Quando parlo del mio lavoro mi rendo conto che la maggior parte delle persone pensa che le abilità organizzative o ce le hai o ti arrangi (anzi: arranchi!). Invece le abilità organizzative si possono imparare, allenare e migliorare.
Quindi, se pensi che ormai i tuoi dipendenti siano una causa persa, sappi che ci sono tanti strumenti e metodi per migliorare le loro abilità e competenze organizzative e renderli più efficienti. Perché, in fondo, è questo che vuoi, no? Collaboratori super efficienti, sempre sul pezzo e magari pronti anche a lavorare un’ora in più!
La qualità è più importante della quantità
Se pensi che i tuoi dipendenti siano risorse da spremere e sfruttare fino all’ultimo respiro fermati subito perché questo post non fa per te. Partiamo invece da un altro concetto e cioè che è più importante elevare la qualità del lavoro svolto e preservare le risorse per produrlo, rispetto alla quantità di quello che si produce se il risultato è un prodotto o un servizio di bassa qualità. E un cliente, alla lunga, se ne accorge se quello che gli offri è all’altezza delle sue aspettative o se le delude.
Ti parlo di qualità perché, nella frenesia delle giornate caotiche spese a rincorrere emergenze e imprevisti, è molto facile sacrificare la qualità del lavoro svolto. La conseguenza è un danno a tanti livelli: il cliente finale non sarà contento, tu ti incazzerai e i tuoi dipendenti vivranno la frustrazione di aver corso tanto per un risultato poco più che sufficiente.
Invertire questo meccanismo porta invece a superare le aspettative del cliente e ad avere dipendenti soddisfatti del proprio lavoro innesca un circolo virtuoso di impegno e motivazione che alimenta, a sua volta, un meccanismo win-win.
Come raggiungere questo risultato? Attraverso un’adeguata organizzazione personale dei dipendenti!
L’organizzazione personale è quella competenza che permette a una persona di sapere quali sono le cose importanti da fare, quanto tempo ci mette a farle, dire di “no” quando necessario e portare a termine un lavoro in anticipo rispetto alla data di scadenza, sacrificando eventualmente la quantità in favore della qualità.
Il metodo Organizzatessen per allenare abilità e competenze organizzative
Nel nostro lavoro alleniamo i clienti a migliorare le loro abilità e competenze organizzative e lo facciamo analizzando le abitudini consolidate e studiando quali azioni pratiche si possono introdurre per migliorare la gestione delle proprie attività.
Ci sono degli strumenti e dei metodi che possono aiutare i tuoi dipendenti ad essere più efficienti e, allo stesso tempo, a essere più soddisfatti del lavoro svolto. Te ne elenco 5:
- Fare la lista delle cose da fare: alla fine di ogni giornata è utile fare l’analisi delle attività che sono rimaste in sospeso e capire perché non sono state portate a termine. Chiudere la giornata scrivendo la lista delle cose da fare il giorno dopo
- Chiudere la settimana facendo la stessa analisi ma a livello settimanale. Programmare la settimana successiva a grandi linee e definire quali attività devono essere necessariamente portate a termine
- Ricavare nella giornata momenti di concentrazione per svolgere il lavoro senza distrazioni. Si possono creare slot da 25 minuti e avvisare i colleghi che, per quel lasso di tempo, non si accettano interruzioni
- Iniziare a misurare quanto ci si mette a fare le cose. Questo dato è fondamentale per capire quanto tempo è necessario a ciascuna risorsa per svolgere le sue attività così da poter fare stime più accurate quando si deve pianificare un’attività simile
- Per ogni attività in lista abituarsi a dividere in passi più piccoli. Quest’attività aiuta a stimare meglio i tempi, a pianificare meglio le attività e a procedere per obiettivi più piccoli
Come te la cavi con le tue abilità organizzative?
Con i collaboratori parliamo quindi di strumenti e metodi. Questi strumenti però devono rientrare in un discorso più ampio di cultura e mentalità aziendale.
L’organizzazione generale dell’azienda riflette, infatti, la cultura e la mentalità dei dirigenti e dei manager. A volte, dare il buon esempio è un modo per aiutare i tuoi collaboratori a riflettere sulla propria organizzazione personale e migliorare le proprie competenze organizzative.
Se ti lamenti che i tuoi dipendenti sono sempre in ritardo alle riunioni, che non si capisce chi deve fare che cosa, che la giornata è una rincorsa perenne e non si ha mai tempo per pianificare le attività e chiarire le priorità, analizza prima di tutto il modo in cui tu gestisci le tue giornate. Se anche tu arrivi sempre tardi alle riunioni o se interrompi ogni 5 minuti i tuoi collaboratori, sarà più facile che in azienda regni la cultura della confusione.
So che non c’è mai tempo per fermarsi e fare una fotografia della situazione, tua e dei tuoi collaboratori, ma è un passaggio fondamentale per mettere in atto qualche cambiamento.
Se non vuoi più lamentarti dei tuoi collaboratori e hai bisogno di fare il punto della situazione, prenota la tua consulenza e vediamo insieme come muovere i primi passi per migliorare le abilità organizzative (tue e) dei tuoi dipendenti.
