infruttuosi<\/strong> che rubano tempo ad altre attivit\u00e0 e al proprio lavoro. Come se partecipare alle riunioni non fosse parte del lavoro.<\/p>\nCi sono alcuni semplici strategie<\/strong> che si possono mettere in atto, non tutte saranno ben viste e facili da applicare, ma di certo possono dare una svolta alle riunioni e renderle finalmente efficaci.<\/p>\nQuali strumenti rendono una riunione degna di questo nome?<\/h2>\nUn barattolo ti salver\u00e0<\/h3>\n
Una delle cose che fa perdere pi\u00f9 tempo nelle riunioni \u00e8 la processione di ritardatari<\/strong> che si susseguono nella stanza. Lo stesso discorso vale per gli appuntamenti di lavoro informali: non c’\u00e8 cosa peggiore di dover aspettare la persona con cui avete fissato un job meeting fuori dalle mura dell’azienda.<\/p>\nOltre a essere una mancanza di rispetto nei confronti di quei colleghi e collaboratori che arrivano puntuali, arrivare perennemente in ritardo alle riunioni non fa figo, anzi! Fa proprio sembrare unprofessional<\/em> e incapace di organizzare il tempo efficacemente.<\/strong><\/p>\nEcco perch\u00e9 si pu\u00f2 introdurre una semplice regola: chi arriva in ritardo paga pegno.\u00a0<\/strong>Per ogni minuto di ritardo si pu\u00f2 riscuotere una somma prestabilita. Ad esempio, si pu\u00f2 concordare che per un minuto di ritardo si paghino 50 centesimi, per 2 minuti di ritardo 1\u20ac, per 3 minuti 1,5\u20ac e cos\u00ec via.<\/p>\nPu\u00f2 sembrare estremo, ma dopo aver sborsato inutilmente dei soldi, probabilmente la maggior parte delle persone ci penser\u00e0 due volte prima di arrivare in ritardo di nuovo!<\/p>\n
Per rendere questo sistema efficace \u00e8 necessario che sia condiviso e rispettato da tutti e che si contengano le eccezioni.<\/p>\n
E con il malloppo ricavato? Tutti insieme al bar per un coffee break!<\/p>\n
Tic tac, tic tac, soldoni al vento<\/h3>\n
Quando le riunioni si protraggono per tempi assurdi<\/strong> senza arrivare a una conclusione, si sta tralasciando un aspetto fondamentale. Il tempo di una riunione costa! E non poco.<\/p>\nIl calcolo \u00e8 piuttosto semplice, si tiene conto di quante persone ci sono nella stanza, qual \u00e8 il costo orario medio dei partecipanti<\/strong> e si moltiplica per il tempo della riunione.<\/p>\nIpotizziamo, per fare i conti facili, che alla riunione del luned\u00ec mattina partecipino 10 persone e che il costo orario medio sia di 50\u20ac a persona. La riunione dura un\u2019ora.<\/p>\n
10 persone x 50\u20ac\/h x 1h = 500\u20ac<\/em><\/p>\nIniziare a guardare le riunioni anche da questo punto di vista permette di fare alcune domande e considerazioni: questo investimento di 500\u20ac ha permesso di ottenere un risultato? Dopo quest\u2019ora di riunione \u00e8 chiaro ai partecipanti se e cosa devono fare? Ci sono sistemi alternativi (e pi\u00f9 economici) alla riunione per ottenere lo stesso risultato?<\/strong><\/p>\nSe vogliamo tenere conto anche dei ritardatari che arrivano 5\u2019 dopo e per altri 5\u2019 iniziano a parlare di cose che non c\u2019entrano niente con la riunione, ai 500\u20ac possiamo sommare altri 83\u20ac (10 x 50\u20ac\/h x 10\u2019) spesi solo in attesa di cominciare la riunione.<\/p>\n
Ecco, iniziando a fare un po\u2019 di conti, si rende necessario velocizzare il tempo delle riunioni e arrivare dritti al punto<\/strong>.<\/p>\nIl programma Meeting Meter<\/a> <\/strong>\u00e8 molto divertente e permette di calcolare in tempo reale quanti soldi vengono spesi per la riunione in corso. Basta impostare i parametri: numero partecipanti (Teilnehmer) e tariffa media dei partecipanti (Stundensatz), far partire il timer e iniziare la riunione.<\/p>\nOsservare l\u2019incremento della spesa man mano che scorre il tempo fa molta impressione e probabilmente fa venire anche parecchia ansia. Ma questo strumento \u00e8 molto utile per diventare consapevoli dello spreco di tempo durante le riunioni e correggere quindi il tiro.<\/p>\n
Il timer, grande alleato durante i meeting aziendali<\/h2>\n
Meeting Meter come memento potrebbe alla lunga risultare inefficace per i motivi opposti: guardare quanti soldi vanno via, rischia di affrettare troppo le decisioni e di fare una riunione esageratamente breve senza centrare l\u2019obiettivo<\/strong>, solo per l\u2019ansia da risparmio.<\/p>\nQuindi, dopo aver preso consapevolezza che \u00e8 necessario ottimizzare il tempo dedicato a job meeting e riunioni, la soluzione ideale \u00e8 quella di adottare l\u2019uso di un timer<\/a><\/strong> e di prevedere durante le riunioni una persona che sia responsabile della durata dell’incontro<\/strong> e degli interventi di ciascuno.<\/strong><\/p>\nQuesto, per\u00f2, presuppone che sia fatto un lavoro accurato a monte, cio\u00e8 creare l\u2019agenda della riunione dove siano stimati i tempi degli interventi. E, inoltre, che le persone chiamate a intervenire durante la riunione siano informate di avere un tempo limitato per parlare.<\/p>\n
Come sempre, la condivisione e la collaborazione di tutto il gruppo \u00e8 fondamentale per rendere le riunioni veramente efficaci e massimizzare il tempo e l\u2019impegno di tutti.<\/p>\n\n\n
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E nella vostra azienda come ve la cavate con le riunioni?<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n