{"id":8742,"date":"2023-06-16T18:23:13","date_gmt":"2023-06-16T18:23:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.organizzatessen.it\/?p=8742"},"modified":"2023-06-16T18:23:19","modified_gmt":"2023-06-16T18:23:19","slug":"archiviare-e-noioso-ma","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.organizzatessen.it\/organizzare-il-lavoro\/archiviare-e-noioso-ma\/","title":{"rendered":"Archiviare \u00e8 noioso ma."},"content":{"rendered":"
\n
\"Archiviare<\/figure><\/div>\n\n\n

Ma quanto tempo si perde alla ricerca di file e documenti abbandonati sul desktop o in cartelle dimenticate?<\/p>\n\n\n\n

Uno dei moduli del nostro percorso<\/a> ha come argomento la \u201cgestione degli Archivi\u201d (non so perch\u00e9 ma nella mia testa \u201cgestione degli Archivi\u201d ha la voce di Fantozzi). In effetti quando si pensa agli archivi \u00e8 facile pensare a mega-aziende con archivi polverosi e megadirettori alla ricerca del documento perduto.<\/p>\n\n\n\n

In realt\u00e0 con Archivi intendiamo principalmente gli archivi digitali<\/strong>. E iniziamo con gli archivi personali<\/a> per poi arrivare a parlare degli archivi condivisi. E infatti ci capita anche di fare delle consulenze individuali proprio sulla gestione degli Archivi<\/strong>. In effetti ognuno ha un suo metodo che ha affinato nel tempo ma la grande quantit\u00e0 di file e cartelle che ognuno di noi produce ogni giorno rischia di creare molta confusione<\/strong> anche alla persona pi\u00f9 organizzata. Se invece si ha l\u2019abitudine di lasciare tutto sul desktop, si pu\u00f2 arrivare a non trovare pi\u00f9 niente, anche se \u00e8 tutto sotto gli occhi.<\/p>\n\n\n\n

Lo spazio digitale non \u00e8 infinito<\/h2>\n\n\n\n

Ma perch\u00e9 file, cartelle e documenti prolificano nei nostri computer e nei nostri dispositivi? Pensa anche alle foto o alle app nello smartphone. Uno dei motivi, secondo me, \u00e8 che abbiamo la sensazione che lo spazio digitale sia infinito<\/strong>. Si vede subito se uno schedario fisico o una cassettiera si stanno riempiendo. Pi\u00f9 difficile capirlo con lo spazio nel computer. A maggior ragione se si pu\u00f2 usufruire di spazio sui server aziendali che sembrano proprio infiniti.<\/p>\n\n\n\n

I costi (pi\u00f9 o meno nascosti) dell\u2019accumulo<\/h2>\n\n\n\n

In realt\u00e0 lo spazio digitale costa<\/strong>: costano i server, costa comprare spazio in cloud, costa comprare dei dischi esterni. Oltre a questi costi diretti, ci sono una serie di costi indiretti o nascosti<\/strong>: lentezza degli strumenti, connessione pi\u00f9 lenta per il tempo di sincronizzazione, tempi per il backup che si allungano sempre di pi\u00f9 e, non ultimo, la confusione mentale<\/strong> dovuta alla quantit\u00e0 di materiale archiviato. Se poi il desktop \u00e8 pieno<\/a>, la confusione ti assale appena accendi il computer di prima mattina. E la tua giornata inizia in salita.<\/p>\n\n\n\n

Quale \u00e8 l\u2019ultima versione del file?<\/h2>\n\n\n\n

Quante volte ti capita di fare (o farti) questa domanda? Nell\u2019era del \u201cintanto lascio qui\u201d abbiamo perso la capacit\u00e0 di selezionare e quindi di decidere e, nel dubbio, teniamo tutto. Questo comporta una moltiplicazione<\/strong> di file e versioni che si tengono perch\u00e9 \u201cnon si sa mai\u201d. Il risultato \u00e8 che alla settima revisione il nome del file passa da *v7.doc a *def.doc. Peccato che la versione \u201cdef\u201d non \u00e8 mai realmente la definitiva. E quindi nascono le versioni: def2, def3, defdef, ultimissima.def. E quando dopo 6 mesi ti capita di dover riprendere quel file per un progetto simile ti chiedi: \u201cma quale era l\u2019ultima versione del file?\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Una buona routine di fine progetto<\/h2>\n\n\n\n

