Archiviare è noioso ma.

Ma quanto tempo si perde alla ricerca di file e documenti abbandonati sul desktop o in cartelle dimenticate?

Uno dei moduli del nostro percorso ha come argomento la “gestione degli Archivi” (non so perché ma nella mia testa “gestione degli Archivi” ha la voce di Fantozzi). In effetti quando si pensa agli archivi è facile pensare a mega-aziende con archivi polverosi e megadirettori alla ricerca del documento perduto.

In realtà con Archivi intendiamo principalmente gli archivi digitali. E iniziamo con gli archivi personali per poi arrivare a parlare degli archivi condivisi. E infatti ci capita anche di fare delle consulenze individuali proprio sulla gestione degli Archivi. In effetti ognuno ha un suo metodo che ha affinato nel tempo ma la grande quantità di file e cartelle che ognuno di noi produce ogni giorno rischia di creare molta confusione anche alla persona più organizzata. Se invece si ha l’abitudine di lasciare tutto sul desktop, si può arrivare a non trovare più niente, anche se è tutto sotto gli occhi.

Lo spazio digitale non è infinito

Ma perché file, cartelle e documenti prolificano nei nostri computer e nei nostri dispositivi? Pensa anche alle foto o alle app nello smartphone. Uno dei motivi, secondo me, è che abbiamo la sensazione che lo spazio digitale sia infinito. Si vede subito se uno schedario fisico o una cassettiera si stanno riempiendo. Più difficile capirlo con lo spazio nel computer. A maggior ragione se si può usufruire di spazio sui server aziendali che sembrano proprio infiniti.

I costi (più o meno nascosti) dell’accumulo

In realtà lo spazio digitale costa: costano i server, costa comprare spazio in cloud, costa comprare dei dischi esterni. Oltre a questi costi diretti, ci sono una serie di costi indiretti o nascosti: lentezza degli strumenti, connessione più lenta per il tempo di sincronizzazione, tempi per il backup che si allungano sempre di più e, non ultimo, la confusione mentale dovuta alla quantità di materiale archiviato. Se poi il desktop è pieno, la confusione ti assale appena accendi il computer di prima mattina. E la tua giornata inizia in salita.

Quale è l’ultima versione del file?

Quante volte ti capita di fare (o farti) questa domanda? Nell’era del “intanto lascio qui” abbiamo perso la capacità di selezionare e quindi di decidere e, nel dubbio, teniamo tutto. Questo comporta una moltiplicazione di file e versioni che si tengono perché “non si sa mai”. Il risultato è che alla settima revisione il nome del file passa da *v7.doc a *def.doc. Peccato che la versione “def” non è mai realmente la definitiva. E quindi nascono le versioni: def2, def3, defdef, ultimissima.def. E quando dopo 6 mesi ti capita di dover riprendere quel file per un progetto simile ti chiedi: “ma quale era l’ultima versione del file?”.

Una buona routine di fine progetto

Un buon metodo da applicare al termine di un progetto è prendere qualche minuto per sistemare i file e le cartelle. Io suggerisco di tenere solo l’ultima versione del file e ripulirla da tutti i nomi più o meno “def”. Tutte le lavorazioni precedenti potrebbero essere eliminate, se le circostanze lo consentono, oppure potrebbero essere archiviate in una cartella che si chiama “work in progress”, oppure “old”, oppure “lavorazioni” in modo da conservare tutto lo storico ma senza confondere le idee. Tendenzialmente la regola dovrebbe essere di immaginarti nel futuro quando dovrai riprendere quel file. Come ti puoi aiutare?

Come organizzare i file nel proprio computer

Nel frattempo che ci pensi, ti dico come ti posso aiutare io. Mi sono divertita a creare una matrice per aiutare un cliente che aveva bisogno di fare ordine tra i file. Lo condivido qui perché potrebbe essere di aiuto anche a te.

Ho creato una matrice rispetto ai parametri “importanza” e “frequenza di apertura”. In questa matrice i file possono rientrare in uno di questi quadranti:

File importanti, alta frequenza

Questo tipo di file deve essere facilmente accessibile e non stare quindi al decimo livello di sottocartelle. Comodo averlo sul desktop (ma meglio sempre il collegamento del file sul desktop e non fisicamente il file). Per questo tipo di file è importante fare/avere il backup.

File importanti, bassa frequenza

Per questi file invece suggerisco di non tenerli sul desktop ma archiviarli in cartelle specifiche. Potrebbero essere proprio i file della cartella “old” di cui ho parlato nel paragrafo precedente. Siccome sono file che apri poco, devono avere dei nomi facili che ti ricordino subito a cosa si riferiscono. Anche per questi file è necessario fare/avere il backup.

File poco importanti, alta frequenza

Questi file sono file non molto importanti ma che apri e consulti spesso. Devono essere facilmente accessibili. In questo caso puoi tenere solo l’ultima versione del file ed eliminare le versioni precedenti perché non è necessario tenere lo storico di file non importanti.

File poco importanti, bassa frequenza

Questi file sarebbero da eliminare. Se proprio li vuoi tenere, puoi trasferirli su un disco esterno e liberare spazio nel computer. Sicuramente sono file che non devono stare sul desktop.