Un’attività urgente richiede una soluzione rapida che dev’essere eseguita al più presto. Per urgenza, infatti, si intende una situazione che porta con sé interventi che passano in primo piano rispetto ad altri.
“Fermi tutti, si va sull’urgenza!”
Ma è davvero così oppure si tratta di abitudini legate a un modo di lavorare “a risposta istantanea”?
È chiaro che se la maggior parte del tempo che dedichiamo al lavoro è occupata da questioni che necessitano di soluzioni immediate, non riusciremo mai a parlare di pianificazione e organizzazione.
Questo si traduce in un lavoro che viene svolto sempre in allerta e in continua reazione rispetto a tutto ciò che potrebbe arrivare.
Il rischio non è solo quello di lavorare male o in affanno, ma si tratta di una modalità che focalizza l’attenzione sull’ultima cosa che arriva. Ultima cosa che ci porta a ignorare e a spostare più in là nel tempo tutte quelle attività all’apparenza meno urgenti, ma più rilevanti.
Abbiamo visto la differenza tra urgente e importante parlando di delega, e oggi vediamo perché ogni azienda dovrebbe stabilire delle regole su cosa rappresenta un’urgenza e come trattarla.
Ci sono due fasi importanti da affrontare con il team:
- stabilire cosa vuol dire urgenza: quali sono quelle condizioni o attività che hanno il diritto di passare in cima alle priorità;
- definire i canali di comunicazione: cosa usare per gestire l’urgenza che si è presentata e viene riconosciuta come tale.
Quali sono quelle attività o quelle occasioni per cui possiamo interrompere le persone con una telefonata? A chi dobbiamo rivolgerci per affrontare determinate problematiche?
Se da un lato è importante saper rispondere a domande di questo tipo, è altrettanto fondamentale mantenere la flessibilità necessaria per riformulare le decisioni prese in precedenza.
Questo perché ciò che viene stabilito al giorno zero di una questione non è detto che conservi la stessa efficacia in futuro o al verificarsi di condizioni aggiuntive.
Non esiste il sistema perfetto e soprattutto non nasce dalla prima regola che viene impostata. Gli sforzi devono andare verso la costruzione di un sistema che funzioni in quel momento, con la volontà di intervenire con migliorie e modifiche.
Perché è così importante definire la gestione delle urgenze?
Lavorare senza permettere che le urgenze gestiscano le nostre giornate richiede lo sviluppo di molte abilità.
Abilità che senza dubbio fanno bene al lavoro di squadra e alla condivisione degli stessi intenti.
Capire come e quando dedicarsi all’urgenza richiede una grande capacità di selezione, insieme a un giusto equilibrio tra visione a breve termine e visione a lungo termine. Quindi riuscire a comprendere quali passi compiere per via dell’urgenza senza allontanarsi troppo dall’obiettivo visto nel suo insieme.
Se chi lavora con noi sa cosa deve fare al verificarsi di un’urgenza, ecco che riuscirà a gestire anche i possibili livelli di ansia e stress che molto spesso accompagnano una situazione critica.
Ti sarà capitato di avere come collega o collaboratore una persona che al minimo problema va in tilt, aggiungendo panico e nervosismo che non servono a niente.
Dedicare del tempo per definire un piano condiviso da tutto il team aiuta anche chi fa più fatica a mantenere i nervi saldi.
Lo stesso piano permette di soddisfare i clienti e le loro richieste senza intaccare le altre aree del nostro lavoro.
Identificando le urgenze, alleniamo anche la nostra capacità di trovare soluzioni. La famosa arte del problem solving 🙂
Soluzioni che non necessariamente richiedono la gestione delle urgenze che si sono presentate
A volte può bastare una risposta affinché il cliente si senta rassicurato.
A volte anche solo una chiacchierata riesce a far emergere il vero punto della questione, facendo passare in secondo piano l’allerta iniziale.
A volte la risposta potrebbe essere un rifiuto che porta a dire no o a pianificare più avanti la gestione della richiesta.
La preparazione del team fa tutta la differenza del mondo.
Una maggiore coesione e una sorta di cultura dell’urgenza aiutano a rafforzare il senso di gruppo. Non ci saranno differenze nella gestione del lavoro, nelle informazioni da dare a chi è in attesa dell’attività considerata urgente e nelle modalità di comunicazione interna.
Più coerenza e meno malumori.
Più gestione e meno urgenze.
Se vuoi confrontarti sulla vostra gestione delle urgenze, contattaci e fissiamo un appuntamento.
