I quadranti della matrice del tempo: come ne veniamo fuori?

Nello scorso articolo abbiamo analizzato i quadranti della matrice del tempo e, se hai fatto l’esercizio, avrai anche un’idea più chiara di come distribuisci il tuo tempo durante le giornate di lavoro.

Con questo primo esercizio di consapevolezza avrai chiarito che è importante ristabilire un equilibrio tra i quadranti e ridare dignità in particolare al quadrante della QUALITÀ.

Per fare questo, occorre avviare un vero e proprio cambio di mentalità, perché invece di lavorare seguendo le urgenze e dedicandoti alle attività importanti solo quando ti avanza tempo, dovresti iniziare a pianificare le tue giornate prima dalle cose più importanti cercando di gestire il più possibile quelle urgenti.

Ovviamente starai pensando: tutto molto bello, ma come si fa?

Il bello della matrice è che, oltre a dare i nomi ai quadranti, suggerisce anche le soluzioni da applicare per riguadagnare il tempo perso nelle tue giornate. In questo articolo vediamo come uscire dai quadranti critici (crisi, inganno, perdita di tempo) per guadagnare tempo da investire nel quadrante della qualità.

Le azioni per ogni quadrante

Le indicazioni della matrice si presentano così:

Quadrante numero 1 – Crisi

Questo è il quadrante delle attività critiche, che sono sia urgenti sia importanti. La matrice quindi suggerisce di FARE SUBITO.

Per queste attività abbiamo visto che non possiamo tergiversare a lungo, perché oltre a essere attività importanti (e che quindi dobbiamo svolgere noi imprescindibilmente) sono attività urgenti.

Il fatto però che ci mettano sotto pressione, non vuol dire che non serva una preparazione per affrontarle al meglio.

Quindi se le attività sono tante, è opportuno metterle in ordine di priorità e seguire l’ordine stabilito per evitare di saltellare da un’attività all’altra con la sensazione che sia tutto urgente uguale.

L’ansia della fretta spesso ci mette nelle condizioni di voler affrontare tutto contemporaneamente, ma non c’è niente di peggio, quando siamo in questo quadrante, di perdere il focus e di conseguenza dissipare tantissimo tempo (che già è poco) e tantissime energie.

Quindi il secondo aspetto da tenere a mente è quello di svolgere sempre un’attività alla volta e completarla prima di passare a quella successiva.
In questo può essere molto d’aiuto l’utilizzo di un timer: una volta stabilito l’ordine di priorità, si prende la prima attività in lista, si imposta un timer per un lasso di tempo stabilito e ci si concentra sulla prima attività fino al suono del timer.

Solo allo scadere del tempo si decide se proseguire sulla prima attività (specialmente se non è ancora completata) o se si può proseguire con quella successiva.

È importantissimo, però, che nel tempo del timer non ci siano distrazioni esterne a farci perdere tempo. Quindi meglio spegnere i telefoni, chiudersi in una stanza dove non si viene disturbati e avvisare le persone intorno che per un lasso di tempo stabilito non saremo disponibili.

Quadrante numero 2 – Inganno

Dal quadrante dell’INGANNO si esce con 3 azioni che aiutano ad arginare queste attività:

• delegare – attività delegabili a persone delegabili

• dire di no – o non in questo momento

• automatizzare o ottimizzare

Per quanto riguarda la delega, ne abbiamo scritto diffusamente qui.

Sul dire di no ne abbiamo scritto qui.

Sull’automatizzazione invece possiamo spendere due parole: automatizzare vuol dire ripensare alcune procedure o processi che potrebbero essere ottimizzati. 

Spesso agiamo col pilota automatico perché “abbiamo sempre fatto così”. Ma in contesti in rapido movimento (come quello in cui viviamo), non è detto che procedure codificate tempo fa, siano ancora funzionali o siano le strade migliori per compiere un’attività. 

Spendere del tempo per capire cosa si può migliorare, vuol dire investire su un tempo risparmiato in futuro!

Quadrante numero 3 – Perdite di tempo

Dal quadrante delle PERDITE DI TEMPO è importante uscire in fretta, quindi dobbiamo eliminare il più possibile queste attività. Ma come già dicevamo, possiamo accorgerci del tempo che passiamo in questo quadrante, solo nel momento stesso in cui ci sorprendiamo a occuparci di attività secondarie. A volte si tratta di attività di fuga che mettiamo in campo per compensare la fatica di trovarci spesso nel quadrante della CRISI. 

Cioè, poiché abbiamo tante attività da gestire nel quadrante 1, abbiamo bisogno di alleggerirci e abbassare la tensione con attività di poco conto. Dei veri e propri riempitivi che ci danno l’idea di fare qualcosa e che però sono attività facili e anche riposanti.

Per ogni persona le attività di fuga sono diverse, c’è chi si rintana nei social più del necessario, chi si fa attrarre dalle notifiche di tutti i dispositivi e quindi tende a inseguire le richieste che arrivano continuamente, chi non resiste al vociare di colleghi e collaboratori e si distrae facilmente.

Per ciascuno di questi casi, bisogna capire quanto tempo va via, quali sono le attività tentatrici e quindi capire quali soluzioni applicare per recuperare questo tempo perso. 

Prima di applicare possibili soluzioni, però, bisogna misurare quanto tempo viene speso in queste attività. Ad esempio, se una delle attività di fuga riguarda l’uso spericolato di smartphone e app di svago, gli stessi telefoni oggi ci dicono nella sezione “ Tempo di utilizzo” o “Benessere digitale” quanto tempo spendiamo ogni giorno su quali app.

Quadrante numero 4 – Qualità

Abbiamo visto che il quadrante è pieno di quelle attività importanti che poi non si ha mai il tempo di fare, perché il nostro tempo è distribuito nei primi 3 quadranti.

Quindi, prima di tutto bisogna CHIARIRE quali sono le attività importanti, definire molto bene gli obiettivi e fare un piano d’azione per raggiungerli. 

E una volta fatto il piano, pianificare e calendarizzare le attività che ci portano agli obiettivi e – cascasse il mondo – occuparci di quelle attività prima di tutto il resto, giorno per giorno, con costanza per portare avanti queste attività strategiche.

La cosa interessante di queste attività è che non solo ci portano ai risultati, ma occuparcene con dedizione e attenzione, ci riempie di soddisfazione e di gusto, perché riusciamo a vedere i progressi e anche perché vuol dire che stiamo investendo nelle nostre attività chiave.

Il cambio di mentalità

Come abbiamo visto serve un cambio di mentalità, è un salto notevole ma che rappresenta la svolta.

Prima ti occupi delle attività importanti non urgenti, prima riuscirai a raggiungere i tuoi obiettivi e applicando le tecniche viste insieme potrai gestire il tempo delle attività degli altri quadranti.

E alla fine la frase “non ho tempo” non farà più parte del tuo vocabolario!