Uno degli obiettivi di ogni azienda è quello di ridurre i costi. Quando questi costi sono visibili e quantificabili può essere più facile individuarli e ridurli. Costi diretti o indiretti, variabili o fissi, se c’è un margine per ridurli, qualsiasi azienda proverà a farlo.
Il problema sorge quando ci sono dei costi nascosti, difficili da riconoscere e da quantificare, che però giorno dopo giorno si sommano e alla lunga diventano molto dispendiosi.
In questo articolo riconosciamo alcuni dei costi nascosti, legati alla disorganizzazione, che anche la tua azienda potrebbe sostenere senza accorgersi.
Ottimizzare le risorse, arginare la dispersione e migliorare la performance
Viviamo e lavoriamo in un contesto complesso, il cosiddetto scenario V.U.C.A., caratterizzato da volatilità, incertezza (uncertainty in inglese, da qui la U nell’acronimo), complessità e ambiguità.
Lavorare in questo contesto significa avere la capacità di districarsi nella complessità e iniziare a fare chiarezza sulle priorità e quindi passare all’azione, avendo però la prontezza di cambiare la rotta quando necessario.
La conseguenza di questo scenario è che le giornate lavorative sono caratterizzate dalla dispersione e dallo spreco di risorse: tempo e denaro certamente, ma anche l’energia e l’attenzione delle persone è in costante calo. Da qui l’aumento della fatica, la sensazione di smarrimento e di confusione, l’incapacità di far fronte agli imprevisti. Spesso tutto questo porta a un rallentamento delle attività e nei casi peggiori a una vera e propria paralisi.
Diventa urgente, se la tua azienda si trova a operare in una situazione di questo tipo, iniziare a riconoscere questi costi, isolarli e adoperarsi per ridurli il prima possibile.
I 3 costi nascosti che stai ignorando
Partiamo da una lista di 3, ma non è affatto una lista esaustiva. Quindi il mio invito è quello di rizzare le antenne e accorgerti se ci sono altri costi nascosti della disorganizzazione che nella tua azienda state sottovalutando.
1) Lo spazio di lavoro
Sullo spazio di lavoro, tema che solitamente non si prende molto in considerazione, ci sarebbero un sacco di costi da enumerare.
Lo spazio di lavoro, fisico o digitale, costa soldi.
Uno spazio di lavoro male organizzato e poco funzionale, costa in termini di produttività.
Uno spazio di lavoro caotico e polveroso, costa in termini di immagine (hai presente quando vai dall’avvocato con le pile di documenti sulla scrivania e temi che la tua pratica si sia persa tra le mille scartoffie e ti sale l’ansia? Ecco.)
Uno spazio di lavoro dove non trovi mai quello che cerchi e i documenti sono riposti alla rinfusa, costa in termini di tempo perso per la caccia al tesoro, in termini di confusione mentale e di stress e di conflitto tra collaboratori.
2) Le riunioni
Anche le riunioni hanno un costo:
- in termini di tempo di partecipazione
- monetario perché ogni persona che partecipa ha un costo orario
- in termini di confusione e perdita di tempo se si esce da una riunione con le idee più confuse di quando si entra
Alla lunga, uno strumento strategico e potente come le riunioni, invece di essere un investimento produttivo, diventa un dissanguamento inutile e frustrante, con ripercussioni anche sulla motivazione dei partecipanti.
3) La comunicazione
La comunicazione è un cruccio in tutte le aziende che abbiamo incontrato. Pur riconoscendo l’importanza della comunicazione, si fa molto sforzo per lavorare su quella verso l’esterno e si trascura molto quella interna.
E ovviamente questo atteggiamento nasconde dei costi altissimi, come:
- la perdita di informazioni, quando lo scambio tra reparti è frammentato o sabotato
- la mancanza di feedback puntuali si ripercuote in errori ripetuti e reiterati più volte
- persone che perdono tanto tempo per tornare sul pezzo, perché sono interrotte di frequente
Altre persone subiscono lo stress da urgenza e da reperibilità costante, che non garantisce mai un lavoro tranquillo e produttivo e il tempo per il recupero.
Anche in questo caso le ripercussioni sulla motivazione sono conti salati.
E lo smart working?
In particolare questi costi si amplificano quando le persone lavorano a distanza. Se in presenza è più facile ammortizzare e sopravvivere a questi costi, quando si lavora da remoto, questi tendono a farsi sentire di più e incidono tantissimo sulla qualità del lavoro.
A questo punto sei davanti a una scelta: puoi continuare a sentire il rubinetto che perde e sopportare il fastidio e il costo che ne deriva, oppure puoi decidere di intervenire e “chiamare l’idraulico”.
Ecco, noi facciamo proprio questo: ti aiutiamo a capire dove è la perdita e risolvere il problema una volta per tutte.
Se ti accorgi che anche la tua azienda sta sopportando questi costi nascosti, contattaci e riduciamoli insieme.