Un buon metodo da applicare al termine di un progetto \u00e8 prendere qualche minuto per sistemare i file e le cartelle<\/strong>. Io suggerisco di tenere solo l\u2019ultima versione del file e ripulirla da tutti i nomi pi\u00f9 o meno \u201cdef\u201d. Tutte le lavorazioni precedenti potrebbero essere eliminate, se le circostanze lo consentono, oppure potrebbero essere archiviate in una cartella che si chiama \u201cwork in progress\u201d, oppure \u201cold\u201d, oppure \u201clavorazioni\u201d in modo da conservare tutto lo storico ma senza confondere le idee. Tendenzialmente la regola dovrebbe essere di immaginarti nel futuro quando dovrai riprendere quel file<\/strong>. Come ti puoi aiutare?<\/p>\n\n\n\n

Come organizzare i file nel proprio computer<\/h2>\n\n\n\n

Nel frattempo che ci pensi, ti dico come ti posso aiutare io. Mi sono divertita a creare una matrice per aiutare un cliente che aveva bisogno di fare ordine tra i file<\/strong>. Lo condivido qui perch\u00e9 potrebbe essere di aiuto anche a te.<\/p>\n\n\n\n

\"\"<\/figure>\n\n\n\n

Ho creato una matrice rispetto ai parametri \u201cimportanza\u201d e \u201cfrequenza di apertura\u201d<\/strong>. In questa matrice i file possono rientrare in uno di questi quadranti:<\/p>\n\n\n\n

File importanti, alta frequenza<\/h3>\n\n\n\n

Questo tipo di file deve essere facilmente accessibile<\/strong> e non stare quindi al decimo livello di sottocartelle. Comodo averlo sul desktop<\/strong> (ma meglio sempre il collegamento del file sul desktop e non fisicamente il file). Per questo tipo di file \u00e8 importante fare\/avere il backup<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

File importanti, bassa frequenza<\/h3>\n\n\n\n

Per questi file invece suggerisco di non tenerli sul desktop ma archiviarli in cartelle<\/strong> specifiche. Potrebbero essere proprio i file della cartella \u201cold\u201d di cui ho parlato nel paragrafo precedente. Siccome sono file che apri poco, devono avere dei nomi facili<\/strong> che ti ricordino subito a cosa si riferiscono. Anche per questi file \u00e8 necessario fare\/avere il backup<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

File poco importanti, alta frequenza<\/h3>\n\n\n\n

Questi file sono file non molto importanti ma che apri e consulti spesso. Devono essere facilmente accessibili<\/strong>. In questo caso puoi tenere solo l\u2019ultima versione del file ed eliminare le versioni precedenti perch\u00e9 non<\/strong> \u00e8 necessario tenere lo storico<\/strong> di file non importanti.<\/p>\n\n\n\n

File poco importanti, bassa frequenza<\/h3>\n\n\n\n

Questi file sarebbero da eliminare<\/strong>. Se proprio li vuoi tenere, puoi trasferirli su un disco esterno<\/strong> e liberare spazio nel computer. Sicuramente sono file che non devono stare sul desktop.<\/p>\n\n\n\n

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Se vuoi fare un checkup ai tuoi archivi puoi usare questa griglia e fare un po\u2019 di ordine prima di partire per le vacanze. \u00c8 un buon momento per archiviare i documenti dei progetti chiusi<\/strong> e predisporre il materiale dei lavori da riprendere a settembre. Se non sai da che parte iniziare fai un fischio!<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Facciamo il punto insieme!<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

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