Quanto è organizzato il tuo team di lavoro?
Modello organizzativo intelligente

Modello organizzativo “intelligente”

Modello organizzativo intelligente
Modello organizzativo intelligente

Smart come intelligente, smart come agile, smart come scelta. 

Questo termine inglese era presente già da tempo nel nostro vocabolario, come sinonimo di organizzazione e produttività.

Lo smart working – ormai diffusissimo e sulla bocca di tutti – ci ha cambiato la vita e ci ha insegnato qualcosa.

LAVORO SMART, NON SOLO SMART WORKING

Che cosa significa per te lavorare “smart”? 

Secondo noi non ha attinenza con il tipo di contratto o con il lavoro da remoto, lo smart working, ma riguarda un modello organizzativo “intelligente”, che funzioni a distanza ma che sia perfetto anche in ufficio.

Quando nel nostro lavoro usiamo la parola “organizzazione” intendiamo una gamma di sfumature che va dalla produttività all’efficacia, dalla chiarezza all’azione, dalla soddisfazione alla felicità. Tutte parole positive che ci aiutano a rimanere in equilibrio nelle nostre giornate e a realizzare gli obiettivi che ci siamo prefissati.

Organizzazione vuol dire ripensare il proprio modo di lavorare, guardare al risultato più che all’orologio, semplificarsi la vita.

Ci sono diversi aspetti su cui si fonda il lavoro smart, aspetti che possono aiutare sia te sia la tua azienda a lavorare meglio. 

In questo articolo vogliamo concentrarci sul tempo e sulle sue sfaccettature.

Tempo

La variabile fondamentale del tempo non è la quantità, ma la qualità. Non possiamo allungare le giornate ma possiamo sicuramente avere un tempo di qualità

Come?

Provando a vivere in maniera più intensa ogni momento, eliminando le distrazioni e la procrastinazione, qualunque cosa tu stia facendo, che sia concentrarti per terminare un lavorare o fare una riunione con uno o più collaboratori o parlare con un cliente.

Se ti dedichi solo a quell’attività, allora il tempo sarà un tempo vissuto pienamente.

Ogni lasso di tempo comporta momenti più intensi e altri più rilassati. Per riuscire ad avere i primi è necessario concedersi i secondi.

Per cui, ogni tanto, rallenta, fermati, osserva, ascolta.

Interrompi quello che stai facendo anche per un breve momento e fai una pausa. Spesso ci dimentichiamo dell’importanza delle pause.

Tutti abbiamo bisogno di una pausa ogni tanto. Senza passare da uno strumento digitale a un altro. Pausa non dovrebbe essere staccarsi dal computer per attaccarsi al cellulare. Quella è una pausa solo in apparenza.

La nostra esposizione al digitale aumenta sempre più e nel contempo la nostra energia cala sempre più. Abbiamo bisogno di imparare a fare le giuste pause, di trovare il giusto ritmo, quello che ci permette di alternare lavoro concentrato a momenti di relax, lavoro manuale a lavoro digitale. Lavorare senza arrivare a fine giornata esausti e sfiniti.

La tecnologia è fantastica ma ci fa perdere il senso del tempo. 

Quindi fare una pausa significa staccarci dai dispositivi, sgranchirci le gambe e la schiena, riposare gli occhi, prendere una boccata d’aria e osservare il cielo, le nuvole e i colori. Respirare. Talvolta ce ne dimentichiamo. Tutto senza che sia filtrato dal cellulare.

Ne sei ancora capace?

Distrazioni

Strettamente legato al concetto di tempo è quello di distrazione. La distrazione infatti è definita come “uno stato del pensiero rivolto altrove, assente dalla realtà attuale e circostante. Quello che contribuisce a distrarre la mente impedendo di svolgere proficuamente la propria attività.”

La distrazione di fatto è una perdita di tempo (di qualità). Occorre ridurre le distrazioni a favore di una maggiore concentrazione.

Le distrazioni digitali sono aumentate esponenzialmente negli ultimi anni. Il cellulare è diventato una nostra estensione, parte di noi e senza ci sentiamo persi. È presente al nostro risveglio e prima di andare a dormire e in moltissimi momenti delle nostre giornate, che sia per lavoro o per svago.

Uno degli effetti di un uso amplificato dei social media e della tecnologia digitale è la drastica riduzione della nostra soglia di attenzione, con effetti devastanti sulla produttività al lavoro, ma anche sulla nostra socialità. Tutto ormai passa attraverso i nostri dispositivi: gli appuntamenti di lavoro, la ricerca di clienti, l’accettazione sociale, il contatto con un ristorante.

