Che cos’è e come funziona il coworking?

Nell’era dello smart working sono sempre di più i professionisti che ricorrono agli spazi coworking per dedicarsi al proprio lavoro.

L’avvento di internet e le infinite possibilità legate all’utilizzo della connessione da remoto hanno dato vita a nuove tipologie di organizzazione del lavoro, dove ad essere in discussione sono anche gli spazi professionali.

Se è vero che molti lavori potrebbero essere svolti praticamente ovunque a patto di poter disporre di una connessione internet, è anche vero che non tutti i lavori possono essere svolti comodamente sotto un ombrellone, o mentre si sta seduti al tavolino di un bar sorseggiando cappuccino, poiché oltre ad internet, molto spesso, si necessita di tranquillità per concentrarsi, di una scrivania abbastanza grande per contenere comodamente tutti i materiali di cancelleria, di una stampante, di un telefono.

Insomma, grazie all’avvento di modalità di lavoro smart l’ufficio si può organizzare dove si preferisce a patto che si disponga di un luogo di lavoro adeguato. Ed è qui che proprio i coworking spaces e gli uffici condivisi vengono in aiuto a molti freelancer e liberi professionisti.

Vediamo come funziona il coworking e quali sono i vantaggi per chi desidera usufruire di questo servizio.

Che cos’è un coworking?

Con il termine “coworking” si intende un nuovo modo di organizzare gli spazi lavorativi basato principalmente sulla condivisione di questi ultimi.

Tecnicamente, il co-working consiste nella condivisione di uno spazio lavorativo tra più persone che svolgono attività differenti. Dunque, qual è la differenza rispetto ad un ufficio tradizionale? In realtà le differenze sono molte a partire dal rapporto che si instaura tra le persone che condividono gli spazi.

Secondo l’organizzazione tradizionale del lavoro gli uffici sono utilizzati da persone accomunate da un contratto di lavoro con la stessa azienda e/o con lo stesso datore di lavoro.

Con gli uffici coworking questo presupposto viene meno dal momento che gli ambienti lavorativi non appartengono ad una determinata azienda, ma ad una società che noleggia tali spazi a soggetti che svolgono lavori diversi e che non hanno nessun tipo di collegamento contrattuale gli uni con gli altri. Ad esempio: liberi professionisti, impiegati in smart working, professionisti che viaggiano spesso per lavoro e hanno necessità disporre di un ufficio ovunque si trovino. Gli uffici coworking sono utilizzati principalmente da professionisti e freelancer ma anche da startup e piccole aziende per lo più del settore IT.

Insomma un ufficio coworking è un luogo in cui si condividono gli spazi (e forse anche le idee) ma non il lavoro, poiché ognuno svolge una diversa attività.

L’invenzione dei coworking spaces

Il primo esempio di coworking spaces si registra nel 2005 a San Francisco ad opera dell’imprenditore Brad Neuberg che pensò potesse essere una buona idea mettere a disposizione di professionisti e lavoratori indipendenti un luogo in cui poter lavorare senza doversi sobbarcare i costi di un ufficio tradizionale (affitto, bollette, etc).

In Italia, l’invenzione degli ambienti di lavoro condivisi è arrivata solo di recente con l’apertura dei primi uffici condivisi a Milano e Roma nel 2010. Tra questi, non possiamo non citare Talent Garden per cui, in passato, abbiamo realizzato 3 mini corsi online disponibili sulla loro piattaforma e-learning, Antea.

Come funziona il coworking?

Per comprendere come funziona il coworking dobbiamo aprire una breve parentesi sull’organizzazione degli uffici per il lavoro condiviso.

Gli uffici adibiti a questo scopo sono solitamente degli open space molto ampi, suddivisi in postazioni di lavoro indipendenti arredate con scrivanie, sedie e cancelleria. Ciascuna postazione è collegata ai diversi servizi e dispositivi messi a disposizione dalla struttura come: connessione internet, fotocopiatrici, fax, scanner, linea telefonica, etc. Gli uffici destinati alla condivisione di solito dispongono anche di aree relax/ristoro, cucina, sale riunioni e naturalmente servizi igienici.

