Organizzati e felici, anche al lavoro

Diverso tempo fa siamo state intervistate da Marzia Nicolini per Vanity Fair.

Era (per poco ancora) il mondo pre-pandemico e parlavamo di quanto fosse importante organizzare le routine lavorative. Dopo l’ultimo anno e mezzo, quello che dicevamo all’epoca è diventata una necessità impellente e condivisa da tutti.

Riproponiamo qui la versione integrale di quell’intervista, perché pensiamo che ci siano tanti spunti utili per chi ha bisogno ancora di trovare la quadra nelle proprie giornate.

Quali sono le abitudini nemiche della produttività al lavoro, e perché?

Ale: In questa domanda ci sono 3 punti chiave che hai centrato perfettamente: uno è rendersi conto che la produttività ha dei nemici.

Il secondo punto è che è una questione di abitudini. Come organizzi il tempo e lo spazio è frutto di abitudini e renderti conto di quali sono le cattive abitudini che ti fanno perdere tempo è un primo importante passo per migliorare le tue giornate lavorative.

Il terzo punto è la parola produttività che secondo noi passa dallo “stare bene” nelle tantissime ore trascorse in ufficio. Sentirsi soddisfatti, essere sul pezzo, sentirsi bene, appunto, fa lavorare meglio. La produttività quindi deve essere vista più come uno strumento per fare (e stare) meglio e non solo per fare di più.

I 7 comportamenti che sono nemici della produttività e minano il benessere al lavoro

1. Non fissare gli obiettivi giornalieri e settimanali. Non avere una meta, vuol dire non avere un piano, e questo ti fa procedere a caso a seconda delle urgenze del momento senza dare la priorità alle cose importanti. La sensazione è quella di vivere al pronto soccorso senza concludere qualcosa che ti dia veramente soddisfazione.
2. Lavorare in modalità multitasking. Questa pessima abitudine, a detta dei neuroscienziati, è proprio dannosa per il cervello. Pensi di essere molto efficiente e fare più cose contemporaneamente, in realtà salti solo molto velocemente da un’attività ad un’altra affaticando il cervello. In questo modo fai tutto peggio, ci metti più tempo e fai più errori. Che poi dovrai sistemare utilizzando altro tempo (prezioso).
3. Lavorare con la posta elettronica aperta e interrompere ciò che fai tutte le volte che arriva una nuova mail. Anche se non leggi subito la posta, il solo fatto di vedere il pop up o sentire il suono di una notifica ti distrae da quello che stavi facendo e ci metti qualche secondo a ritrovare la concentrazione.
4. Lasciare le notifiche dei social e del telefono attive. Lo stesso discorso fatto per le mail vale per tutte le notifiche che arrivano sul telefono e dai social, con l’aggravante che non ci si limita a leggere la notifica, ma si rimane intrappolati nei feed.
5. Non archiviare file e cartelle (vale per i documenti digitali e per quelli cartacei). La perdita di tempo qui è doppia: si perde tempo in fase di archiviazione se non si sa dove mettere un documento e si perde un sacco di tempo a ricercarlo.
6. Dire sì a tutti. E ritrovarti a fine giornata che hai corso per gli altri ma non hai fatto niente per te. Si ritorna al punto 1: avere chiari gli obiettivi e la lista delle cose da fare ti rende più capace di dire qualche no.
7. Avere una scrivania caotica. Il disordine non ti fa trovare le cose che ti servono ma soprattutto ti trasmette un senso di ansia e stress che intaccano il tuo benessere. A volte partire proprio da questo ultimo (piccolo) punto può rivoluzionare il tuo modo di lavorare.

Ci indicate le strategie per imparare a gestire bene il tempo trascorso in ufficio (che sembra non bastare mai)?

Ale: Riprendendo il discorso delle cattive abitudini ti elenco alcune strategie da mettere in atto per provare a cambiarle:

1. Abituati a scrivere le cose da fare, ordinale per priorità e stima il tempo che ci vuole per farle e poi verifica se le stime sono accurate.
2. Fai una cosa alla volta. Allenati a mantenere il focus su un’attività sola senza cedere alle distrazioni
3. Lavora con la posta elettronica chiusa e stabilisci alcuni momenti della giornata per gestire le nuove mail. In generale si tiene la mail aperta perché si teme l’arrivo di una richiesta urgente. C’è da chiedersi se sia la mail lo strumento migliore per comunicare e gestire le emergenze. Ma qui apriamo il altro capitolo del cambio di mentalità di tutta l’azienda…
4. Lavorare il più possibile con il telefono in modalità “do not disturb” in modo che possano arrivare solo le telefonate dei numeri selezionati ma nessuna altra notifica
5. Concordare con i colleghi che quando sei in modalità “concentrazione” non puoi essere interrotto. Puoi lasciare un foglio e una penna sulla scrivania o attaccato alla porta, per dare la possibilità al collega di scrivere il suo nome e cosa ci deve dire perché è facile che sia poi lui a dimenticarsela!
6. Non pianificare giornate troppo piene. Non avere l’ansia di programmare ogni minuto con tutte le attività possibili, ma lascia sempre del margine nella pianificazione tra un’attività e un’altra in modo da ammortizzare gli imprevisti che sono una delle poche certezze della vita!

Come programmare al meglio la giornata di lavoro da remoto?

