{"id":3692,"date":"2021-10-22T16:27:21","date_gmt":"2021-10-22T14:27:21","guid":{"rendered":"https:\/\/organizzatessen.it\/?p=3692"},"modified":"2022-05-18T10:09:56","modified_gmt":"2022-05-18T10:09:56","slug":"le-riunioni-efficaci-un-caso-pratico","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organizzatessen.it\/lavorare-in-team\/le-riunioni-efficaci-un-caso-pratico\/","title":{"rendered":"Come fare riunioni efficaci: un caso pratico"},"content":{"rendered":"\n
\"Le<\/figure><\/div>\n\n\n

In questo articolo ti racconto come la nostra formazione ha aiutato un\u2019azienda<\/strong> a fare riunioni efficaci trasformando un appuntamento mensile caotico e inconcludente in riunioni<\/strong> informative e di coordinamento efficaci<\/strong> che hanno alimentato la motivazione<\/strong> e la proattivit\u00e0<\/strong> delle persone coinvolte.<\/p>\n

Il contesto<\/h2>\n

La nostra formazione \u00e8 un percorso in 8 tappe<\/a> con cui approfondiamo i temi legati alla gestione della giornata lavorativa di individui e team tra cui anche la gestione delle riunioni efficaci.<\/p>\n

La parte di teoria del modulo prevede la presentazione del metodo<\/strong> per trasformare riunioni inconcludenti in uno strumento strategico aziendale. Il punto cruciale \u00e8 capire che le riunioni non iniziano quando ci si siede tutti intorno a un tavolo e non finiscono quando ci si saluta. Le riunioni efficaci iniziano qualche giorno prima con la definizione di obiettivo e agenda e finiscono con l\u2019invio di un recap<\/strong> che specifica bene cosa si deve fare.<\/p>\n

Ma andiamo con ordine.<\/p>\n

Il punto di partenza<\/h2>\n

Durante il nostro incontro sulle riunioni abbiamo chiesto ai partecipanti di raccontare le loro esperienze <\/strong>per avere un punto di partenza comune e capire quali miglioramenti apportare. Tutti i partecipanti ci hanno raccontato che ogni mese si faceva una riunione plenaria durante la quale il board faceva delle comunicazioni.<\/p>\n

Il board, da parte sua, ci aveva raccontato delle stesse riunioni con un pizzico di orgoglio, perch\u00e9 non \u00e8 cos\u00ec frequente che il management abbia tempo e voglia di confrontarsi una volta al mese con una trentina di operativi.<\/p>\n

Tutti e tutte riponevano in questo incontro una grande aspettativa<\/strong> perch\u00e9 era l\u2019unico momento di confronto plenario e di scambio che avveniva in azienda.<\/p>\n

Cosa \u00e8 stato messo a fuoco<\/h2>\n

Dai racconti fatti, per\u00f2, abbiamo capito subito che questo incontro, che sulla carta era ideale, nella realt\u00e0 deludeva tutti<\/strong>: al termine di questi incontri le persone uscivano disorientate e con la sensazione di avere tante domande aperte e poche risposte.<\/p>\n

Ci hanno raccontato di incontri inconcludenti e caotici<\/strong>.<\/p>\n

C\u2019era sempre tanta carne al fuoco<\/strong> ma poco tempo per approfondire.<\/p>\n

Zero<\/strong> chiarezza sullo scopo<\/strong> di ogni incontro.<\/p>\n

E l\u2019impossibilit\u00e0 di presentare le proprie proposte.<\/p>\n

Da parte del board c\u2019era la frustrazione<\/strong> di confrontarsi con un team poco partecipativo.<\/p>\n

In poche parole, una grande perdita di tempo, nonostante i presupposti e le intenzioni fossero encomiabili.<\/p>\n

Il modulo formativo sulle riunioni \u00e8 servito sia per prendere consapevolezza<\/strong> dello stato attuale, sia per immaginare come cambiarlo<\/strong>.<\/p>\n

Il punto di svolta e il lavoro a gruppi<\/h2>\n

Il punto di svolta \u00e8 stato raccogliere le esigenze e le aspettative<\/strong> che tutti riponevano in questo appuntamento mensile. Abbiamo aiutato board e collaboratori a tradurre le necessit\u00e0 in obiettivi chiari<\/strong> e condivisi. Individuare l\u2019obiettivo di ogni incontro, infatti, aiuta i partecipanti a focalizzare sui temi trattati e aiuta il board a misurare l\u2019efficacia degli incontri stessi.<\/p>\n

A questo punto tutti avevano voglia di contribuire per ottenere il massimo da questi incontri. Abbiamo avviato il \u201cprogetto riunioni\u201d e diviso i corsisti in gruppi e a ogni gruppo \u00e8 stato chiesto di portare delle proposte per migliorare le riunioni<\/strong>.<\/p>\n

La maggior parte delle proposte ha riguardato i contenuti<\/strong> delle riunioni.<\/p>\n

Altre hanno riguardato la struttura degli incontri<\/strong> in plenaria e la decisione degli strumenti di condivisione.<\/p>\n

Il cambiamento lato corsisti<\/h2>\n

L\u2019esito di questo progetto ha portato a definire la struttura<\/strong> dei prossimi incontri plenari dividendoli in 3 momenti specifici:<\/p>\n