Quando entri nella tua inbox ci sono alcune operazioni che ti possono aiutare a gestire meglio le mail. In particolare te ne propongo 4 che sono facili da applicare subito:
1) Prima cosa: cancella subito le mail di spam o newsletter che non ti interessano. A questo proposito ti consiglio di disiscriverti se vedi che le cancelli sempre.
2) se ti arrivano mail di saluti/ringraziamenti che sono l’ultimo passaggio di un progetto o di qualche attività, archivia la mail nella cartella corrispondente
3) se una mail ti richiede un’attività che puoi fare in meno di 2 minuti, falla subito
4) a questo punto nella inbox saranno rimaste solo mail che richiedono del tempo per la lettura (newsletter interessanti) e mail che richiedono altre attività, cose da fare, documenti da preparare. Insomma, le mail strettamente legate al tuo lavoro. Per queste ti consiglio di creare delle cartelle ad hoc. Ti dico come faccio io: ho creato 3 cartelle che si chiamano @da fare, @da leggere, @in attesa, e in questo modo sposto dall’inbox le cose da fare e le raggruppo per categoria. La @ serve per posizionare queste cartelle come prime.
La mail come strumento di gestione del lavoro
Questo sistema ti permette di liberare man mano l’inbox in modo che contenga solo le nuove mail che non hai ancora gestito. Inoltre ti permette di trasformare la tua mail da inbox gigante e strabordante in un sistema di gestione del tuo lavoro.
Durante la tua giornata quindi ci sarà un tempo dedicato alla gestione dell’inbox e un tempo dedicato alle attività da fare legato alle mail che hai spostato nella cartella “da fare”.
I nomi e il numero delle cartelle di gestione è personalizzabile. Io ti ho detto come sono le mie. Anzi, ho preparato un videocorso dove approfondisco questo tema con altri esempi. Con il videocorso acquisti anche 30 minuti di formazione individuale sulle tue email.