Anna: Quando lavori da casa è fondamentale avere un piano almeno settimanale (ma molto meglio mensile) in cui lo sforzo principale deve essere quello di definire le priorità. Ricordando il principio di Pareto, il 20% delle tue attività sono quelle che “portano” l’80% dei risultati. Siccome non riuscirai mai a fare tutto (nessuno ci riesce!), devi fare uno sforzo e concentrarti, come dicono gli inglesi, sulle vital few ed evitare le trivial many.  Avere chiari in mente i propri obiettivi è il primo passo per raggiungerli. Insomma bisogna assolutamente pianificare in anticipo la propria agenda.

Dopodiché, se hai problemi di concentrazione può essere utilissima la Tecnica del Pomodoro, che abitua a lavorare concentrati e senza interruzioni per slot da 25 minuti, facendo poi 5 minuti di pausa. Dopo 4 pomodori si deve fare una pausa di 30 minuti.

Importantissimo fare le pause per preservare la giusta freschezza e lucidità senza affaticarsi. Funziona molto darsi dei “paletti” ovvero un’ora di inizio e un’ora di fine lavori in modo da evitare il più possibile la famosa “rimandite” che rischia di occuparti inutilmente per tantissime ore con scarsi risultati. Insomma anche se non sei in ufficio, meglio attenersi alle solite 9.00 – 18.00, anche per riuscire a di mantenere gli hobby e le relazioni sociali e familiari.

Meglio sbrigare prima i compiti più gravosi oppure iniziare la giornata lavorativa in maniera soft?

Anna: Sempre meglio iniziare dai compi più “duri”, anzi, se hai qualche cosa che proprio non ti piace, che ti annoia, meglio levarsi subito il dente, così poi non ci penserai più. È la famosa tecnica del “Mangia la Rana”. Come diceva Mark Twain “mangia una rana viva come prima cosa al mattino e niente di peggio può capitarti durante il resto della giornata”.

La regola migliore che possiamo consigliare a tutti è, la sera prima, farsi una lista delle tre rane che dobbiamo affrontare il giorno dopo e mangiarle subito di prima mattina. La giornata scorrerà in discesa. Per nostra esperienza è una delle tecniche che funziona meglio. Forse addirittura imprescindibile. All’inizio richiede un po’ di disciplina, ma poi una volta inserita nella propria routine dà ottimi frutti.

Come capire se stiamo sprecando troppo tempo in ufficio? 

Paola: Con un occhio al risultato! L’equazione è abbastanza semplice, se alla fine della giornata hai portato a casa “il risultato”, allora sei riuscito a non sprecare tempo. Se invece la tua to-do-list è ancora piena di attività importanti da fare, qualcosa è andato storto e potresti aver sprecato tempo.

Ad esempio: hai ceduto troppo spesso alle richieste dei colleghi. E non ti parlo solo della pausa caffè, ma anche di tutte quelle richieste da “ti rubo un minuto” a cui non sei riuscito a dire di no e che si sono intrufolate nella tua giornata facendoti perdere il tempo che avresti dovuto dedicare alla tua lista di priorità.

Perché poi alla fine si ritorna sempre lì, se sai cosa devi fare, sai anche in cosa devi investire tempo e quali sono le attività che te lo fanno perdere. Per non parlare poi della procrastinazione! Cioè di tutte quelle cose che ti metti a fare per rimandare quello che dovresti. Hai presente rimettere a posto l’archivio del ’95 o rispondere a quelle mail che non sono veramente urgenti? Ecco, se ti osservi durante la giornata puoi scoprire veramente come trascorrono le tue ore.

Uno strumento utile per fare la fotografia delle tue giornate è il diario del tempo: cioè annotare su un foglio tutte le attività che svolgi durante la giornata e per quanto tempo. Poi analizzalo: quali attività ti hanno fatto perdere tempo? Cosa avresti potuto fare di diverso? Se prendi nota delle tue giornate per una settimana avrai un bel quadro su cui poter lavorare, perché ti accorgerai di quali sono le situazioni ricorrenti e quali sono i buchi neri in cui va a finire il tuo tempo.

In caso di eterni procrastinatori, che consigli date per iniziare a fare (e smettere di rimandare)? 

Paola: Questa è proprio la domanda per me! Io sono una procrastinatrice doc e ho scritto una saga su questo tema sul nostro blog! 

La procrastinazione è un’abitudine che reiteri all’infinito senza neanche accorgertene. Devi fare un’attività che ti pesa da morire? Trova qualsiasi attività per sostituire quella rogna e vedi come starai meglio! Questa gratificazione istantanea di “scampato pericolo” è quella sensazione che cerchi di riprodurre ogni volta che si presenta un compito che non ti piace.

Solo che a un certo punto tutte le cose non fatte si accumulano e ti fanno venire l’ansia e la frustrazione sale. Quindi, il primo passo per superare l’eterna procrastinazione, è rendersene conto. Capire quando succede, se c’è un compito specifico che non ti piace, una situazione che ti mette a disagio. Indagare le cause e le paure (di fallire o di non essere all’altezza, ad esempio) che stanno dietro a questa abitudine, è il primo passo per combattere la procrastinazione.

Poi ci sono tante tecniche che si possono applicare, dalla già citata Mangia la Rana alla Tecnica del Pomodoro, possono essere tutte utili soluzioni per smettere di rimandare. Io di solito uso un timer, anche solo impostarlo per 15 minuti mi aiuta a iniziare. So che al trillo del timer potrò staccare, ma poi di solito non lo faccio mai: una volta superato il primo ostacolo -iniziare- l’unica cosa che ho voglia di fare è finire! L’importante è agire. Possibilmente oggi, non domani!