Da quando ho saputo che le Cerimonie di chiusura delle Olimpiadi e di apertura delle Paralimpiadi si sarebbero svolte all’Arena di Verona, la mia città, ho capito che volevo a tutti i costi far parte di questo evento.
Un desiderio bruciante e totalizzante che è diventato subito “azioni” che mi hanno portato a ottenere il ruolo di Event Supervisor (insieme ad altri 21 colleghi provenienti da tutto il mondo) durante le Cerimonie di apertura e chiusura delle Olimpiadi e Paralimpiadi.
Nelle Cerimonie il mio compito principale è stato quello di gestire e coordinare alcuni team di volontari in diversi ruoli dell’organizzazione di eventi dalla portata mondiale come la gestione dei flussi degli spettatori e la gestione dell’hub accessibilità.
Ho imparato tantissimo dai miei superiori, dai miei colleghi e dai team che ho gestito e voglio condividere qui con te una carrellata di cose che mi porto a casa da questa esperienza. A volte quello che ho imparato, l’ho imparato perché nella realtà non è successo. Ma il mio sguardo critico e la mia “deformazione professionale” mi hanno permesso di essere sempre molto presente, capire cosa stesse succedendo e tradurre certe dinamiche in insegnamenti per il mio lavoro. Ecco, quindi, gli aspetti più importanti di questa incredibile avventura:
1 La comunicazione
In un ambiente dinamico e soggetto a repentini cambiamenti, la comunicazione è l’elemento chiave. Come supervisor abbiamo avuto 2 settimane di tempo per prepararci al primo evento e 1 settimana per gli altri eventi. E solo 1 giorno per formare e istruire i nostri team di volontari. È stato importante creare subito un clima di fiducia in modo che le informazioni, a volte frammentate e contraddittorie, venissero recepite nel modo più pratico possibile.
Quando l’ambiente è internazionale e le circostanze cambiano velocemente, la comunicazione costante e trasparente gioca un ruolo fondamentale. Ho capito che è importante:
- Stabilire e rispettare i canali di comunicazione (quale canale per quale tipo di informazione/comunicazione)
- Chiarirsi le idee prima di passare le informazioni: meglio poche informazioni chiare che tante parole confuse
- Investire tempo in momenti di allineamento per rimettersi velocemente sulla stessa lunghezza d’onda
- La comunicazione è autorevole se la leadership è riconosciuta
2 La leadership
Ho fatto esperienza osservando la catena di comando “sopra” di me e ho sperimentato in prima persona la leadership rispetto ai team che ho dovuto gestire nelle varie aree di competenza.
Ho avuto esempi di leadership molto diverse, ho osservato i modi e le dinamiche di gruppo. La leadership è efficace quando crea un clima disteso nel team, dove la comunicazione è trasparente e dove lo sforzo extra richiesto non viene imposto ma nasce dalla condivisione di valori e ingaggio. Riassumendo per punti la persona leader è quella che:
- Dà fiducia e ti fa camminare sulle tue gambe
- È presente nei casi di “escalation”
- Crea un clima disteso e sa motivare il team
- Mantiene il canale della comunicazione aperto e trasparente
- Non fa favoritismi e tratta tutti nello stesso modo
- Non si approfitta delle persone più disponibili ma assegna le attività più noiose a turno in modo da essere “giusta”
- Capisce le potenzialità delle persone e le valorizza
- Sa delegare e si toglie dall’operatività
3 La delega
Sono una persona pratica e mi piace risolvere i problemi quindi ogni tanto casco nell’iper-operatività e anche in un certo compiacimento nel fare le cose. In questa situazione, invece, ho capito prima e imparato poi, l’importanza di delegare i singoli task. Avevamo tantissime cose da fare in pochissimo tempo. Poco tempo per imparare, poco tempo per dare istruzioni, tanta pressione durante gli eventi live. Come Supervisor dovevo rimanere lucida, fidarmi dei miei collaboratori, avere una visione dall’alto. Dovevo sapere come distribuire i compiti senza entrare nel dettaglio del “come”. Se devo riassumere questo aspetto ecco gli elementi più importanti:
- Instaurare un clima di fiducia e creare un ambiente per cui è facile dirsi le cose
- Dare istruzioni chiare e avere subito un feedback per capire se si è tutti sulla stessa lunghezza d’onda
- Capire quale task è più adatto ai vari tipi di persona
- Chiarire molto bene l’obiettivo dell’azione richiesta
- Dare un’idea di massima per far capire il contesto o il dietro le quinte. Non serve il super dettaglio, ma condividere qualcosa di più della semplice istruzione aumenta la motivazione
4 Brief/prova generale/debrief e feedback
Dopo settimane di lavoro, sopralluoghi, domande, chiarimenti arriva il momento del brief prima della prova generale. Questo è il momento in cui si mettono in fila tutte le cose, si stabiliscono i tempi, si rivedono i ruoli. È un vero e proprio piano d’azione con le informazioni che si hanno fino a quel momento. Le cose poi cambieranno ed è per questo motivo che un altro passaggio fondamentale è fare la prova generale e il rispettivo debrief.
