Quanto è organizzato il tuo team di lavoro?
3 esercizi per rendere efficace lo smart working 

3 esercizi per rendere efficace lo smart working 

3 esercizi per rendere efficace lo smart working 
3 esercizi per rendere efficace lo smart working 

Se tu e il tuo team state lavorando da remoto, anche solo per qualche giorno della settimana, potreste avere delle difficoltà nel gestire le comunicazioni, le priorità o anche solo la postazione di lavoro. Vediamo 3 esercizi che puoi fare insieme al team e anche in modo individuale per rendere efficace lo smart working.

1. Condividere con il team le modalità di comunicazione

In questo punto rientra una grande abilità, ovvero quella di non dare niente per scontato. Ritenere che le persone coinvolte sappiano dove e quando comunicare senza averne parlato può portare a molti problemi organizzativi.

Se non lo avete ancora fatto, prendetevi del tempo per fare una riunione efficace specifica con lo scopo di stabilire in modo chiaro gli strumenti da usare per comunicare. E se ti stai chiedendo come scegliere gli strumenti più idonei, fate un’analisi delle esigenze ed elencate le possibili alternative includendo pro e contro delle funzioni.

Una domanda che potete porvi riguarda l’uso delle chat, visto che ci sono sempre pareri molto discordanti. Ciò che conta è uniformare il più possibile il loro utilizzo condividendo le stesse logiche.

La chat sta sostituendo l’email: è molto veloce e istantanea, ma rischia di farci perdere tempo e informazioni. 

Definite delle regole comuni e fate in modo di rispettarle affinché diventino delle abitudini consolidate.

Dedicare una riunione a questo argomento vi farà risparmiare molto tempo in futuro e ridurrà le incomprensioni tra chi fa parte del team.

Ecco un breve video che vi aiuterà a mettere in pratica l’obiettivo di condividere le modalità di comunicazione.

2. Definire gli obiettivi settimanali

Autonomia, responsabilità e affidabilità sono termini importanti che però possono sembrare un po’ astratti. Un team ha la necessità di rendere concrete queste caratteristiche e per farlo si parte dalla definizione e condivisione degli obiettivi. Un esercizio utile da inserire nella pianificazione settimanale.

Per riuscire a calarsi nella pratica di tutti i giorni ecco il secondo esercizio che ti proponiamo:

  1. individua gli obiettivi della settimana (per obiettivo si intendono le cose più importanti a seconda del lavoro da fare);
  2. dopo averli stabiliti e chiariti, cerca di capire come dividere il carico di lavoro nei vari giorni in modo da riuscire ad arrivare alla fine della settimana completando questi obiettivi.

Il lavoro dovrà essere svolto con autonomia e senso di responsabilità, dando un occhio a quello che fanno gli altri.

Lavorare in autonomia per poi cercare la condivisione permette di comprendere meglio e in modo più efficace come il proprio lavoro si interseca con quello altrui. 

Parlare di smart working senza affrontare certe competenze trasversali è abbastanza inutile e non risolve i lati negativi che alcune persone hanno riscontrato.

3. Fotografare lo spazio di lavoro

Con le nuove modalità di lavoro da remoto e in forma mista, diventa sempre più importante dedicare tempo alla cura del proprio spazio di lavoro. 

In un ufficio già consolidato i cambiamenti delle scrivanie e dello spazio fisico sono limitati e già definiti, ma con la diffusione del lavoro da remoto non sono più aspetti così scontati.

Per aumentare la consapevolezza dell’importanza di dedicare attenzione allo spazio fisico, puoi fare un semplice esercizio.

Il fine è quello di rendere il tutto il più funzionale possibile, per ricercare benessere e anche una linea di demarcazione tra vita professionale e vita privata.

Se lavori da casa, anche solo per qualche giorno della settimana, fai una foto della tua postazione di lavoro attuale. 

Guarda la luce, la sedia, i cavi. Osserva quello che c’è e cerca di identificare le eventuali migliorie. 

Perché fare la foto? 

Osservare la scena dà una nuova prospettiva sugli spazi.

Molto spesso vediamo gli ambienti nel solito modo senza fare caso agli oggetti e alla loro disposizione. Non guardiamo nemmeno i mobili o la luce dell’ambiente. 

Fermarsi per cambiare prospettiva e vedere il proprio spazio di lavoro attraverso una fotografia aiutano a trovare dei nuovi suggerimenti per fare dei cambiamenti utili per lavorare meglio.

Comunicazioni, obiettivi e spazio di lavoro sono ingredienti fondamentali per lavorare meglio e condividere le cose importanti con chi lavora con noi.

Per conoscere il tuo punto di partenza e sapere quanto è organizzato il tuo team di lavoro, fai il nostro test. E hai già compiuto il primo passo.

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Siamo un team di formatrici e consulenti di organizzazione personale che aiutano aziende e professionisti nell’organizzazione delle risorse scarse: spazio, tempo, attenzione ed energie. Siamo autrici del libro “E vissero tutti organizzati e felici” edito da Zandegù dove suggeriamo strategie per migliorare l’equilibrio vita-lavoro.

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