continui imprevisti<\/a> fanno saltare tutti i programmi.
Altre persone sentono che programmare il lavoro sia troppo rigido e monotono e, probabilmente, cercano un modo di rompere e movimentare la routine lasciandosi cogliere dagli imprevisti.<\/p>\nEntrambi questi comportamenti purtroppo creano parecchi problemi. Ritardi nelle consegne, lavoro in affanno e standard qualitativi bassi producono un grandissimo spreco di tempo, denaro ed energia<\/strong> e sono fonte di un fortissimo stress che fa lavorare peggio, spesso anche l\u2019intero ufficio.<\/p>\nNon pianificare il lavoro incide sul lavoro degli altri (e sul proprio)<\/h2>\n
Presi dall\u2019affanno e dalle urgenze \u00e8 facile dimenticarsi che le proprie azioni producono effetti anche sul lavoro altrui.\u00a0<\/strong><\/p>\nI colleghi spiriti liberi con i loro \u201cti posso rubare due minuti, \u00e8 urgente\u201d di frequente scombinano le giornate di chi un piano ce l\u2019ha e vorrebbe rispettarlo. Il problema \u00e8 che spesso neanche se ne rendono conto. Quando poi hanno bisogno urgentemente di un\u2019informazione che pu\u00f2 dare loro solo il collega che non \u00e8 disponibile (per ferie, appuntamenti fuori, riunioni), definiscono questa situazione \u201cimprevisto\u201d. Anche se \u00e8 la causa \u00e8 chiaramente la mancanza di una pianificazione.<\/strong><\/p>\nSi intendono imprevisti, infatti, quelle circostanze impossibili da prevedere. Tuttavia in un ufficio, i veri imprevisti sono relativamente pochi. Tutte le altre situazioni si possono in qualche modo prevedere con un minimo di pianificazione.<\/strong><\/p>\nDevo quindi sapere tutti gli spostamenti e gli impegni dei miei colleghi? Ovviamente no! Ma fare in modo di non fare richieste all\u2019ultimo secondo<\/strong>, proprio a ridosso della scadenza, forse si pu\u00f2 (e si deve) fare!<\/p>\nCosa vuol dire programmare e pianificare il lavoro?<\/h2>\n
Pianificare non ha niente a che vedere con scolpire nella pietra ogni minuto e non vuol dire essere soldatini che devono seguire \u201cgli ordini\u201d senza uscire dal tracciato.<\/p>\n
Pianificare il lavoro ha pi\u00f9 a che fare con la capacit\u00e0 di valutare le situazioni in anticipo e avere una visione pi\u00f9 ampia di dove possiamo arrivare.<\/strong> Vuol dire sapere cosa bisogna fare, entro quando, quanto tempo si ha a disposizione e quali sono le risorse che servono per quell\u2019attivit\u00e0.<\/p>\nImparare a farsi le domande giuste<\/strong> \u00e8 un buon inizio per poi introdurre la pianificazione nelle proprie giornate. Ecco di seguito alcune domande che si possono fare per ciascuna attivit\u00e0 da completare.<\/p>\n\n- Qual \u00e8 il risultato che devo ottenere?<\/li>\n
- Ho una scadenza? Quale?<\/li>\n
- Quali sono i passi intermedi per completare l\u2019attivit\u00e0?<\/li>\n
- Quanto tempo mi serve per ogni passo?<\/li>\n
- Mi servono informazioni per completare i passi?<\/li>\n
- Mi servono documenti?<\/li>\n
- Mi serve l\u2019aiuto di alcune persone? Chi? _________________<\/li>\n<\/ul>\n
Raccogliere tutte queste informazioni \u00e8 il primo passo per programmare e pianificare il lavoro in modo efficace. Perch\u00e9 queste domande aiutano a fare chiarezza, a ridurre gli imprevisti e le richieste dell\u2019ultimo minuto, con grande beneficio di tutta la squadra di lavoro.<\/p>\n
Come pianificare il lavoro e cambiare le cose: programmare il lavoro con flessibilit\u00e0<\/h2>\n
Ecco alcune buone pratiche per introdurre una pianificazione flessibile nella tua azienda:<\/p>\n