La prova generale è a tutti gli effetti l’evento senza interruzioni. I performer sono con il costume di scena e viene simulato tutto l’evento. Nel caso della parata sono i volontari a fare il ruolo degli atleti (e questo oltre ad essere fondamentale per verificare i tempi, i flussi ecc… è uno degli elementi chiave della motivazione!).
Il giorno dopo la prova generale si fa il debrief. Si ripercorre tutta la Cerimonia e per ogni area si analizza cosa ha funzionato e cosa va migliorato. È un momento fondamentale per dirsi le cose, confrontarsi con i colleghi che avevano ricoperto quell’area la volta precedente, darsi e farsi dare i feedback dai superiori, dai colleghi e dai propri team leader. Per riassumere:
- Fare un brief con tutti gli attori di un progetto
- Fare o simulare la prova generale per “vedere” cosa succede
- Analizzare ogni aspetto del progetto insieme a tutte le figure coinvolte
- Capire cosa e come fare meglio
- Darsi feedback sinceri e costruttivi mantenendo il canale della comunicazione aperto
- Darsi una pacca sulla spalla se le cose sono andate bene
5 La flessibilità
Questa esperienza ha messo alla prova la mia flessibilità. O meglio, l’ha allenata. Nel caso dei grandi eventi live per quanto si possa pianificare e prevedere, per quanti briefing si possano fare, basta che un capo di stato decida all’ultimo di venire alla cerimonia che tutto, tutto!, quello che è stato deciso va cambiato. Si ricalcolano i tempi, si riassegnano i ruoli, si spostano le persone. Tutto viene ridiscusso e rivisto, magari a poche ore dall’inizio.
Questo è stato uno degli aspetti per me più difficili da gestire ma ho capito che anche la flessibilità si impara. E che è sempre comunque meglio cambiare un piano piuttosto che non avere nessun piano. Perché a questi livelli non è possibile improvvisare e quindi è assolutamente necessario un piano anche se poi verrà stravolto e rivisto mille volte. E questo mi fa anche sorridere perché penso a quante volte nelle aziende sento dire “ma abbiamo sempre fatto così” o “questo non si può cambiare” perché ho sperimentato quanto invece a volte sia proprio necessario cambiare, nonostante si lavorasse su un piano da mesi.
6 Il festeggiamento
Ho capito l’importanza di festeggiare alla fine di ogni progetto. Anche se non è andato tutto perfettamente, solo il fatto di essere arrivati alla fine deve essere un momento che va celebrato riconoscendo lo sforzo, non solo il risultato. Dal punto di vista del leader è fondamentale ringraziare tutti e tutte, riconoscere l’impegno e lo sforzo, mostrare gratitudine. È in questo momento che valgono più le doti “umane” del leader. Ho notato che quando cala l’adrenalina l’emotività diventa più importante della professionalità!
BONUS: le persone e la motivazione
Ma quello che ha fatto davvero la differenza sono state le persone. Puoi avere il piano più dettagliato, il programma perfetto, la gestione dei progetti da manuale, l’ambiente più stimolante del mondo ma alla fine sono le persone che, mettendoci anche il cuore, trasformano un progetto in un’esperienza e un obiettivo raggiunto in un’emozione.
E tenendo conto che nella maggior parte dei casi il piano non è dettagliato, il programma non è perfetto, la gestione dei progetti fa acqua da tutte le parti, l’ambiente è tossico, a maggior ragione investire sulle persone, il loro benessere, la condivisione dei valori è una condizione necessaria. Purtroppo questo è anche uno degli aspetti più difficili da quantificare perché parliamo di qualcosa di immateriale come la motivazione.
Le persone che lavorano ad un evento come le Olimpiadi e le Paralimpiadi sicuramente condividono dei valori e hanno una motivazione molto forte. La motivazione più grande l’ho vista tra i volontari. È stato entusiasmante poter lavorare con loro perché la cosa che più mi ha colpito durante il nostro lavoro è stato l’atteggiamento propositivo e l’energia che hanno messo in ogni situazione. Nonostante la fatica, il freddo, la frenesia, la responsabilità, i cambiamenti di programma, gli imprevisti… tutti e tutte hanno contribuito come fosse il lavoro più pagato sulla faccia della terra. I sorrisi dei miei volontari sono uno degli elementi più gratificanti di tutto il periodo olimpico. Nelle aziende a volte l’unica motivazione che muove le persone è lo stipendio. Ecco allora che da questa esperienza ho capito quanto sia importante:
- Allinearsi sui valori comuni
- Creare un gruppo di persone oltre che creare un gruppo di lavoro
- Investire del tempo nella relazione tra leader e membri e tra membri
- Ricordarsi che ogni persona arriva con un suo carico emotivo
- Vedere e accorgersi delle persone del team e valorizzarle rispetto alle loro potenzialità e predisposizioni
- Creare un ambiente in cui le persone hanno voglia di partecipare, condividere, confrontarsi e crescere
La tua azienda è pronta a investire sulle persone?
