Quante email? Troppe email!
Tutti noi vorremmo ricevere meno email e tra le email che riceviamo ci piacerebbe ricevere email chiare, sintetiche ed efficaci.
Ma noi quante email scriviamo? E come?
Uno dei modi per ricevere meno email è essere i primi a scriverle bene.
Anche se la mail è uno strumento che ha accelerato il nostro modo di comunicare, noi possiamo comunque prenderci qualche secondo in più per prestare più attenzione a quello che scriviamo e come.
Una checklist ti salverà!
Qui sotto trovi la checklist da stampare e attaccare vicino al monitor per verificare se la mail ha tutto in ordine.
1) Il primo punto è indicare l’oggetto. Deve essere chiaro ma soprattutto ci deve essere! Non so te, ma a me se arriva una mail senza oggetto mi sembra che sia poco importante: cioè se il mittente non ha messo quel minimo di attenzione e di cura per indicarmi l’oggetto della mail, perché dovrebbe essere importante per me?
Quindi: inserire l’oggetto!
2) la mail deve essere sintetica ma esaustiva. Per essere più chiari aiuta molto utilizzare gli elenchi puntati e il grassetto
3) seleziona con cura i destinatari da mettere nel campo A e quelli da mettere in Cc. Se ti abitui a scrivere solo alle vere persone interessate sarà più probabile non finire in copia conoscenza a caso!
4) se devi inviare degli allegati ricordati di allegarli, ma solo se sono file piccoli. Per file molto pesanti valuta altri strumenti come dropbox o wetransfer
5) trova il giusto compromesso tra essere umano e gentile quindi con saluti e ringraziamenti ma senza esagerare
6) se è la centesima risposta cancella nell’oggetto la sfilza di “re re re ffw re re fw” e anche i disclaimer chilometrici sotto le mail. E soprattutto se inoltri una mail a terze persone verifica che non ci sia qualche comunicazione riservata o qualche indirizzo che deve essere cancellato.
Sono pochi punti che vale la pena tenere a mente prima di inviare la mail. La checklist (puoi scaricarla qui con 2 suggerimenti in più) può essere un aiuto per prendere l’abitudine di fare questa verifica prima di cliccare invio.
Se vuoi approfondire questo tema ho preparato un videocorso sulla scrittura delle email e sull’organizzazione delle cartelle. Inoltre trovi un piccolo bonus sulle funzioni speciali di Gmail.
