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Come si scrivono le email

Come si scrivono le email

Come si scrivono le email
Come si scrivono le email

In questo articolo mi focalizzo su come si scrivono le email di lavoro.

Prendo spunto dalle ottime osservazioni del direttore degli Uffizi Eike Schmidt che qualche settimana fa ha ricordato ai collaboratori del museo, come si scrive una email in italiano. Io direi che è un ottimo spunto per fare un riassunto su come si scrivono le email.

Quale è l’obiettivo

Vale la pena partire sempre da qui: cosa vuoi ottenere dalla mail che scrivi?

Il motivo principale dovrebbe essere quello di farsi leggere, farsi capire e far fare qualcosa.

Se si utilizzassero le email solo per questo scopo, avremmo intanto eliminato le email che vengono inviate al solo scopo di “pararsi il c**o”, scusa ma non trovo altre parole per dirlo. Questo tipo di comunicazione è frequentissimo e intasa le caselle di posta di destinatari e gente in Cc a caso.

Scrivere bene per ricevere meno email

Prima di arrivare al cuore dell’articolo, voglio anche farti notare che meglio scrivi le email, meno probabilità ci saranno di ricevere 10 email di risposta con la richiesta di informazioni mancanti. Investire qualche minuto in più per scrivere mail chiare, precise, concise ed esaustive, ti evita di ricevere email inutili.

Lo spirito guida deve essere “mettersi nei panni degli altri” e chiedersi cosa capiscono gli altri dalla email che hai appena scritto. Scrivere è un processo di sintesi e organizzazione del pensiero perché per forza di cose quello che scrivi è una parte di quello che hai in testa. E non vale risolvere la questione scrivendo un trattato ogni volta che devi inviare una email.

Mettiti nei panni di chi riceve la mail: ha tutte le informazioni? Sa cosa deve fare? Entro quando? Sa dove trovare altre informazioni? Sa come darti conto, cioè se rispondere solo a te o a tutte le persone in copia?

Fatta questa doverosa premessa vado al dunque e passo in rassegna alcuni elementi di un’email.

Gli elementi di una buona email

Destinatari

L’abitudine aziendale è mettere più persone possibile in copia conoscenza, sempre per il motivo accennato sopra, sì, quello con gli asterischi. Inverti la rotta e pensa bene ai destinatari.

  • in A: i destinatari principali ai quali è richiesto di fare un’azione o rispondere
  • in Cc: i destinatari ai quali non è chiesta alcuna azione ma che è necessario siano a conoscenza dei fatti
  • del Ccn (copia conoscenza nascosta) non mi dilungo ma rispondo volentieri a domande dirette sul suo utilizzo

Oggetto

L’oggetto ci deve essere e deve essere preciso. Vietato usare espressioni generiche come “richiesta informazioni” o “domanda”. Ricordi lo spirito guida? Mettiti nei panni di chi riceve questa email e che magari riceve 10 email al giorno con lo stesso oggetto generico. Aiuta il tuo destinatario a riconoscere la tua email tra mille.

Suggerimenti: inizia l’oggetto con il nome del progetto (magari una sigla concordata) o con il nome della tua azienda. Impara anche dalle email che ricevi: ce n’è qualcuna che ti colpisce di più e una invece che incarna esattamente la poca attenzione del mittente?

Testo

Te lo dico subito: no papiri o muri di testo. Tutti abbiamo mille cose da fare e mille email da leggere e lo facciamo facendo anche altro di solito. Non puoi pensare di monopolizzare il tempo e l’attenzione del tuo interlocutore. Vai dritto al punto e aiutati con:

  • paragrafi
  • grassetti di parole chiave
  • elenchi puntati

Se hai bisogno di scrivere un papiro vuol dire che in realtà hai bisogno di articolare meglio il discorso e quindi valuta se incontrare la persona, fare una chiamata o una riunione. E poi usare la email solo come resoconto e riassunto. Non come un trattato.

Un testo chiaro è formato da pochi paragrafi: saluti iniziali, scopo della email, azioni richieste (istruzioni, scadenze), come avere il follow up, saluti.

Saluti & cortesia

Trova il giusto compromesso tra l’essere gentile e “umano” e scambiare l’email per la rubrica dei cuori infranti. A volte la fretta e l’uso della mail come una chat ti spinge a essere un po’ rude. Secondo me va bene essere asciutti e non esagerare con gli ossequi e i salamelecchi ma avere la giusta dose di educazione e umanità non fa male.

Correttezza formale

I social hanno sdoganato tutto e si può scrivere che c’ho il nervoso a vedere certi errori, ma mi ricordo che per un “c’ho” in un tema ho preso 4. Quindi elenco quello che secondo me in una email di lavoro andrebbe scritto correttamente. Ricordati che l’email è un biglietto da visita.

  • NON SCRIVERE TUTTO IN MAIUSCOLO!
  • non usare i punti di sospensione… (l’interpretazione può essere esattamente il contrario della tua)
  • non usare troppi punti esclamativi o interrogativi (come sopra)
  • à è ì ò ù À È Ì Ò Ù sono diversi da a’ e’ i’ o’ u’ A’ E’ I’ O’ U’ (Y se hai appena finito di festeggiare il capodanno): cioè fai attenzione alla differenza tra apostrofi e accenti
  • “perché” ha l’accento dall’altra parte rispetto a è
  • po’ si scrive con l’apostrofo e non con l’accento
  • il punto, la virgola, i punti esclamativi/interrogativi vanno attaccati alla parola che li precede: così! Non così !
  • (la frase tra parentesi ha le parentesi attaccate alla prima e all’ultima lettera)

Gli allegati

Sai che ogni email ha un peso in termini di Co2? Più le email sono pesanti più “consumano”. La regola generale dovrebbe essere non inviare allegati ma inviare solo dei link a spazi di lavoro condiviso. Non sempre è possibile. Quindi se gli allegati sono particolarmente pesanti usa un sistema come WeTransfer per non intasare la posta degli altri, soprattutto se gli altri leggono la email dal cellulare.

Ci sarebbero ancora un po’ di punti da analizzare come le email di recap, le email ponte e le risposte automatiche, ma sono temi più specifici che lascio proprio a chi vuole diventare cintura nera di email scritte bene.

Ho creato infatti un corso sulla gestione delle email dove trovi sia come scrivere meglio le email per riceverne meno, sia come organizzare l’inbox.

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La più tecnologica del gruppo e le piace andare sul pratico. È quella che fa, che propone idee e trova soluzioni. Lavorare con le persone la ricarica ed è qui che dà il meglio di sé. È ironica e ha una simpatia contagiosa.

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