Scusa, ma la settimana scorsa sono stata impicciata con mille cose e non sono riuscita a risponderti!
Non hai idea della settimana che ho passato, è stata veramente complicata!
No, non ho potuto fare [inserire attività che volevi tantissimo fare e che non hai fatto], sono stati giorni veramente intensi!
Piene, complicate, intense, caotiche, difficili, faticose, … questi sono gli aggettivi che più frequentemente descrivono le settimane appena trascorse. Le sento usare dai partecipanti alle nostre formazioni, da amici e amiche, dai passanti per strada.
Il cane mi ha mangiato il quaderno
Di solito, i nostri corsisti usano la descrizione della settimana appena trascorsa come premessa per giustificarsi di non aver fatto qualcosa di specifico. Ad esempio gli esercizi che lasciamo tra un incontro e l’altro oppure quelle attività importanti che avrebbero dovuto e voluto completare (per cui avevano preso un impegno) e che non hanno fatto.
A volte, la premessa sulla settimana appena passata suona come un alibi. Capita che le persone tirino in ballo gli innumerevoli imprevisti e le urgenze che hanno dovuto affrontare. Ed è noto a tutti che quando c’è un’”emergenza” non c’è niente che tenga: devi occupartene e non c’è spazio, tempo, energia per nient’altro.
Eppure qualcosa non quadra. È vero che viviamo nell’epoca del “troppo di tutto”, degli stimoli intensi, dei cambiamenti repentini. Ma è veramente possibile che sia tutto sempre un’emergenza?
Le definizioni di emergenza, urgenza e imprevisto
Poiché le parole sono importanti, nei nostri corsi sulla gestione del tempo abbiamo iniziato a chiedere ai partecipanti se sanno definire emergenza, urgenza e imprevisto.
Ci siamo accorte che queste tre parole sono spesso usate come sinonimi, sono interscambiabili. Eppure hanno significati diversi.
Emergenza
All’emergenza è rimasto solo il suo significato più negativo (l’etimologia di “emergenza” ci indica infatti, in modo neutro, qualcosa che viene fuori, che emerge) cioè una situazione improvvisa di estrema gravità e di pericolo che richiede un intervento immediato.
Un incidente, un incendio, un terremoto sono un’emergenza.
Urgenza
Un’urgenza è una situazione che richiede un’azione rapida, ma che in molti casi può essere prevista e programmata in anticipo. Un esempio di urgenza potrebbe essere una scadenza per un progetto, che richiede di completare il lavoro entro una data specifica e imminente.
Imprevisto
Un imprevisto è un evento inaspettato che può avere conseguenze positive o negative, ma che non richiede necessariamente un’azione immediata.
Un esempio di imprevisto potrebbe essere la richiesta di un preventivo o l’annullamento di un ordine da parte di un cliente.
Quindi, appurato che – a meno che non lavoriamo in ospedale o al pronto soccorso – nella nostra vita lavorativa non affrontiamo così spesso delle emergenze, possiamo tirare un sospiro di sollievo: dobbiamo fare i conti “solo” con urgenze e imprevisti!
Imprevisti prevedibili e urgenze pianificabili
Iniziare a togliere dal vocabolario lavorativo la parola “emergenza” aiuta a ridimensionare le situazioni e a ridurre l’ansia legata alla sensazione di lavorare sempre con una pistola puntata alla tempia.
Ciò non toglie che imprevisti e urgenze possono essere frequenti, ma che non per forza devono dettare il ritmo delle giornate e delle settimane.
Nei nostri corsi invitiamo sempre i partecipanti a definire bene quali sono le reali urgenze che devono affrontare nel loro lavoro. Dopo aver definito le proprie, il secondo passo è quello di confrontarsi con colleghe e colleghi per capire quali sono urgenze del gruppo e pensare insieme a delle possibili soluzioni per prevenirle.
Questo è un bellissimo lavoro di squadra, perché permette alle persone di conoscere meglio il lavoro degli altri e di capire insieme come potersi aiutare a vicenda creando un flusso di lavoro migliore.
Quello che notiamo è che molto spesso le urgenze dell’uno derivano da una mancanza di pianificazione dell’altro. Oppure avvengono perché non si comunica abbastanza e nei tempi giusti.
Gli imprevisti sono spesso trattati come urgenze, ma anche questo è un falso mito. Ci sono imprevisti che sono realmente urgenti e altri che possono essere previsti. Imprevisti prevedibili? Proprio così!
In ogni lavoro ci sono imprevisti che con un’accurata analisi possono essere ridotti. Consigliamo spesso di tenere il “diario degli imprevisti” per analizzarne le cause, capire come avrebbero potuto essere evitati (e quindi come si possono evitare o risolvere la prossima volta) e soprattutto se sono imprevisti ricorrenti. Perché a quel punto, se chiamiamo imprevisto un evento che si ripete periodicamente non possiamo più chiamarlo imprevisto. È come uscire tutte le mattine all’ora di punta e dire che arriviamo tardi perché c’è traffico!
Agire, nonostante
Anche con tutte le dovute accortezze, urgenze e imprevisti (e a volte anche emergenze) continueranno a capitare nelle nostre giornate. Le nostre settimane saranno sempre più o meno caotiche, è la vita. Il punto non è tanto arrivare a cancellare tutti gli imprevisti o le situazioni pressanti dalla nostra vita, ma è piuttosto quello di decidere di agire e occuparsi delle cose importanti, nonostante urgenze e imprevisti, senza rimandare.
Si tratta di cambiare la prospettiva, di riconoscere ciò che richiede veramente la nostra risposta immediata e quello che usiamo come alibi per non fare altro.
La formazione in azienda
Se nella tua azienda non è mai il momento di fare formazione perché ci sono sempre situazioni urgenti da gestire, stai ragionando ancora secondo la vecchia prospettiva del “quando passerà questa settimana [questo mese/anno/periodo/scegli la tua unità di misura preferita] complicata”.
Non ci sarà mai un periodo veramente tranquillo, senza urgenze, senza imprevisti, senza scadenze imminenti per occuparti della tua crescita personale e professionale.
Solo quando deciderai di agire nonostante gli imprevisti e le urgenze, avrai maggiore controllo sul tuo tempo e sul tuo lavoro.
Se hai già deciso che vuoi “agire nonostante” noi siamo pronte a partire con un percorso nella tua azienda. Contattaci e studiamo il percorso migliore per voi!
