 10\/15 minuti tutti i giorni prima di chiudere il pc. Potrebbe diventare una sorta di rituale di chiusura di fine giornata per staccare definitivamente dalle ore lavorative e goderti meglio la serata.<\/p>\n

Allora, per quando lo prendi l\u2019appuntamento con te stesso?<\/p>\n\n\n

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