Quanto è organizzato il tuo team di lavoro?

Organizzazione personale, anche in azienda

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Il concetto di organizzazione personale spesso è visto come indipendente e separato da quello di organizzazione in azienda. Magari anche tu sentendo parlare di organizzazione personale pensi alla tua giornata al di fuori dell’ufficio, ai tuoi impegni personali, appunto.

Nulla di più lontano dalla realtà! 

L’organizzazione personale “individuale” è strettamente correlata al lavoro in azienda. In fondo, l’azienda è fatta di individui e se questi non sono organizzati per primi, ognuno per i propri ruoli e compiti, ognuno con le proprie competenze e responsabilità, sarà molto difficile – per non dire quasi impossibile – che l’azienda lo sia.

Da qui l’importanza dell’organizzazione personale, anche in azienda: per lavorare meglio e quindi vivere meglio.

Se ti interessano i temi dell’organizzazione personale probabilmente senti il desiderio di (ri-)organizzarti, di cambiare le tue abitudini, le tue piccole azioni quotidiane. 

Per farlo occorre prima di tutto imparare a guardarle e poi a vederle, vale a dire prenderne consapevolezza. 

E infine, serve tempo per metabolizzare il cambiamento in atto, farlo tuo.

Per organizzarti devi prima di tutto averne voglia, essere disposto a mettere in discussione le tue certezze e convinzioni e voler provare e riprovare tecniche e strumenti per diverse settimane, finché i sistemi acquisiti diventeranno una tua seconda pelle.

Il tutto in un clima piacevole e divertente: in fondo è qualcosa che fai per te!

Abitudini

Come organizzi lo spazio di lavoro, come gestisci le email, come conduci o partecipi alle riunioni è frutto di abitudini. Se hai bisogno o voglia di cambiare uno di questi aspetti allora devi agire sulle abitudini

È importante capire che modificare un’abitudine non è facile, ma è possibile.  

Per riuscire a cambiare quelle abitudini che non ti piacciono e che, se modificate, ti farebbero vivere meglio, occorre agire. 

Proprio così! Le abitudini non si cambiano da sole o con il solo desiderio e nemmeno decidendo di cambiarle. 

Occorre dare espressione e manifestazione alla volontà, mettere in atto i vari passi perché il cambiamento auspicato avvenga e si possa essere organizzati e felici, anche al lavoro.

Routine

Fai parte di quel gruppo di persone che ama le routine o di quello che le detesta?

Ripetere le stesse azioni ogni giorno sempre nella stessa sequenza può dare la sensazione di scarsa libertà, di avere tutto programmato e quindi sentirsi in gabbia. 

Ma la verità è che noi possiamo decidere come pianificare le nostre routine, non è qualcosa che ci viene imposto. 

È una scelta che possiamo fare basandoci sulle nostre preferenze e inclinazioni: possiamo stabilire quale sia l’orario per noi migliore in cui svolgere un determinato compito in base alla nostra concentrazione in quella parte della giornata, oppure stabilire l’ordine delle varie attività, se preferiamo prima dedicarci a quelle più impegnative (meglio) o a quelle più brevi così da smarcare un paio righe dalla nostra to do list e sentirci più leggeri.

L’organizzazione personale ci regala più tempo, più spazio, più energia e più libertà.

La routine ci permette di consolidare delle nuove abitudini. All’inizio la ripetizione ci potrà apparire forzata, ma con il tempo rientrerà in maniera naturale nelle nostre giornate.

Inoltre, un aspetto importante da considerare è che le routine spesso ci salvano dal dover prendere costantemente delle decisioni. Immagina se ogni mattina dovessi decidere se fare prima la doccia o la colazione, che spreco di energie (che tra l’altro servono tutte a capire chi sei nel mondo…)!

Il problema è che, per “avere la libertà” di decidere quando e come fare le cose senza vincoli, troppo spesso si finisce per non combinare niente.

Hai anche tu questa sensazione?

“Mi piacerebbe leggere di più”, sentiamo dire spesso, ma questa attività è lasciata al caso, a quando ci sarà tempo e poi – inevitabilmente – il tempo non avanza mai.

Hai pensato a come ti piacerebbe (ri-)organizzare la tua giornata? A quali abitudini vorresti mantenere e quali invece eliminare?

Prova a inserire la lettura (o qualsiasi altra attività che ti interessi) tra le tue routine.

Finalmente diventerà una di quelle azioni che compi in automatico senza dover aspettare chissà quale momento libero.

Spazio

Ci siamo occupate di tempo, ma sai che anche lo spazio che ti circonda incide sul tuo benessere e la tua produttività

Sia che tu lavori da casa o in ufficio, vale comunque la pena organizzare meglio il tuo spazio di lavoro. Anche perché agire sullo spazio dedicato al lavoro vuol dire organizzare il tempo dedicato alle attività e definire meglio i contorni tra vita privata e lavoro che a volte sembrano fin troppo confusi (soprattutto se si lavora da casa).

