Gestione del tempo: 7 consigli pratici per imparare “come delegare”

Delegare è meglio che schiattare! In questo quarto articolo dedicato alla delega ci concentriamo non tanto sul perché o sul cosa, ma piuttosto sul come delegare. Infatti come spesso accade, non è tanto “cosa facciamo” che fa la differenza, ma  è “come lo facciamo”. Vedremo insieme 7 consigli pratici.

Delegare perché, cosa, a chi, e come

Nei post precedenti abbiamo  visto che la delega è uno strumento chiave della gestione del tempo, che ci sono almeno 10 buoni motivi per imparare a delegare e che non puoi delegare tutto, ci sono delle cose che puoi delegare e altre no. Abbiamo visto i 5 passi operativi per capire cosa delegare e che è bene iniziare da non più di due attività importanti.

Hai individuato le persone a cui vuoi delegare, le hai scelte fra quelle di cui ti fidi e che hanno voglia di crescere. Non è un lavoro banale, richiede attenzione, delicatezza, ascolto ed è un investimento verso un miglioramento continuo, tuo e dell’altra persona.

Prima di andare avanti ancora una cosa: nessuno probabilmente farà le cose esattamente come le fai tu e non è necessario che le persone scelte siano perfette. Basta che sappiano fare le attività prescelte almeno al 50- 60%.

Gli altri sono gli altri, che in azienda vuol dire che magari hanno un’età diversa dalla nostra, sono di un altro sesso, hanno un’esperienza diversa, emozioni diverse, una testa diversa dalla nostra. Sono diversi da noi.

La delega è uno strumento di crescita

Quando parlo di delega, non intendo assolutamente la decisione estemporanea di rifilare un’attività scomoda, ovvero il classico cetriolone, al primo che ci passa intorno, giusto per disfarci di un peso.

Intendo il processo per cui hai capito che tutto non riesci a fare e  che vuoi dedicarti alle tue uova d’oro, alle tue golden activities, le cose per te importanti.

E  quindi hai bisogno di investire in qualcun altro che segua quelle attività che per te sono secondarie, ma che devono comunque essere fatte e fatte bene.

La delega è uno strumento prezioso per la crescita tua e degli altri. Ricordati che “saper far fare” è molto più difficile di “saper fare”, e delegando imparerai e crescerai moltissimo.

Qualche esempio per capirci

Per capirci meglio, delegare non vuol certo dire:

Maria Grazia, trovami un gestionale di rilevazione presenze e piani ferie che non costi troppo!

Guido, mi dai la situazione aggiornata dei clienti insolventi? 

Ma piuttosto:

Mariagrazia, vedo che la gestione delle presenze, dei permessi e dei piani ferie così com’è, ci fa perdere troppo tempo. Confrontati con il nostro HR all’internazionale, fai un’indagine sui gestionali che potrebbero fare al caso nostro e poi presentami un’analisi comparata sui 3 che reputi migliori. Poi insieme vediamo come procedere. Una volta scelto quello che va bene per noi , sarai tu ad occuparti di tutto  e se hai bisogno sono qui per un confronto settimanale.

Guido, vedo che negli ultimi mesi abbiamo problemi ricorrenti di  sell out e ci sono clienti con criticità ricorrenti, mi prepari un prospetto dei clienti più a rischio, vorrei tenerli monitorati settimanalmente, proponimi un paio di idee per risolvere questa criticità, le valutiamo insieme e poi mettiamo a regime un sistema che possa essere agevole anche per te da tenere sotto controllo.

7 consigli pratici da tenere a mente quando deleghi

Ma non solo. Ecco 7 punti da tenere a mente quando deleghi: 

1. Motivazione – Spiega alla persona che hai scelto, perché l’hai scelta. Quali competenze hai visto e su quali sue caratteristiche o talenti punti. Questo è un fattore motivante che può far accettare un incarico che a qualcuno può apparire pesante a livello di tempo o di impegno.
2. Informazioni –  Dai tutte le informazioni necessarie e accertati se la persona ha bisogno di formazione specifica o di un passaggio di consegne e nel caso pianificalo.
3. Obiettivo –  Comunica chiaramente qual è il tuo obiettivo, qual è il risultato minimo che ti aspetti dal suo lavoro. Meglio non essere vaghi, fai degli esempi, mostra layout, documenti, presentazioni che illustrino bene e senza aree grigie quelle che sono le tue aspettative. Vuoi qualcosa di veloce e approssimativo o preferisci un lavoro  più lento e accurato?
4. Autonomia – Lascia sempre un margine di autonomia alla persona a cui deleghi, servirà a non farla sentire “costretta” in una formina prestampata, ma soprattutto a liberare il potenziale che è sempre nascosto nelle persone che abbiamo vicino.
5. Revisione – Stabilisci da subito degli step intermedi di controllo e di revisione, non aspettare 6 mesi di ricevere un lavoro fatto e finito che magari ha dei “buchi” macroscopici. Fai invece veloci check settimanali, soprattutto all’inizio per aggiustare il tiro se è necessario.
6. Feedback –  Dai feedback continui, veloci e costruttivi, non solo critiche ovviamente, cerca gli elementi positivi del lavoro, e se devi fare una critica negativa, concentrati su una alla volta, evita invece la lunga lista di cose che non vanno. L’importante è tenere aperto una canale di dialogo continuo per far sentire la vicinanza
7. Riconoscimento – Ognuno di noi ama essere visto e riconosciuto, nei suoi risultati, nel suo sforzo e nell’impegno. Quindi appena ce n’è l’occasione, riconosci un lavoro ben fatto, basteranno delle parole di apprezzamento, magari davanti agli altri. Oppure un aperitivo insieme o un pranzo offerto che celebri il risultato raggiunto.

Lo so, magari stai pensando, ma se faccio così ci metto il doppio! Forse sì, ma solo all’inizio. La delega è un investimento che ha bisogno di tempo per dare i suoi frutti. È la spinta che aspettavi per passare dal “fai date” a “fallo fare agli altri”!