Mi sono accorta di una cosa: quando parliamo dei problemi organizzativi nelle aziende usiamo quasi sempre la stessa parola: tempo.
Tempo perso.
Tempo sprecato.
Tempo che si potrebbe usare meglio.
Mancanza di tempo.
Il problema è che il tempo è un concetto un po’ sfuggente.
Cinque minuti sono tanti o sono pochi?
Per rispondere a questa domanda ho provato a fare un esperimento: tradurre il tempo in euro.
Qualche giorno fa, durante un corso con alcuni titolari d’azienda ho proposto un gioco.
Non un esercizio teorico, non un test scientifico.
Proprio un gioco. Che in fondo alla pagina puoi fare anche tu. Gratis, senza registrazione. In pochi secondi!
Dal tempo ai numeri
Durante il corso ho chiesto ai partecipanti di pensare ad alcune situazioni molto comuni:
- qualcuno che ogni giorno perde qualche minuto a cercare un file
- riunioni inconcludenti
- interruzioni continue che spezzano la concentrazione
- priorità poco chiare che fanno perdere tempo a tutti
Poi abbiamo fatto un calcolo molto semplice.
Minuti × persone × giorni × costo orario.
Il risultato ha cambiato completamente la prospettiva.
Perché quei piccoli minuti che sembravano innocui diventavano decine di migliaia di euro all’anno.
A quel punto ho detto una cosa che ha fatto sorridere tutti:
“In pratica state pagando uno stipendio intero… per la disorganizzazione. State pagando un dipendente fantasma solo per fare confusione”.
Quando abbiamo i numeri davanti, decidere è facile
La cosa interessante è che quando abbiamo dei numeri davanti decidiamo molto velocemente.
Se un operatore telefonico propone un contratto più conveniente, basta fare due conti e la scelta è chiara.
Se un fornitore dice:
“Ti faccio lo stesso pezzo a 0,5 centesimi in meno”
la decisione arriva quasi subito.
Perché nella testa parte automaticamente questo ragionamento:
0,5 centesimi × numero di pezzi × numero di ordini all’anno.
Ed ecco che quei pochi centesimi diventano una cifra importante.
I minuti persi non fanno lo stesso effetto
Con il tempo perso, invece, non succede la stessa cosa.
Cinque minuti al giorno non fanno impressione.
Dieci minuti sembrano fisiologici.
Ma se applichiamo lo stesso tipo di ragionamento il risultato cambia molto:
5 minuti × numero di persone × giorni lavorativi × costo orario.
Improvvisamente quei cinque minuti diventano migliaia di euro all’anno.
Ed è esattamente questo il concetto che volevo far passare con quel gioco.
Il piccolo gioco che ho trasformato in app
Dopo quel corso ho deciso di trasformare l’esercizio in una piccola app.
Funziona in modo molto semplice:
- inserisci quante persone ci sono nel tuo team
- inserisci il costo medio orario
- rispondi a qualche domanda su situazioni molto concrete
(quanti minuti al giorno, in media, ogni dipendente “usa” per cercare informazioni, fare riunioni inutili, gestire le interruzioni, lavorare senza le priorità chiare, ricevere decine di email in cc…)
L’app fa i calcoli e ti mostra:
- il costo annuale della disorganizzazione
- quanto costa per persona ogni mese
- quale è lo stipendio mensile che paghi al dipendente fantasma specializzato in micro-inefficienze
Non è uno strumento scientifico.
È volutamente un gioco provocatorio basato sui numeri.
Perché questo gioco può essere utile
Quando un risparmio è espresso in euro — come nel caso di un fornitore che riduce il prezzo unitario — è naturale fare subito il calcolo complessivo e prendere una decisione.
Con il tempo, invece, questo passaggio spesso non avviene. I minuti rimangono minuti e non diventano mai un numero concreto su cui ragionare.
Questo piccolo gioco serve proprio a fare quel passaggio: trasformare il tempo in una cifra.
E quando una cifra appare davanti agli occhi, diventa molto più facile capire se vale la pena intervenire sull’organizzazione del lavoro. Perché attraverso la consulenza e i percorsi che facciamo in azienda, lavoriamo proprio sulle micro-inefficienze dei team facendo guadagnare almeno 1 ora al giorno a persona.
Se ti va di provarlo con i numeri del tuo team, puoi farlo qui e scoprire quanto costa davvero la disorganizzazione del tuo team (pagina ottimizzata per Desktop e Tablet).
Ci vogliono un paio di minuti.
E spesso quei due minuti sono sufficienti per guardare in modo diverso alcune piccole abitudini quotidiane che, sommate nel tempo, hanno un impatto molto più grande di quanto immagini.
Hai voglia di capire come modificare queste abitudini e far guadagnare minuti preziosi ai tuoi collaboratori?
