Quante email? Troppe email!
Tutti noi vorremmo ricevere meno email e tra le email che riceviamo ci piacerebbe ricevere email chiare, sintetiche ed efficaci.
Ma noi quante email scriviamo? E come?
Uno dei modi per ricevere meno email è essere i primi a scriverle bene.
Anche se la mail è uno strumento che ha accelerato il nostro modo di comunicare, noi possiamo comunque prenderci qualche secondo in più per prestare più attenzione a quello che scriviamo e come.
Una checklist ti salverà!
Qui sotto trovi la checklist da stampare e attaccare vicino al monitor per verificare se la mail ha tutto in ordine.
1) Il primo punto è indicare l’oggetto. Deve essere chiaro ma soprattutto ci deve essere! Non so te, ma a me se arriva una mail senza oggetto mi sembra che sia poco importante: cioè se il mittente non ha messo quel minimo di attenzione e di cura per indicarmi l’oggetto della mail, perché dovrebbe essere importante per me?
Quindi: inserire l’oggetto!
2) la mail deve essere sintetica ma esaustiva. Per essere più chiari aiuta molto utilizzare gli elenchi puntati e il grassetto
3) seleziona con cura i destinatari da mettere nel campo A e quelli da mettere in Cc. Se ti abitui a scrivere solo alle vere persone interessate sarà più probabile non finire in copia conoscenza a caso!
4) se devi inviare degli allegati ricordati di allegarli, ma solo se sono file piccoli. Per file molto pesanti valuta altri strumenti come dropbox o wetransfer
5) trova il giusto compromesso tra essere umano e gentile quindi con saluti e ringraziamenti ma senza esagerare
6) se è la centesima risposta cancella nell’oggetto la sfilza di “re re re ffw re re fw” e anche i disclaimer chilometrici sotto le mail. E soprattutto se inoltri una mail a terze persone verifica che non ci sia qualche comunicazione riservata o qualche indirizzo che deve essere cancellato.
Sono pochi punti che vale la pena tenere a mente prima di inviare la mail. La checklist (puoi scaricarla qui con 2 suggerimenti in più) può essere un aiuto per prendere l’abitudine di fare questa verifica prima di cliccare invio.