Il loro funzionamento è molto semplice. Gli spazi, le strumentazioni e i servizi possono essere affittati per periodi di tempo brevi o medio lunghi, in base alle specifiche necessità del coworker, a singoli o a gruppi di lavoratori. Le strutture specializzate offrono pacchetti differenziati per andare incontro alle diverse esigenze lavorative. Gli orari sono molto flessibili e vanno da poche ore al giorno fino a pacchetti di durata giornaliera.

È possibile optare per diverse soluzioni. Si può scegliere, ad esempio, tra una scrivania condivisa o indipendente; alcune strutture mettono a disposizione anche veri e propri uffici, mentre altre garantiscono anche servizi aggiuntivi come i pasti.

Come tutti i posti di lavoro anche i coworking spaces hanno delle regole che tutti devono rispettare per garantire una pacifica condivisione dei luoghi e dei servizi.

Vantaggi e svantaggi degli spazi coworking

In base a quanto detto fino a questo momento, se dovessimo descrivere nel dettaglio il coworking cos’è, potremmo definirlo come la possibilità di disporre di un ufficio tradizionale, perfettamente equipaggiato, senza però doversi sobbarcare tutti gli oneri finanziari connessi alla sua gestione.

Una definizione che già da sola riesce ad illustrare i primi due grandi vantaggi legati al ricorso a questo tipo di spazi lavorativi, ovvero la possibilità di avere un ufficio completo di tutto ciò di cui si ha bisogno per lavorare senza dover acquistare le varie apparecchiature elettroniche (fotocopiatrici, fax, scanner, etc) e dover pagare le utenze e l’affitto. Le uniche spese a carico del lavoratore o dell’imprenditore sono rappresentate dal canone di affitto dello spazio di lavoro ed eventualmente dei servizi aggiuntivi di cui si necessita.

Ma i vantaggi non finiscono qui, poiché poter lavorare insieme ad altre persone consente di evitare l’isolamento da telelavoro che spesso si sperimenta quando si è liberi professionisti e si lavora da casa. Allo stesso tempo, in questo modo ci si può assicurare un posto tranquillo in cui poter lavorare e concentrarsi lontano da distrazioni tipiche di un ambiente domestico.

Da non sottovalutare, inoltre, la possibilità di scegliere una sede di lavoro più vicina alla propria abitazione, così da non dover percorrere chilometri ogni giorno per recarsi in ufficio.

Ma i vantaggi ci sono anche per i datori di lavoro e principalmente nel caso di startup e piccole imprese che utilizzano modalità di lavoro agile che, anziché affrontare le spese per una sede propria, possono sfruttare il coworking per avere una base operativa, un luogo da cui coordinare i propri dipendenti e organizzare riunioni e incontri.

Tra tanti vantaggi, però, c’è anche qualche svantaggio connesso principalmente alla mancanza di privacy dovuta al fatto che si lavora in uno spazio condiviso. Uno svantaggio che rende questo tipo di uffici inadatti a quanti svolgono professioni che richiedono una certa riservatezza delle notizie e dei dati.

Perché scegliere di lavorare in un ufficio coworking

In conclusione l’ufficio coworking rappresenta una valida alternativa per tutti quei professionisti e imprenditori che necessitano di un luogo di lavoro adatto alle proprie esigenze, ma che non vogliono farsi carico del pagamento di tutte le spese di gestione di un ufficio proprio.

Non bisogna confondere questa particolare tipologia di modalità lavorativa con formule simili come potrebbero essere i business center o le suite per dirigenti, ovvero, tutte soluzioni che prevedono una condivisione di spazi e servizi, ma che non contemplano l’aspetto collaborativo.

Il co-working è un nuovo modo di intendere gli spazi di lavoro, dove la condivisione non è solo quella dei beni materiali ma anche delle idee, poiché lavorare in uno spazio condiviso prevede una maggiore interazione tra le persone facilitando scambi di idee, punti di vista e, in alcuni casi, anche l’ampliamento della rete di contatti professionali.