I 4 problemi che diminuiscono la produttività del tuo team

Spesso i problemi di produttività in un team sorgono perché la cultura aziendale reitera modalità inefficienti di lavorare.

I costi che derivano da questo tipo di cultura, difficile da contrastare, includono lunghe ore di lavoro, stress, mancanza di un equilibrio vita lavoro e un alto turnover di personale.

In questo articolo vediamo quali sono i 4 principali problemi che diminuiscono la produttività del tuo team.

I 4 problemi chiave

Ci sono 4 problemi chiave nella mancanza di produttività dei team che incontriamo quando lavoriamo in contesti complessi come quelli aziendali odierni.

1) Information overload, ovvero sovraccarico informativo

Partiamo dalle mail. Prova a rispondere a una semplice domanda: quante ne ricevi al giorno e soprattutto quante ne riesci a gestire? 

È probabile che il tuo inbox sia strapieno di email non ancora lette di cui non ti accorgi neanche più.
Uno strumento potente e funzionale a velocizzare le comunicazioni come la mail, si è trasformato in un incubo collettivo. Parlo spesso con persone incredule di ricevere una quantità ingestibile di informazioni via mail. E a volte diventa difficile distinguere le mail che sono un brusio di fondo da quelle che contengono informazioni sostanziali. 

Spesso le comunicazioni potrebbero essere veicolate diversamente, anche usando altre modalità di comunicazione più efficaci. Tuttavia, recentemente il problema del sovraccarico informativo si è distribuito anche su altri strumenti che, se non vengono usati secondo regole e criteri funzionali, riproducono l’effetto valanga: la chat aziendale, la messaggistica istantanea sul telefono, le telefonate (specialmente quelle per avvisare di aver mandato il messaggio che sollecitava la risposta alla mail), i CRM sempre più sofisticati, le dashboard di progetto, gli strumenti di collaborazione a distanza. 

Se ripensi alla tua giornata sicuramente ti vengono in mente delle situazioni in cui sei sotto il getto costante di informazioni che ti arrivano addosso come se fossero sparate da un idrante a tutta potenza.

Per non affogare c’è bisogno di un cambio di rotta nella comunicazione e nello scambio di informazioni per tornare a lavorare in maniera più focalizzata e puntuale e restituire valore alle informazioni.

2) Troppo tempo perso in riunioni non “a fuoco”

Le riunioni ben organizzate sono uno strumento potentissimo di collaborazione, comunicazione e di avanzamento dei progetti. Le riunioni organizzate male, o peggio improvvisate, sono un ottimo veicolo di frustrazione, perdita di tempo e avanzamento a singhiozzo delle attività.

Nella teoria, tutti conoscono l’importanza di pianificare una riunione in anticipo, definendone bene l’obiettivo e coinvolgendo i partecipanti giusti. Nella pratica pochi lo fanno, tanti lo ritengono una perdita di tempo e poi soffrono la partecipazione a riunioni infinite e inconcludenti e si lamentano di non riuscire a fare niente di utile che non sia saltellare da un meeting all’altro durante tutto il giorno.

Chi lavora in aziende con la cultura delle “riunioni impazzite”, spesso soffre la frustrazione di avere un’agenda piena di meeting – spesso anche presto al mattino, durante la pausa pranzo e al termine della giornata lavorativa – e non trova neanche un buco nella sua giornata per portare avanti il suo lavoro.

La giornata lavorativa dovrebbe essere costruita su un giusto bilanciamento tra lavoro collettivo, tra cui anche le riunioni, e lavoro individuale, possibilmente concentrato.

Il problema di non avere riunioni in cui sono stati messi a fuoco gli obiettivi, i partecipanti e soprattutto la durata, tendono a prolungarsi o a concludersi con un nulla di fatto.
Stabilire un numero limitato di argomenti e il tempo relativo, permette di focalizzare meglio le riunioni e di arrivare prima al punto della discussione. È importante anche che tutti i partecipanti contribuiscano alla buona riuscita di una riunione nel rispetto dei tempi, non andando fuori tema e non rimanendo spettatori passivi.

3) Distrazioni e interruzioni

Il terzo problema che diminuisce la produttività nei team di lavoro riguarda le innumerevoli interruzioni e distrazioni durante la giornata di lavoro. 

Ma in questo aspetto, le persone si fanno spesso lo sgambetto da sole: lavorano sempre con il client di posta aperto e sono pronte a ricevere e leggere ogni mail in arrivo in tempo reale oppure cedono con facilità alle richieste urgenti (che spesso urgenti non sono) di colleghi e collaboratori.

La vera questione è che forse, sotto sotto, a molte persone piace essere cercate e interpellate, e si fanno distrarre volentieri da altre attività secondarie invece di focalizzare sulle attività più importanti, ma spesso più complesse e faticose.

Quindi da un lato c’è la lamentela per le continue interruzioni, dall’altro un senso di importanza derivante dalle continue richieste e da qualche parte anche il piacere di potersi dire sempre molto impegnati e di non avere un minuto, perché si è molto gettonati.

4) Urgenze non veramente urgenti

Molte persone sono spinte a lavorare seguendo un “senso di urgenza”. Non partendo quindi da quello che è importante per il raggiungimento degli obiettivi, ma da quello che è insistente e pressante. 

Il senso di urgenza, infatti, dà una grande motivazione all’azione e molti di noi sono orientati a rimandare le attività importanti fino a quando diventano urgenti per una scadenza imminente.

Questo atteggiamento individuale si rispecchia spesso nella cultura aziendale che tende a essere più reattiva (cioè con lo scatto alla risposta) che proattiva. 

Il problema di accettare il driver dell’urgenza come se fosse una buona pratica è che l’approccio “reattivo” al lavoro riduce la qualità dell’output, causa stress inutilmente e alla lunga riduce la motivazione delle persone.

Dedicarsi sempre alle questioni urgenti ci fa sentire impegnati, ma essere impegnati non è la stessa cosa che essere produttivi.

Attrito vs. Flusso di lavoro fluido

La combinazione di queste 4 problematiche ripetute nel tempo producono un crollo della produttività. Invece di renderci il lavoro più facile e fluido, continuare a reiterare queste dinamiche  causa un forte attrito nelle nostre giornate.

Tutto è più difficile, richiede tempi più lunghi e ci troviamo a sollecitare costantemente che le cose vengano fatte.

Dover rifare il lavoro vuol dire provocare ritardi e quindi nuove urgenze da gestire sotto stress. E inoltre le persone sentono di non avere il controllo delle loro giornate.

Quindi il grande sforzo di leader e manager dovrebbe essere quello di spostarsi da una cultura aziendale reattiva – caratterizzata da un perenne senso di urgenza, email a cascata che prendono il sopravvento, da riunioni fiume inconcludenti e – a una cultura aziendale “responsive”, ovvero “pronta” e preparata a rispondere ai grandi cambiamenti, ma che tiene la rotta senza rimanere in balia degli eventi esterni e delle urgenze.