La nostra vita online scorre tra video call, conference call, Skypecall, incontri su Zoom e riunioni su Meet. A volte va tutto bene, altre volte la connessione fa schifo, la voce viene interrotta, il file da condividere non si trova, le immagini sono pixelate, la luce pessima.
Post, video ironicamente intelligenti, suggerimenti e meme su come fare una videochiamata si moltiplicano in rete, perché è bello prenderci un po’ in giro in questi giorni pesanti in cui abbiamo dovuto tutti, più o meno, adattarci alla nuova vita da smartworker.
Tra i mille suggerimenti che si trovano in ogni angolo del web, vorrei condividere 4 consigli molto semplici per rendere le videochiamate migliori. Eccoli riassunti in una pratica infografica da scaricare e conservare sul tuo desktop o sul tuo smartphone.
Vuoi sapere come metterli in pratica uno ad uno? Continua a leggere l’articolo, troverai tutti i dettagli dopo l’infografica che puoi scaricare qui!
1. Disabilita microfono (e video) per non disturbare durante la video call
Ti prego, metti sempre, sempre, sempre il microfono su “mute”. Già se sei in collegamento con 2 persone è insopportabile subire i rumori che arrivano dall’altra parte del video. Se addirittura sei collegato con altre 25 persone sarebbe proprio impensabile sentire i suoni da tutti e 25 i microfoni.
Le piattaforme di gestione delle aule hanno un sistema per zittire tutti i microfoni e gestire gli accessi in modo centralizzato. Ma io ti sto parlando di come fare una video call tra voi 7 colleghi, con gli strumenti più semplici in giro e che diventano più efficaci se ognuno presta attenzione a questo aspetto.
Decidete, magari, anche delle regole di intervento: se parla il primo che si attiva il microfono, o se c’è un moderatore che dà la parola a chi la richiede, magari usando la chat integrata. In questo modo si evita il silenzio prima e che poi si parli in 3 contemporaneamente. Potete anche creare delle card, come fossero dei fumetti, per indicare i turni di parola o specifiche azioni: vorrei parlare, sono d’accordo, non sono d’accordo, non si sente, ecc.
Se è il tuo turno di parlare, chiudi Whatsapp Web, oppure disabilita l’audio del tab (su Chrome si può gestire l’audio di ogni pagina aperta in modo indipendente), perché le notifiche sonore distraggono te e disturbano l’audience. Stesso discorso se hai altre notifiche sonore attive (chat, mail).
Potrei accettare che si tenga il microfono sempre attivo solo per evitare che qualcuno dica: “smutati” per parlare. Non si può sentire!
2. Riduci il consumo di banda, specie in una videochiamata di gruppo
Se la tua connessione non è super stabile, oltre a disabilitare il video, disabilita la sincronizzazione di Dropbox o qualsiasi altro cloud condiviso con altri. La tua videochiamata, infatti, potrebbe essere disturbata se qualcuno della tua rete salva dei file pesanti e il tuo computer fa partire la sincronizzazione in automatico.
Io l’ho provato con Skype che risente molto della mia sincronizzazione su Dropbox. Non ho esperienza di altri cloud ma prova a farci caso, soprattutto durante una videochiamata di gruppo.
3. Cura il set e rendi più piacevoli le videocall
Non è necessario essere Stanley Kubrick ma fai un minimo di attenzione all’inquadratura. Stabilisci il luogo dove fare la videocall fai attenzione ai seguenti punti:
- Siediti di fronte alla camera. Che tu faccia la videochiamata con il cellulare o con il computer, cerca di posizionarlo di fronte a te. Tra l’altro più riempi il video con il tuo faccione, meno si vede lo sfondo e puoi saltare il terzo punto di questa lista.
- Cerca di avere una luce che ti faccia vedere il viso. Puoi sederti di fronte a una finestra o accendere una luce di fronte ma evita il controluce che ti mette in ombra. Può valere solo se quel giorno proprio non hai voglia di truccarti o farti la barba!
- Metti a posto la stanza dietro di te. Non dico che devi fare un trasloco, ma fai attenzione a cosa si vede alle tue spalle e all’immagine che stai dando o vuoi dare attraverso gli oggetti inquadrati. Sullo sfondo ci sono piatti sporchi o lo stendino con le cose stese? Sono piccoli particolari ma possono fare la differenza in un momento in cui le nostre relazioni lavorative passano attraverso lo schermo.
- Se proprio non sai come nascondere il background sappi che con Zoom puoi personalizzare lo sfondo andando in impostazioni –> virtual background, scegliendo tra quelli disponibili o tra le tue immagini. Magari con il tuo brand. Anche Canva ha introdotto in questi giorni il template per creare gli sfondi per Zoom.
4. Ripulisci il desktop se prevedi di condividere lo schermo
Se sai in anticipo che dovrai condividere il tuo schermo, prepara per tempo sul desktop il file o la presentazione da mostrare così non dovrai navigare tra i tuoi file con il rischio magari di non trovare subito quello che cerchi. E ripulisci lo schermo da file e cartelle che sono per te “privati”.
Se invece durante la videochiamata devi condividere lo schermo e hai qualche scheletro nell’armadio, meglio prima cercare il file e poi condividere lo schermo.
Se vuoi avere un archivio a prova di videochiamata sfrutta questo periodo per riorganizzare i tuoi file e le tue cartelle. Non so se a te fa lo stesso effetto ma aprire in mondovisione l’archivio è un po’ come far vedere il cassetto delle mutande.
[btx_button size=”medium” link=”https://organizzatessen.it/contatti/”][/btx_button]
Se proprio non sai da dove iniziare e anzi pensi che sia un lavoro noiosissimo, facciamolo insieme!
