Perché odio lavorare su Whatsapp

Se quando ti chiedono: lavori in ufficio o lavori da casa? La risposta che ti verrebbe è: “veramente lavoro su Whatsapp!” Allora questo post parla proprio a te. In questo momento sto seguendo 5 progetti con gruppi di lavoro diversi e ho notato che molto del lavoro si sta spostando su Whatsapp. In questo post voglio dare qualche consiglio per sopravvivere alle chat di lavoro nei gruppi di Whatsapp.

Come è impostato il lavoro nei gruppi di lavoro

In tutti questi gruppi di lavoro abbiamo impostato degli strumenti per la gestione delle attività e l’organizzazione delle informazioni come Trello, Drive, Dropbox (ogni gruppo ha una combinazione di strumenti differenti). E dove sono capoprogetto mi impegno a tenere aggiornati gli strumenti di lavoro per sapere sempre a che punto siamo e quali sono le ultime versioni dei file.

Questi strumenti a me danno sicurezza perché le informazioni sono organizzate per sotto-argomenti e le ritrovo in pochi secondi. Mi sembra di avere il controllo della situazione e la chiarezza di quali siano i prossimi passi. Ma non per tutti è così. E la velocità e comodità di Whatsapp prende il sopravvento. In 3 di questi 5 progetti il lavoro passa praticamente tutto sulla chat.

Whatsapp ha preso il sopravvento sugli altri strumenti

Passo ora in rassegna tutti i tipi di messaggio che transitano sulle chat di lavoro. Per ciascuna tipologia prova a pensare se Whatsapp è lo strumento migliore o se esiste un modo migliore per condividere informazioni e attività:

• Comunicazioni rapide: ci sta
• Richiesta informazioni: is the new alzare la testa in ufficio e chiedere prima di fare un minimo di ricerca. Per pigrizia o poca organizzazione personale si interrompe il lavoro a più persone
• Condivisione informazioni: ci può stare. Ma se le informazioni vanno catalogate, archiviate, organizzate o consultate in futuro c’è il rischio di perderle
• Condivisione idee, spunti, osservazioni: ci può stare. Se si chiede qualcosa di più complesso forse rimpiango la mail
• Richieste di fare qualcosa: situazione delicata
• Organizzazione riunioni e scambio disponibilità: nonostante il Doodle, ci sarà sempre qualcuno che risponde via chat
• Condivisione documenti: nonostante Drive o Dropbox qualcuno spara il documento su Whatsapp per “condivisione al volo”. E questo genera un nugolo di botte e risposte, revisioni, confronti e alla fine non si capisce chi vuole cosa e quale sarà la versione definitiva. Ma soprattutto ci sarà sempre qualcuno che chiederà quale è l’ultima versione, se si deve recuperare su Whatsapp o se è stata messa su Drive. Di solito qua regna il mistero più fitto
• Richieste di conferme varie: se il gruppo è formato da più di 4 persone e le opzioni da scegliere sono 3, dì pure addio al tuo lavoro di oggi perché l’obiettivo sarà tirare le fila del dibattito che ne conseguirà
• Risposta a una mail: capita di rispondere alle mail via Whatsapp. Il risultato è la dispersione di informazioni
• I vocali usati per dare informazioni, rispondere a mail, comunicare luoghi e appuntamenti e in generale dati da ricordare o archiviare. Tu fai prima a mandare un vocale, ma se pensi al tempo speso come team di lavoro (inteso come ricercare, perdere e richiedere informazioni) non c’è tutto questo guadagno

Io mi scervello per capire come mai si preferisca una chat caotica e piatta a un sistema organizzato. Mi chiedo come si possa ritrovare un’informazione nel lenzuolone della chat che si alimenta di domande e risposte incrociate sugli argomenti più variegati. Per non parlare della sicurezza dei dati di cui qua io non mi occupo. Per me è un mistero…

Il mondo ideale

Per me la soluzione ideale sarebbe:

• Spostare il lavoro nelle sedi dedicate (Trello, Drive, Slack, Zoom, Doodle)
• Silenziare il telefono quando ci si deve concentrare e dimenticarsi delle chat di gruppo
• Fare una telefonata quando si ha bisogno di un’informazione subito

Nonostante la chat sia uno strumento asincrono come la mail, di fatto viene usata proprio perché ci si risponde in tempo reale ed è per questo che tanta della comunicazione “asincrona e rispettosa” della mail è passata sulla chat. Ma questo si porta dietro anche tanta ansia e stress da reperibilità. In teoria la chat in tempo reale si chiamerebbe telefonata. Abbiamo imparato a non usare più la mail come una chat di botta e risposta immediata semplicemente perché abbiamo spostato questa prassi su Whatsapp. Evidentemente è un bisogno dell’essere umano. Mi chiedo come facessero gli uomini e le donne delle caverne.

In ogni caso, siccome non si piò tornare indietro e non mi sembra si possa frenare questa tendenza, voglio dare qualche suggerimento per chi continuerà comunque ad usare Whatsapp come strumento di lavoro.

5 consigli per riprendere il controllo delle chat di lavoro

• Abituati a mettere la stellina alle informazioni importanti e alla sera svuota la chat così da liberare spazio e tenere solo le cose importanti. Appena ti arriva un vocale che sai che dovrai riascoltare o un messaggio che contiene informazioni che dovrai recuperare, metti subito la stellina
• Se proprio devi fare un vocale che contiene informazioni, date, orari, dì anche che manderai mail di recap perché non puoi lasciare l’onere della tua comodità agli altri. Perché se tu fai prima a mandare un vocale, 5 persone rischiano di perdersi qualcosa. Valuta anche la possibilità di “dettare” il testo, così tu “fai prima” perché non devi scrivere, e chi riceve il messaggio riceve un messaggio scritto. Magari inizia dicendo: “sto dettando questo messaggio quindi potrebbero esserci degli errori ma non riesco a correggerli perché sto guidando”
• Se condividi documenti e bozze, poi fatti carico tu di salvare la versione definitiva nello spazio concordato
• E poi un consiglio generale: mettiti nei panni degli altri. E cerca di semplificare la vita ai tuoi colleghi e non complicarla inutilmente, che la vita è già complicata di suo. Quindi, se sei di fretta, sforzati almeno di scrivere un messaggio chiaro che non lasci dubbi (quindi vieterei per legge i puntini di sospensione) perché se scrivi “al volo” e in modo distratto (e si capisce) e poi 5 persone ti chiedono chiarimenti ma tu a quel punto non sei più reperibile, lasci i tuoi colleghi nell’incertezza e il risultato è che perdete tutti un sacco di tempo
• Se ripieghi su Whatsapp perché gli strumenti di gestione e organizzazione non funzionano per te, chiedi al tuo gruppo di lavoro un confronto per condividere questa difficoltà e per capire insieme come usare gli strumenti al meglio per non perdere tempo, informazioni ed energia. Io ai miei gruppi di lavoro dirò che non mi piace lavorare su Whatsapp!

Se anche per te è stressante che il tuo lavoro passi da Whatsapp cerca di capire quali sono gli elementi di disturbo e parlane con il tuo gruppo di lavoro perché insieme potete trovare il modo per lavorare meglio.