{"id":8677,"date":"2023-03-11T17:19:32","date_gmt":"2023-03-11T17:19:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organizzatessen.it\/?p=8677"},"modified":"2024-01-15T16:03:17","modified_gmt":"2024-01-15T16:03:17","slug":"non-calcoli-il-tempo-delle-email","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organizzatessen.it\/gestione-del-tempo\/non-calcoli-il-tempo-delle-email\/","title":{"rendered":"Se non riesci a fare tutto forse \u00e8 perch\u00e9 non calcoli il tempo delle email"},"content":{"rendered":"
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\"Se<\/figure><\/div>\n\n\n

Una mia cliente ha capito che le sue giornate sballano<\/strong> perch\u00e9, dice, non sa stimare il tempo che le serve per svolgere le singole attivit\u00e0. Quindi mette in agenda pi\u00f9 attivit\u00e0 di quelle che riesce realmente a iniziare e chiudere. Analizzando meglio le sue giornate \u00e8 emerso che, lavorando con la mail sempre aperta<\/strong>, il suo lavoro viene costantemente interrotto dalle mail in arrivo. Quando le ho detto di provare a lavorare con la mail chiusa mi ha detto che \u00e8 impossibile. Nein. Niet. Impossibile. Impossibile perch\u00e9 il lavoro arriva via mail, che le urgenze arrivano via mail e che dalla mail dipende tutto<\/strong>. Se anche tu ti ritrovi in questa descrizione ti pu\u00f2 essere utile seguire il mio ragionamento.<\/p>\n\n\n\n

La mail \u00e8 morta, viva la mail!<\/h2>\n\n\n\n

Con l\u2019avvento delle chat e di altri programmi alternativi alla posta, sembrava che la mail fosse destinata a scomparire. Invece le mail sono vive pi\u00f9 che mai, forse pure troppo. Dalle mail passa la comunicazione<\/strong> con le persone esterne<\/strong> all\u2019azienda (e ci sta) e passa tantissima comunicazione interna<\/strong>. Qui si potrebbe aprire una grande parentesi per chiedersi se non esistano (ed esistono<\/a>) strumenti pi\u00f9 efficienti per gestire la comunicazione tra colleghi. Ma per ora concentriamoci solo sulla mail. Quando ho provato a dire alla mia cliente di chiudere la mail, lei mi ha risposto come rispondono tutti. Non c\u2019\u00e8 scampo. La prima reazione \u00e8 che non si pu\u00f2.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

L\u2019idea \u00e8 che si \u00e8 tanto pi\u00f9 efficienti quanto pi\u00f9 siamo veloci a rispondere alle mail<\/strong>. Non importa se la risposta \u00e8 chiaramente frettolosa, se ci perdiamo dei pezzi, se \u00e8 evidente che rispondiamo mentre facciamo altro. Errori di digitazione e mancanza di informazioni sono perdonati dalla velocit\u00e0 della risposta<\/strong>. Peccato che velocit\u00e0 e qualit\u00e0 non vanno quasi mai d\u2019accordo<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Perch\u00e9 non si pu\u00f2 chiudere la mail?<\/h2>\n\n\n\n

Una delle risposte pi\u00f9 gettonate \u00e8 che potrebbe arrivare un\u2019urgenza. Anzi, un\u2019emergenza<\/a>. In realt\u00e0 scavando meglio le dinamiche in azienda, quasi sempre si scopre che si utilizza il telefono<\/strong> per comunicare le vere urgenze, facendo poi seguire la telefonata con una mail con le informazioni di dettaglio. <\/p>\n\n\n\n

Eppure, l\u2019atteggiamento pi\u00f9 diffuso \u00e8 quello di aspettare un\u2019urgenza da un momento all\u2019altro<\/strong>. E non appena arriva una mail, lo \u201cscatto alla risposta\u201d \u00e8 quello di mollare tutto e dare la precedenza a quello che \u00e8 arrivato, anche se quasi mai \u00e8 pi\u00f9 importante di quello che stiamo facendo. Alimentando il circolo dell\u2019ansia da risposta immediata<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Cosa vuol dire lavorare con la mail chiusa<\/h2>\n\n\n\n

Tenere la mail chiusa non vuol dire non leggere le mail per tutta la giornata. Vuol dire, invece, decidere quando dedicare del tempo alla lettura e alla gestione delle mail<\/strong>. E i tempi e la durata dipendono dal tipo di lavoro. C\u2019\u00e8 chi pu\u00f2 provare ad aprire la mail una volta alla mattina e una volta al pomeriggio<\/strong> e chi invece dovr\u00e0 aprirla ogni 30 minuti<\/strong>. <\/p>\n\n\n\n

Il concetto \u00e8: provare<\/strong>. E sentire la sensazione sulla propria mente di cosa vuol dire concentrarsi su una attivit\u00e0<\/strong> sapendo che non pu\u00f2 arrivare alcuna mail perch\u00e9 il client di posta \u00e8 chiuso.<\/p>\n\n\n\n

Il tempo “nella mail” non \u00e8 mai considerato<\/h2>\n\n\n\n

L\u2019abitudine a lavorare con la mail sempre aperta ha anche un\u2019altra conseguenza: il tempo che si passa dentro la mail non viene mai preso in considerazione in fase di pianificazione del lavoro<\/strong>. Quando dalla lista delle cose da fare si passa all\u2019agenda o al piano settimanale<\/a>, di solito si considerano le ore di lavoro \u201cpiene\u201d. E si inizia a occupare lo \u201cspazio\u201d del piano con le varie attivit\u00e0 pi\u00f9 o meno stimate. In linea generale si tende a riempire sempre troppo la giornata<\/strong> per una sorta di ottimismo<\/strong> sulle nostre risorse (energia<\/a> e attenzione<\/a>) e sull\u2019accadere degli imprevisti. Ma inevitabilmente la giornata sballa. E sballa perch\u00e9:<\/p>\n\n\n\n