Le nostre agende sono lo specchio del vortice in cui viviamo:
impegni fissati già di prima mattina, appuntamenti accavallati, meeting online a tutte le ore che danno l’illusione di poter essere in due posti diversi contemporaneamente e impegni che vengono fissati o disdetti all’ultimo secondo “tanto ci sentiamo e ci diamo conferma all’ultimo, no?”
Insomma, un grande caos.
Non c’è da stupirsi se quando vogliamo pianificare le altre attività della settimana ci assale l’ansia di avere mille cose da fare e non avere il tempo per farle!
La gestione delle attività
Probabilmente la tua settimana ha la forma di un Emmental, ovvero è caratterizzata da qualche buco qui e là – ovvero i tuoi momenti liberi da appuntamenti fissati con l’esterno – dove cerchi di incastrare le tue attività settimanali.
In questi spazi liberi, quindi, inizierai dei lavori che a un certo punto lascerai a metà e che dovrai riprendere al “prossimo buco”.
Il problema di questo approccio, è che il tempo “avanzato in agenda” per completare le attività non corrisponde mai esattamente al tempo di cui avresti bisogno per terminarle. Ecco perché hai troppe cose da fare e ti manca sempre il tempo per farle.
Questo significa anche che non stai pianificando per priorità e che la tua settimana è più in balia degli eventi esterni che diretta dalle tue decisioni.
3 suggerimenti per pianificare le attività
Per pianificare bene le attività ci sono diversi accorgimenti che puoi utilizzare ne abbiamo scritto anche in altri articoli, in questo ne vediamo 3.
1) Parti dalle attività importanti
Quando pianifichi la tua settimana parti sempre dalle tue attività importanti. Devi avere molto chiare quali sono le attività principali che devi completare entro la settimana e quanto tempo ti serve per completarle. Queste sono le tue priorità e la tua settimana deve essere costruita intorno a queste attività, non il contrario!
Fai in modo di inserire in agenda non solo le attività più urgenti, cioè quelle che hanno una scadenza ravvicinata, ma assicurati di inserire anche le attività che daranno i loro frutti a lungo termine.
Se non sai come individuare le attività importanti, oppure ti fai prendere sempre dalle urgenze, ti rimando alla lettura dell’articolo che parla della matrice di Eisenhower.
2) Conosci e asseconda il tuo ritmo
Se nel pianificare la tua settimana prevedi sempre più attività di quelle che riesci a portare a termine, potrebbe darsi che non stai dando il giusto ritmo alle tue giornate e non stai assecondando i tuoi livelli di energia.
Saprai per certo che ci sono dei momenti nella giornata in cui rendi di più e degli altri in cui le tue energie potrebbero essere più basse. Dipende tutto dal tuo cronotipo.
Prendi nota di quali sono i momenti di maggiore energia nella tua giornata e pianifica le attività più importanti o quelle che richiedono maggiore concentrazione nei momenti di picco energetico.
Prevedi di sfruttare le altre ore della giornata per portare avanti le attività a basso impatto o quelle che ti richiedono minore sforzo.
3) Pianifica il tempo per la gestione delle mail e per la comunicazione interna
Sapresti dire quanto tempo della tua giornata è dedicato alla gestione delle email o alla comunicazione interna con i colleghi (escluse le riunioni programmate)?
Se ricevi tante email o se la vostra chat interna è sempre attiva e vibrante, probabilmente fino a un paio d’ore della tua giornata di lavoro sono dedicate alla comunicazione.
Molto spesso però questo tempo, proprio perché spezzettato in micro interruzioni, non viene calcolato nella pianificazione settimanale a scapito delle altre attività messe in agenda, che non possono essere completate perché diverso tempo è stato utilizzato per rispondere alle mail o alle richieste.
Un suggerimento è quello di prevedere degli slot all’interno della giornata in cui dedicarsi alla gestione delle email. Per risolvere questo, e altri problemi legati alla gestione delle email in azienda, ti può essere utile il videocorso “Email no stress“.
Inoltre è importante fare una stima di quanto tempo dedichi alla comunicazione settimanalmente, perché, anche se non puoi programmare le comunicazioni estemporanee nella tua agenda, puoi sapere quanto tempo disponibile puoi allocare per le altre attività una volta sottratto il “tempo della comunicazione”.
Per pianificare al meglio la settimana inizia ad avere queste accortezze, prova a seguire questi suggerimenti e guadagna tempo per concludere serenamente le tue attività.
Se non sai da che parte iniziare, contattami e studiamo insieme il percorso migliore per te.
