Molte persone hanno sperimentato – e continuano a farlo – nuove modalità di lavoro, come anche nuove routine e abitudini. Da soluzioni al 100% da remoto a flussi di lavoro ibridi in parte da remoto e in parte in presenza, oggi più che mai è importante dedicare del tempo all’allenamento del giusto mindset per lavorare meglio e non lasciare che il lavoro travolga la vita privata e viceversa.
L’ufficio, in quanto luogo abituale di svolgimento delle attività, ha sempre portato con sé la naturale creazione di certe abitudini consolidate nel corso del tempo.
Con le nuove modalità di lavoro, ecco che queste abitudini non si adattano così facilmente e non sono più sufficienti. Ne servono altre per proteggere la produttività personale a favore della produttività del team, soprattutto quando lo spazio fisico ospita la vita lavorativa e quella privata.
Quando cambia lo spazio in cui svolgiamo il nostro lavoro – casa, coworking o ufficio – cambiano anche le abitudini, l’approccio mentale e il carico cognitivo richiesto.
Anche se non ce ne rendiamo conto, tutto quello che facciamo – come ad esempio organizzare lo spazio, il tempo o le attività – è frutto di abitudini, di azioni che svolgiamo con il pilota automatico.
Prepararsi per iniziare la giornata
Quando lavoriamo da casa, una buona abitudine prevede di prepararsi al mattino come se dovessimo uscire. Il tempo speso per la sola preparazione è un modo di passare dei segnali alla nostra mente, accompagnandola verso il lavoro. Significa comunicare che stiamo per iniziare a svolgere delle attività anche se non dobbiamo uscire. È come se dovessimo replicare le azioni del lavoro in presenza come il tragitto casa-lavoro, l’arrivo in ufficio e l’avvio del computer.
Proprio come quando vogliamo rilassarci e ci mettiamo dei vestiti comodi oppure quando dedichiamo del tempo allo sport o ai nostri hobby e indossiamo vestiti specifici che ci aiutano a entrare nel mindset più adatto.
Quando ci mettiamo al lavoro abbiamo bisogno di concentrazione e del supporto della nostra mente, fattori che possono migliorare o arrivare già riscaldati proprio grazie alla preparazione iniziale.
È un segnale che stabilisce l’inizio della nostra giornata lavorativa.
Nel momento in cui confondiamo i piani, magari lavorando in pigiama, rischiamo di creare quella sovrapposizione tra vita privata e lavorativa che crea solo confusione.
E la confusione è nemica della concentrazione.
Ecco perché una buona abitudine che spesso è sottovalutata è proprio quella di cambiarsi al mattino e indossare degli abiti che ci accompagnino nel corso della giornata lavorativa.
Routine e abitudini per separare i momenti quando si lavora da casa
Con le vecchie abitudini tipiche di un ufficio tradizionale, era più semplice stabilire dei tempi diversi per leggere le email, preparare il lavoro da svolgere o interagire con le altre persone.
Se stai lavorando da casa, ti sarà capitato di leggere le email o gli aggiornamenti ricevuti dall’azienda mentre sei in pigiama e stai facendo colazione. Questa è una delle tante abitudini che rovina le nostre energie.
Goditi la colazione e il momento di tranquillità, separando queste azioni da quelle che ti porteranno alla preparazione.
Prepararsi non vuol dire mettersi ogni giorno la cravatta o il tacco 12. Va benissimo rimanere comodi, ma ci sono due parametri che si possono adottare.
- La sensazione di aver fatto un cambiamento tra il pigiama e i vestiti. Anche durante le videochiamate, presentarsi in maniera curata è di notevole aiuto ed eviterà di sentirsi a disagio o fuori contesto. Significa sentirsi a posto e non dover sprecare energie mentali per aspetti già gestiti.
- Il segnale che arriva a noi e a chi ci sta intorno. Abbiamo parlato del mindset personale, ma la preparazione di inizio giornata porta dei risvolti positivi anche a chi vive con noi. Se chi ci sta intorno vede che ci siamo cambiati per lavorare, diventa più semplice stabilire dei limiti naturali che portano alla riduzione delle interruzioni.
Mantenere delle routine di inizio e di fine lavoro
In questo caso parliamo di routine come di una serie di abitudini e di azioni che si compiono e che indicano due cose:
- Quando è il momento di iniziare la giornata di lavoro.
- Quando è il momento di finire la giornata di lavoro.
Evitare di gestire questi momenti è la strada sicura per arrivare al burnout.
Al mattino, ad esempio dopo la preparazione, possiamo ripetere una serie di abitudini che ci aiuti a ridurre il numero delle decisioni da prendere anche solo per capire quali siano le priorità della giornata.
Potrebbe essere una call di dieci minuti con il gruppo di lavoro oppure l’aggiornamento del progetto. Ognuno di noi può costruire la propria routine di inizio lavoro in modo tale che diventi naturale seguirla giorno dopo giorno, senza quasi pensarci.
Un’altra buona abitudine da introdurre nella routine potrebbe essere quella di puntare la sveglia sempre alla stessa ora per non perdere il ritmo e dire quindi al nostro cervello che noi stiamo seguendo una sequenza precisa che può essere diversa da quella del fine settimana.
Lo stesso principio vale per la fine della giornata. Possiamo trovare una sequenza di attività che ci indichino che stiamo chiudendo la giornata lavorativa, proprio come se stessimo uscendo dall’ufficio.
Una routine di fine giornata può riguardare la scrittura delle attività da gestire il giorno successivo, il riordino della postazione di lavoro o l’archiviazione dei file digitali lasciati sul desktop.
Le routine hanno il potere di dare dei chiari messaggi al cervello. Segnali di stop.
Delineare uno spazio preciso dedicato al lavoro
Perché è così importante riservare al lavoro uno spazio specifico del proprio ambiente domestico?
Il fatto di avere uno spazio dedicato al lavoro vuol dire che stiamo mettendo dei confini e dei limiti alle attività lavorative, il che vuol dire che riusciamo a delimitare meglio tutto il nostro tempo.
Anche in questo caso, si tratta di segnali che inviamo alla nostra mente. Segnali che stimoleranno la concentrazione, la necessità di avere silenzio o di interagire da remoto con il team. È un modo in più che abbiamo per separare il lavoro dalla vita privata.
«Se mi siedo lì, vuol dire che sto lavorando.»
E, di conseguenza, alzarsi e chiudere il computer ha lo stesso effetto di uscire dall’ufficio.
Una postazione precisa di lavoro indica ai nostri familiari che c’è un tempo dedicato al lavoro e un tempo dedicato alla vita privata.
È importante che queste decisioni che riguardano abitudini e routine vengano condivise, senza dare per scontato che le persone capiscano da sole che stiamo lavorando. La decisione di introdurre e di rispettare certi comportamenti deve essere comunicata a chi è intorno a noi, in casa o in ufficio. Parlarsi e chiarire certi aspetti rimangono i suggerimenti migliori che proteggono il nostro modo di lavorare.
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E hai già fatto il primo passo.
