raccontare le loro esperienze <\/strong>per avere un punto di partenza comune e capire quali miglioramenti apportare. Tutti i partecipanti ci hanno raccontato che ogni mese si faceva una riunione plenaria durante la quale il board faceva delle comunicazioni.<\/p>\nIl board, da parte sua, ci aveva raccontato delle stesse riunioni con un pizzico di orgoglio, perch\u00e9 non \u00e8 cos\u00ec frequente che il management abbia tempo e voglia di confrontarsi una volta al mese con una trentina di operativi.<\/p>\n
Tutti e tutte riponevano in questo incontro una grande aspettativa<\/strong> perch\u00e9 era l\u2019unico momento di confronto plenario e di scambio che avveniva in azienda.<\/p>\nCosa \u00e8 stato messo a fuoco<\/h2>\n
Dai racconti fatti, per\u00f2, abbiamo capito subito che questo incontro, che sulla carta era ideale, nella realt\u00e0 deludeva tutti<\/strong>: al termine di questi incontri le persone uscivano disorientate e con la sensazione di avere tante domande aperte e poche risposte.<\/p>\nCi hanno raccontato di incontri inconcludenti e caotici<\/strong>.<\/p>\nC\u2019era sempre tanta carne al fuoco<\/strong> ma poco tempo per approfondire.<\/p>\nZero<\/strong> chiarezza sullo scopo<\/strong> di ogni incontro.<\/p>\nE l\u2019impossibilit\u00e0 di presentare le proprie proposte.<\/p>\n
Da parte del board c\u2019era la frustrazione<\/strong> di confrontarsi con un team poco partecipativo.<\/p>\nIn poche parole, una grande perdita di tempo, nonostante i presupposti e le intenzioni fossero encomiabili.<\/p>\n
Il modulo formativo sulle riunioni \u00e8 servito sia per prendere consapevolezza<\/strong> dello stato attuale, sia per immaginare come cambiarlo<\/strong>.<\/p>\nIl punto di svolta e il lavoro a gruppi<\/h2>\n
Il punto di svolta \u00e8 stato raccogliere le esigenze e le aspettative<\/strong> che tutti riponevano in questo appuntamento mensile. Abbiamo aiutato board e collaboratori a tradurre le necessit\u00e0 in obiettivi chiari<\/strong> e condivisi. Individuare l\u2019obiettivo di ogni incontro, infatti, aiuta i partecipanti a focalizzare sui temi trattati e aiuta il board a misurare l\u2019efficacia degli incontri stessi.<\/p>\nA questo punto tutti avevano voglia di contribuire per ottenere il massimo da questi incontri. Abbiamo avviato il \u201cprogetto riunioni\u201d e diviso i corsisti in gruppi e a ogni gruppo \u00e8 stato chiesto di portare delle proposte per migliorare le riunioni<\/strong>.<\/p>\nLa maggior parte delle proposte ha riguardato i contenuti<\/strong> delle riunioni.<\/p>\nAltre hanno riguardato la struttura degli incontri<\/strong> in plenaria e la decisione degli strumenti di condivisione.<\/p>\nIl cambiamento lato corsisti<\/h2>\n
L\u2019esito di questo progetto ha portato a definire la struttura<\/strong> dei prossimi incontri plenari dividendoli in 3 momenti specifici:<\/p>\n\n- Un momento informativo da parte del board<\/li>\n
- Una parte pi\u00f9 operativa per condividere le criticit\u00e0 e proporre soluzioni<\/li>\n
- La terza parte per condividere il follow up sulle decisioni prese nella riunione precedente<\/li>\n<\/ul>\n
Inoltre, sono stati definiti i template<\/strong> per:<\/p>\n\n- Raccogliere le richieste<\/strong> che poi verranno selezionate<\/strong> e inserite nell\u2019ordine del giorno<\/li>\n
- Condividere l\u2019ordine del giorno<\/strong><\/li>\n
- Condividere il recap<\/strong> al termine della riunione<\/li>\n<\/ul>\n
A proposito di questo ultimo punto, il recap riassume per punti, quali sono stati i temi trattati e le decisioni prese. Dentro a questo documento viene riportata anche la tabella CCQ<\/strong>, che riassume CHI<\/strong> deve fare COSA<\/strong> entro QUANDO<\/strong>. Questo documento, archiviato in una cartella apposita, serve sia a chi non ha potuto partecipare per tenersi al passo, ma soprattutto serve per sapere cosa si deve fare al termine della riunione.<\/p>\nIl cambiamento lato board<\/h2>\n
Il board ha accolto tutte le proposte e ha iniziato a impostare le riunioni seguendo questo schema<\/strong>:<\/p>\n\n- Raccolta richieste<\/strong> argomenti e selezione<\/strong> temi<\/li>\n
- Chiarimento dell\u2019obiettivo<\/strong> della riunione<\/li>\n
- Condivisione<\/strong> obiettivo e ordine del giorno<\/li>\n
- Svolgimento<\/strong> incontro rispetto alla struttura in 3 terzi (informativa, operativa, follow up)<\/li>\n
- Invio del recap<\/strong> e della tabella CCQ<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n
Feedback<\/h2>\n
Dopo 3 mesi, siamo tornate in questa azienda per il follow up che facciamo sempre per capire quali cambiamenti sono stati fatti e la prima cosa che ci hanno riferito \u00e8 come l\u2019azienda ha trasformato la riunione in plenaria da una totale perdita di tempo a uno strumento potente di condivisione aziendale<\/strong>.<\/p>\nIl board \u00e8 entusiasta<\/strong> perch\u00e9 dalla riunione si esce con nuove idee e una tabella di marcia. I collaboratori sono entusiasti<\/strong>, perch\u00e9 si sentono parte attiva della vita aziendale. Partecipano alla fase di stesura dell\u2019ordine del giorno inviando le proprie richieste, escono dalla riunione sapendo cosa devono fare entro quando, sanno monitorare i progressi. Tutto ci\u00f2 innesca un circolo virtuoso<\/strong> fatto di motivazione<\/strong> e proattivit\u00e0<\/strong> che si auto-alimenta.<\/p>\nQuesto modulo sulle riunioni (ma vale per qualsiasi modulo della nostra formazione) aiuta a prendere consapevolezza<\/strong> delle criticit\u00e0 e a passare all\u2019azione<\/strong>. Coinvolgere i collaboratori in questo progetto aiuta l\u2019azienda ad affrontare i problemi dal basso<\/strong>, ma soprattutto ingaggia i partecipanti<\/strong> a prendere decisioni<\/strong> e a impegnarsi proattivamente nel cambiamento<\/strong>.<\/p>\nEcco perch\u00e9 \u00e8 importante ascoltare i propri collaboratori e chiedere a loro cosa farebbero per migliorare la situazione, perch\u00e9 la maggior parte delle volte le persone in azienda hanno voglia di contribuire<\/strong>. Abbiamo ideato un questionario<\/strong> per testare l\u2019organizzazione del team.<\/p>\nPrima chiediamo di farlo al titolare\/PM\/team leader. Poi chiediamo di far fare lo stesso test ai collaboratori per testare la loro percezione<\/strong>, che a volte \u00e8 molto diversa.<\/p>\n\n\n\n
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Se ti interessa sapere cosa pensano i tuoi collaboratori dell\u2019organizzazione nella vostra azienda, che \u00e8 il primo passo per iniziare la trasformazione, fai il nostro test<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n