La posta elettronica viene relegata alla categoria “strumento di lavoro” o “strumento di comunicazione” e quindi di solito viene trattata da un punto di vista tecnico, enfatizzando la parte dello “strumento”.
E capisco che questo approccio possa annoiare o non scaldare tanto il cuore.
Secondo me, invece, la posta elettronica è molto di più, nel bene e nel male.
Nel bene è, o può diventare, un sistema di gestione delle proprie attività.
Nel male può avere un impatto negativo molto forte sulla produttività e sul proprio equilibrio vita-lavoro.
Cosa può andare storto?
Un inbox strapieno e disorganizzato è fonte di stress e frustrazione. La mole di email (cioè di informazioni, richieste, condivisioni) può invadere ogni momento della giornata lavorativa e continuare anche fuori dall’orario di lavoro. Questo succede perché le notifiche ti raggiungono ad ogni ora del giorno e della notte oppure perché hai l’abitudine di dare una sbirciatina alle email come prima cosa alla mattina ancora dal letto o durante il fine settimana perché così “so già cosa mi aspetta”.
Ma sbirciare le email “non è già esso stesso lavorare”? E perché questo semplice “strumento” ha il potere di interferire con la tua vita privata? Anche la pinzatrice è uno strumento, ma non mi sembra che le lasciamo tutto questo spazio!
Pensa per un attimo alle notifiche: perché una mail di una newsletter che magari non leggerai mai ha il potere di distrarti da quello che stai facendo?
Un altro impatto per me sottovalutato è che la mail impone in qualche modo velocità e urgenza. Nonostante il sistema sia asincrono e quindi non implichi, nella teoria, il botta e risposta delle telefonate o delle chat, è consuetudine rispondere velocemente. Questa abitudine mondiale ti induce a:
- tenere la mail sempre aperta
- dare la priorità a qualsiasi cosa arrivi
- farti distrarre
- cercare di rispondere il prima possibile aumentando il senso di urgenza e di ansia
Senza pensare che molto spesso “velocità” e “qualità” non vanno d’accordo. E quindi capita di ritornare sulla mail in un secondo momento, aggiungere un’informazione o una precisazione o anche solo allegare il file che hai dimenticato.
Se poi tutto questo lo vivi anche fuori dall’orario di lavoro, ecco che le email interferiscono con la tua vita privata.
Cambio di paradigma
Usare l’email è parte attiva e fondamentale del lavoro. Il fatto che potenzialmente sia sempre attiva rende difficile staccarsi dallo strumento. Ma quando permetti alle email di lavoro di raggiungerti sempre e ovunque, non stai solo usando male uno strumento. Stai facendo molto di più. Imparare a usare meglio le email non vuol dire, quindi, imparare a usare meglio uno strumento, ma vuol dire imparare a lavorare meglio, a comunicare in modo più efficace e a trovare un migliore equilibrio vita-lavoro.
Azioni pratiche per usare meglio le email
Ci sono varie azioni pratiche che si possono implementare per gestire meglio le email e quindi staccarsi dalle email senza ansia:
- Imposta dei limiti di tempo: scegli un orario preciso in cui smetterai di controllare le email ogni giorno e mantieni questo programma. Ciò ti permetterà di concentrarti su altre attività importanti, migliorando la tua produttività e il tuo benessere generale. Impara anche a chiudere la posta durante la giornata per ritagliarti dei momenti di concentrazione.
- Disattiva le notifiche: le notifiche di posta elettronica possono essere fonti di distrazione costanti. Disattivare le notifiche sul tuo smartphone e sul tuo computer può aiutarti a mantenere la concentrazione su altre attività.
- Crea regole per la gestione delle email: utilizza le regole per filtrare le email in base all’importanza e alla priorità, consentendoti di gestirle in modo più efficiente.
- Limita la quantità di email in entrata: cerca di limitare la quantità di email che ricevi ogni giorno. Disiscriviti dalle newsletter che non leggi e impara a scrivere email più efficaci per riceverne meno. Strano ma vero, anche tu hai un margine di controllo sulle email in entrata!
- Fai una formazione ad hoc su come migliorare l’uso delle email e proporre una formazione al tuo team di lavoro o alla tua azienda. Se non sai da dove iniziare può essere utile questo videocorso o il modulo email del nostro percorso.
Conclusioni
Le email sono un’importante strumento di comunicazione, ma il loro uso sregolato può causare stress e interferire con l’equilibrio tra lavoro e vita privata. Per gestire lo stress delle email e mantenere un equilibrio sano tra lavoro e vita privata, è importante imparare a staccare dalle email quando possibile. Per farlo è fondamentale imparare le tecniche e gli strumenti per organizzare l’inbox e gestire le email in modo efficace.
Non permettere più alla tua posta elettronica di rubarti tempo e aumentare lo stress nella tua vita. Guarda il videocorso e impara a gestire le email in modo efficace, liberando il tuo tempo e migliorando la tua qualità di vita.