Per capire che cosa migliorare del tuo spazio di lavoro, ti proponiamo questo esercizio. Dividi un foglio in due colonne e scrivi sulla sinistra cosa trovi funzionale del tuo spazio di lavoro, cosa ti aiuta a concentrarti e cosa ti piace. Tutto quello che scrivi qui va mantenuto e potenziato. Nella colonna di destra scrivi tutto quello che invece non funziona nel tuo spazio di lavoro o ti manca o ti ingombra. Le voci di questa lista andranno riviste e migliorate.

Non limitarti a considerare gli oggetti che si trovano sopra la scrivania o il tavolo su cui lavori, ma anche la sedia, l’illuminazione, il rumore, la temperatura della stanza, ecc.…

Questo primo esercizio ti serve per essere più consapevole. Ora concentrati su un punto dell’elenco di destra e metti in atto dei cambiamenti per migliorarlo. E vai avanti così con la voce successiva. A piccoli passi.

Progetto

Il miglioramento progressivo del tuo spazio di lavoro è un esempio di progetto.

Un progetto è un contenitore di attività orientate al raggiungimento di un obiettivo. 

Spesso decidiamo di intraprendere dei progetti, personali o lavorativi, ma ci areniamo in fretta, perché ci buttiamo a capofitto nelle attività senza aver pianificato i passi che ci porteranno alla meta (per non parlare di quando non definiamo bene la meta…).

Per realizzare i progetti è importantissimo prepararsi, ovvero dedicarsi a tutte quei ragionamenti preliminari che servono per capire:

  • quando il nostro progetto sarà realizzato (obiettivo misurabile)
  • come è meglio arrivarci (strategia)
  • di quali risorse disponiamo
  • di quali risorse potremmo aver bisogno per arrivare al traguardo.

Anche i nostri obiettivi dovrebbero essere smart, come il lavoro, ovvero specifici, misurabili, raggiungibili, significativi, e con una scadenza temporale precisa.

Senza tutte queste informazioni preliminari, tuffarsi nel progetto rischia di farci perdere tanto tempo e di far calare la motivazione velocemente. Perché spenderemmo tantissime energie per capire come andare avanti e per prendere continue decisioni che avremmo potuto prendere all’inizio una volta per tutte.

Anche se il tuo progetto non è immediato, se pensi di realizzarlo tra un mese o un anno, inizia a prepararti. 

Ci sono sogni o progetti che si stanno riaffacciando nella tua mente?

Non accantonarli, ma prova a pensare a come realizzarli.

Poi, quando sarà il momento, non dovrai fare altro che passare all’azione seguendo il tuo piano e correggendo il tiro mentre procedi.

Multitasking

Possiamo considerare il multitasking una cattiva abitudine. 

Eh già…

Pensavi fosse un’abilità?

In verità è una presunta abilità che ci fa disperdere tempo e fa male al nostro cervello

Ci hanno venduto il multitasking come la capacità portentosa di riuscire a fare contemporaneamente due o più attività.

In verità è una grandissima fregatura, perché è molto raro riuscire a fare due cose (cognitive!) allo stesso tempo.

Quello che in verità facciamo, quando crediamo di portare avanti due attività in parallelo, è saltare da un’attività all’altra. Magari molto rapidamente, ma continuamente!

E in questi ripetuti saltelli si disperdono un sacco di energie e di attenzione, si fanno più errori e anche il tempo impiegato raddoppia.

Ma come? Non facevamo multitasking per fare più in fretta?

Se ci sono giornate in cui arrivi a sera, dopo aver corso tutto il giorno, pensando di aver fatto mille cose ma con quella strana sensazione addosso di aver concluso poco, probabilmente è perché hai frammentato la tua attenzione e la tua energia facendo più cose contemporaneamente.

Ci hai mai pensato?

Sfatiamo il mito del multitasking e riprendiamoci il diritto di fare una cosa alla volta, bene e con calma. 

Ne guadagneremo in qualità del lavoro, in tempo risparmiato, in serenità. E naturalmente anche in organizzazione personale.

Come hai letto, l’organizzazione personale si può apprendere e migliorare con l’allenamento, la costanza e l’aiuto di strumenti e metodi idonei. Non si improvvisa e non si acquisisce in un giorno e nemmeno in una settimana, ma è un investimento che nel tempo porta grandi benefici e benessere. 

Vedrai che quando inizierai a masticare un po’ di organizzazione personale non potrai più farne a meno e la applicherai naturalmente a tutti gli ambiti della tua vita!

Ti piacerebbe conoscere il tuo livello di organizzazione?

Sapere come te la cavi con la gestione del tempo, la comunicazione efficace, l’organizzazione del flusso di lavoro e gli obiettivi?

Fai il nostro test! 

È semplice e veloce: al termine avrai una valutazione professionale del tuo livello di organizzazione e alcuni consigli per migliorare l’organizzazione personale, anche in azienda. 

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Siamo un team di formatrici e consulenti di organizzazione personale che aiutano aziende e professionisti nell’organizzazione delle risorse scarse: spazio, tempo, attenzione ed energie. Siamo autrici del libro “E vissero tutti organizzati e felici” edito da Zandegù dove suggeriamo strategie per migliorare l’equilibrio vita-lavoro.

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