Gestione del tempo: 5 passi per imparare cosa delegare e cosa no

Delegare è meglio che schiattare, ma non tutto si può delegare e in questo articolo ti spiego cosa puoi delegare agli altri e cosa no. E anche a chi.

Abbiamo capito che delegare è importante e abbiamo visto anche perché

Nei post precedenti abbiamo  visto che la delega è uno strumento chiave della gestione del tempo e che ci sono almeno 10 buoni motivi per imparare a delegare e poi diciamolo, non sei wonder woman o superman e a voler far tutto rischi di:

1. farti venir l’esaurimento nervoso (se non ti è già venuto)
2. non vedere più la tua famiglia (che per alcuni, lo capisco, può non essere uno svantaggio così grave)
3. far tutto piuttosto male, causando errori, ritardi, imprecisioni, clienti e collaboratori insoddisfatti, incomprensioni, conflitti e…, dai, direi che può bastare come effetti indesiderati.

Insomma, se fosse possibile, meglio far poco e bene piuttosto che tutto e male (se fosse possibile, ho detto).

Ok, ma da dove inizio?

Fosse facile probabilmente non saresti qui a chiederti: “ok, ma da dove inizio?”

Direi che è bene iniziare da un momento di consapevolezza. Delegare non è facile per niente, perché “saper far fare” è più difficile che “saper fare”.

Spesso quello che “sai fare” ti viene bene spontaneamente o lo fai da talmente tanto tempo che hai dimenticato da quante piccole parti è composto. E solo l’idea di doverlo spiegare ad altri ti fa perdere la voglia e ripiombi nel buco nero del “faccio prima a farlo che a spiegarlo”.

E invece fermati un attimo e domani prendi un appuntamento con te stesso o con te stessa e metti in agenda un’oretta dedicata proprio a questa riflessione: cosa posso delegare e a chi?

Prendi un foglio bianco, un evidenziatore arancione e uno giallo e procedi in 5 passi.

5 passi per capire cosa delegare e cosa no

1. Fai un elenco di tutte le attività che i tuoi vari ruoli comportano ed evidenzia in arancione le attività ad alto impatto per il tuo business, quelle che solitamente vengono chiamate le golden activities: quelle che ti appassionano, quelle che ti sfidano, quelle in cui sei particolarmente abile e quelle che sono fondamentali per lo sviluppo strategico del business
2. Poi evidenzia in giallo le attività a basso impatto, quelle che ti portano via un sacco di tempo e non producono risultati così significativi (pratiche amministrative, gestione del personale, marketing operativo, facility management…)
3. Quelle evidenziate in arancione tienile per te, quelle evidenziate in giallo, sono quelle che puoi, anzi devi cominciare a delegare. Tutte insieme? No, certo che no
4. Fra le attività a basso impatto scegline una o due al massimo, e parti da quelle
5. Adesso, passa in rassegna mentalmente le persone a cui potresti delegare quelle attività, persone che hanno dimostrato un certo senso di responsabilità, di cui hai fiducia, che hanno competenze sufficienti per iniziare e che potrebbero cogliere questi nuovi compiti come un’ottima opportunità di crescita. Non devono essere perfette, basta che all’inizio siano in grado di portarle a termine al 50% del livello con cui le fai tu. Individua una rosa di nomi. Pochi ma buoni

Ancora un momento di attenzione. Vorrei sottolineare meglio che le attività da non delegare sono quelle che contribuiscono in maniera decisiva alla:

• tua crescita professionale e personale (formazione, sfide, passioni)
• crescita della tua energia (momenti di gioco o divertimento che contagiano positivamente gli altri)
• crescita degli altri (supporto, motivazione, affiancamento)
• crescita dell’azienda (relazioni forti, partnership, sviluppo della fiducia)

Bene, adesso hai di fronte a te una mappa di tutte le tue attività, hai evidenziato in arancione le cose da non delegare e in giallo quelle che piano piano comincerai a delegare. Fra queste hai scelto 2 attività da cui cominciare e hai una rosa ristretta di nomi a cui chiederai di occuparsene.

E certo non è finita qui, anzi adesso inizia il bello, bisogna capire come delegare.

Te ne parlo nel prossimo articolo, ma se non puoi aspettare perché ormai da tempo hai capito che la famosa frase “faccio prima a farlo che a spiegarlo” non funziona proprio, prenota la tua consulenza gratuita.