La matrice di Eisenhower: lo spiegone

Partiamo con una domanda:

Qual è, fra le cose che potresti fare (e che ora non fai), quella che – se fatta con regolarità – determinerebbe un enorme cambiamento positivo della tua attività professionale?

(dal libro “Le sette regole per avere successo” di Stephen Covey)

Se sai rispondere a questa domanda sei già a un buon punto, vuol dire che hai chiari gli obiettivi e le attività chiave che ti portano al raggiungimento di quegli obiettivi.

Eppure, anche se sai perfettamente quali attività sono, non riesci a trovare il tempo per inserirle nella tua settimana lavorativa.

Perché?

Il vortice che ti risucchia

Perché ti perdi in altre diecimila attività che ti risucchiano e non ti permettono di dedicarti alle attività chiave. Spesso si tratta di attività urgenti, altre sembrano importanti, altre non sono né urgenti né importanti eppure ti ritrovi a farle, tuo malgrado.

Come ne vieni fuori?
C’è uno strumento facile facile (ma usarlo bene non è semplice) che ti aiuta a capire in quale tipo di attività passi il tuo tempo e ti dà le indicazioni per riprenderti il tempo che viene rubato da attività secondarie per dedicarlo alle tue priorità.

Questo strumento si chiama matrice di Eisenhower (o del tempo), ne abbiamo parlato altre volte, ma un ripasso non fa mai male.

La matrice di Eisenhower cataloga le attività secondo due parametri: l’importanza e l’urgenza. A seconda del livello di importanza e di urgenza e a come questi si intersecano, si formano i 4 quadranti della matrice che hanno questo aspetto:

Facciamo un esercizio

Prendi un foglio ed elenca tutte le attività di una tua giornata lavorativa tipo. 

Se non c’è mai un giorno uguale all’altro, prendi la tua giornata di ieri o di domani o una giornata che ti sembra significativa e crea una lista di attività che hai fatto o che farai.

Poi cataloga le attività e inseriscile nei vari quadranti, a seconda del livello di urgenza o di importanza che hanno quelle attività. È chiaro che questi parametri sono molto soggettivi e dipendono dal tuo ruolo lavorativo e ovviamente dai tuoi obiettivi. Cos’è veramente importante? E quali sono le urgenze?

Se imparerai a usare questo strumento in questo modo, ti aiuterà a fare una fotografia dello stato attuale delle tue giornate.

Descrizione dei quadranti 

Vediamo uno per uno i quadranti della matrice di Eisenhower:

Quadrante numero 1

Il quadrante delle attività importanti e urgenti è anche chiamato il quadrante della CRISI, perché qui si riversano tutte le attività che devi svolgere tu e le devi fare pure in fretta perché c’è una scadenza imminente. Non c’è tempo da perdere.

Quadrante numero 2

Il quadrante delle attività non importanti, ma urgenti raccoglie generalmente tutte le attività che arrivano da richieste esterne. 

Siccome la scadenza di solito è sempre per ieri e hanno pure l’aria di essere richieste importanti (per gli altri), molli tutto quello che stavi facendo per andare dietro a queste attività.

Anche se poi a pensarci a posteriori potevi farle pure in un secondo momento con meno ansia e non sarebbe cascato il mondo. Ecco perché questo è il quadrante dell’INGANNO: ti affanni a fare attività non prioritarie che ti spostano dalla strada verso i tuoi obiettivi.

Quadrante numero 3

Il quadrante delle attività non importanti e non urgenti è il quadrante dello SPRECO di tempo. 

Non te lo devo spiegare: attività non importanti e nemmeno urgenti! Perché ci perdi ancora tempo?

Infatti è improbabile che nella tua lista tu abbia elencato attività che appartengono a questo quadrante. Non avrebbe senso.

E infatti questo è il quadrante che si riempie di attività di fuga: piccole azioni e attività che sembrano portare via pochi secondi e invece ti portano via minuti ed energie preziose.

Ad esempio i social, le notifiche che ti distraggono, il vociare di sottofondo che ti fa perdere la concentrazione e che ti attira. 

Questo quadrante si mangia il tuo tempo senza che tu lo voglia, è come i granelli di sabbia che si infilano dappertutto, quindi puoi valutare se stai tanto tempo in questo quadrante solo mentre accade e quindi puoi fare un bell’esercizio di consapevolezza.

Quadrante numero 4

A questo punto potresti aver inserito già un bel numero di attività nei vari quadranti, ma ci rimane da analizzare l’ultimo e anche il più importante: il quadrante della QUALITÀ, ovvero quello delle attività importanti e non urgenti. 

Queste sono tutte le attività che danno i loro frutti nel medio e lungo periodo e che, non avendo una scadenza imminente, possono essere rimandate a “quando avanza tempo”. 

Solo che il tempo non avanza mai! 

Proprio perché il nostro tempo si divide principalmente tra i primi 3 quadranti che abbiamo analizzato.

Se hai risposto alla domanda all’inizio di questo articolo, quell’attività è probabilmente un’attività che sta in questo quadrante. 

Sai che è importante farla, ma ci sono talmente tante cose da fare subito, che quella che richiede tempo, concentrazione, costanza, studio e impegno rimane sempre sul fondo della lista, a meno che non diventi super urgente occuparsene (e quindi passa direttamente al quadrante della CRISI).

La rotta da invertire

È esattamente questa la rotta da invertire! Se di solito procedi in questo senso, dal quadrante della crisi al quadrante della qualità lasciato per ultimo, devi cambiare il senso di marcia e occuparti prima delle attività importanti e non urgenti e fare in modo che queste non si trasformino in urgenti!

Inizia a pianificarle nel calendario e rispetta gli slot che hai stabilito. E se c’è da concordare questo slot con altre persone (capi, responsabili, colleghi, coworker, collaboratori) è meglio farlo prima di iniziare, perché quello deve rimanere un tempo sacro. 

Ovviamente ci saranno sempre attività importanti e urgenti a cui dedicare la tua attenzione, ma in proporzione saranno sempre meno e soprattutto manterrai la concentrazione sulle attività chiave.

Prenditi il tempo per fare un’analisi delle tue giornate con la matrice di Eisenhower. Nel prossimo articolo sulla gestione del tempo ti spiego come uscire dai quadranti critici.