Trovare un equilibrio digitale, un equilibrio tra online e offline, è difficile ma è l’unica strada possibile, volendo vivere “al passo con i tempi”.

Sei consapevole di quanto tempo trascorri con gli occhi incollati sul tuo smartphone?

Questa iper-digitalizzazione, questa connessione continua e costante ci allontana dal concetto di organizzazione intelligente. 

Il contrario di organizzazione per noi infatti è dispersione: di tempo, di denaro ma anche spreco di energia e di attenzione. Migliorare la nostra organizzazione ci aiuta a mantenere le nostre risorse più preziose.

Imprevisto

Un imprevisto è tale solo se non lo possiamo prevedere. 

Spesso utilizziamo questo termine in maniera impropria in quanto, con un minimo di pianificazione, saremmo in grado di prevedere determinate situazioni. È che a volte siamo pigri e preferiamo non pensarci o affidarci alla buona sorte. 

Tenere conto di alcuni imprevisti durante le nostre giornate potrebbe aiutarci ad affrontarli meglio, a non stressarci e a superarli quanto prima, tornando a occuparci delle questioni davvero importanti e prioritarie.

Più impariamo a distinguere quali sono i veri imprevisti “imprevedibili”, più saremo in grado di gestirli e più ci sentiremo padroni delle nostre giornate. 

Questa consapevolezza ci fornirà le risorse e la preparazione per affrontare l’eventuale imprevisto con più energia e lucidità e saperne cogliere gli aspetti positivi. 

Hai mai visto un imprevisto come un’opportunità? Se ti si è liberato del tempo extra, come hai pensato di sfruttarlo?

Procrastinazione

Rimandare un compito che dobbiamo svolgere al giorno dopo o a una data imprecisata non solo non ci permette di portarlo a termine, ma tiene impegnata una parte del nostro cervello che non dimentica e si pre-occupa. Procrastinando andremo a bloccare sia un nuovo slot di tempo sia un nuovo pensiero. 

Purtroppo, chi ha la tendenza alla procrastinazione rischia di sprecare ore, giorni, settimane della vita ad accampare scuse per rimandare.

Non è facile affrontare subito le cose difficili e non pensarci più, ma vuoi mettere la soddisfazione dopo che si è riusciti a farlo?

A volte la forza di volontà deve essere davvero inesauribile, ma grazie all’organizzazione personale è possibile trovare un sistema per smettere di rimandare, liberare energia e attenzione e vivere finalmente delle giornate in discesa. 

Autonomia

L’autonomia secondo noi ha molta attinenza con l’organizzazione e la capacità di autogestirsi.
Essere autonomi significa conoscere esattamente la direzione da prendere, le proprie priorità, sapere quando e come fare le cose.

Autonomia è anche responsabilità, capacità di mantenere gli impegni presi, con gli altri ma anche e soprattutto con se stessi.

Ma a pensarci bene, prima ancora, vuol dire sapere quali impegni si possono e si vogliono prendere, avere chiari i propri obiettivi. E saperli comunicare.

La gestione del proprio tempo lavorativo passa anche dalla capacità di comunicare correttamente e in maniera completa, di nuovo, sia con se stessi sia con gli altri. 

Avremo una migliore relazione con noi e con le persone intorno a noi e guadagneremo tempo prezioso.

Come hai appena letto, il modello organizzativo intelligente riguarda vari aspetti del lavoro (e non solo), quali organizzazione personale, gestione del tempo, obiettivi… 

Tutte queste sfaccettature dell’organizzazione compongono il modello che noi attuiamo, promuoviamo, insegniamo. E nel quale naturalmente crediamo fermamente.

Abbiamo scelto di fare dell’organizzazione il nostro lavoro e la nostra missione.

Raccontaci di te, della tua professione o della tua azienda, spiegaci quali sono secondo te gli aspetti che non funzionano e che vorresti migliorare. 

Sapremo aiutarti a incrementare la produttività, darti suggerimenti sul lavoro in team e sì, anche sullo smart working!

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Siamo un team di formatrici e consulenti di organizzazione personale che aiutano aziende e professionisti nell’organizzazione delle risorse scarse: spazio, tempo, attenzione ed energie. Siamo autrici del libro “E vissero tutti organizzati e felici” edito da Zandegù dove suggeriamo strategie per migliorare l’equilibrio vita-lavoro.

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