Una mia cliente ha capito che le sue giornate sballano perché, dice, non sa stimare il tempo che le serve per svolgere le singole attività. Quindi mette in agenda più attività di quelle che riesce realmente a iniziare e chiudere. Analizzando meglio le sue giornate è emerso che, lavorando con la mail sempre aperta, il suo lavoro viene costantemente interrotto dalle mail in arrivo. Quando le ho detto di provare a lavorare con la mail chiusa mi ha detto che è impossibile. Nein. Niet. Impossibile. Impossibile perché il lavoro arriva via mail, che le urgenze arrivano via mail e che dalla mail dipende tutto. Se anche tu ti ritrovi in questa descrizione ti può essere utile seguire il mio ragionamento.
La mail è morta, viva la mail!
Con l’avvento delle chat e di altri programmi alternativi alla posta, sembrava che la mail fosse destinata a scomparire. Invece le mail sono vive più che mai, forse pure troppo. Dalle mail passa la comunicazione con le persone esterne all’azienda (e ci sta) e passa tantissima comunicazione interna. Qui si potrebbe aprire una grande parentesi per chiedersi se non esistano (ed esistono) strumenti più efficienti per gestire la comunicazione tra colleghi. Ma per ora concentriamoci solo sulla mail. Quando ho provato a dire alla mia cliente di chiudere la mail, lei mi ha risposto come rispondono tutti. Non c’è scampo. La prima reazione è che non si può.
L’idea è che si è tanto più efficienti quanto più siamo veloci a rispondere alle mail. Non importa se la risposta è chiaramente frettolosa, se ci perdiamo dei pezzi, se è evidente che rispondiamo mentre facciamo altro. Errori di digitazione e mancanza di informazioni sono perdonati dalla velocità della risposta. Peccato che velocità e qualità non vanno quasi mai d’accordo.
Perché non si può chiudere la mail?
Una delle risposte più gettonate è che potrebbe arrivare un’urgenza. Anzi, un’emergenza. In realtà scavando meglio le dinamiche in azienda, quasi sempre si scopre che si utilizza il telefono per comunicare le vere urgenze, facendo poi seguire la telefonata con una mail con le informazioni di dettaglio.
Eppure, l’atteggiamento più diffuso è quello di aspettare un’urgenza da un momento all’altro. E non appena arriva una mail, lo “scatto alla risposta” è quello di mollare tutto e dare la precedenza a quello che è arrivato, anche se quasi mai è più importante di quello che stiamo facendo. Alimentando il circolo dell’ansia da risposta immediata.
Cosa vuol dire lavorare con la mail chiusa
Tenere la mail chiusa non vuol dire non leggere le mail per tutta la giornata. Vuol dire, invece, decidere quando dedicare del tempo alla lettura e alla gestione delle mail. E i tempi e la durata dipendono dal tipo di lavoro. C’è chi può provare ad aprire la mail una volta alla mattina e una volta al pomeriggio e chi invece dovrà aprirla ogni 30 minuti.
Il concetto è: provare. E sentire la sensazione sulla propria mente di cosa vuol dire concentrarsi su una attività sapendo che non può arrivare alcuna mail perché il client di posta è chiuso.
Il tempo “nella mail” non è mai considerato
L’abitudine a lavorare con la mail sempre aperta ha anche un’altra conseguenza: il tempo che si passa dentro la mail non viene mai preso in considerazione in fase di pianificazione del lavoro. Quando dalla lista delle cose da fare si passa all’agenda o al piano settimanale, di solito si considerano le ore di lavoro “piene”. E si inizia a occupare lo “spazio” del piano con le varie attività più o meno stimate. In linea generale si tende a riempire sempre troppo la giornata per una sorta di ottimismo sulle nostre risorse (energia e attenzione) e sull’accadere degli imprevisti. Ma inevitabilmente la giornata sballa. E sballa perché:
- sbagliamo a stimare quanto ci mettiamo a fare le cose
- non prendiamo in considerazione che ci saranno degli imprevisti
- non contiamo le interruzioni degli altri
- ma soprattutto non consideriamo il tempo che si dedica alle mail
Se si potesse gestire la mail in una singola attività, dovremmo calcolare 1 o 2 ore al giorno. E quindi considerare la nostra giornata lavorativa già di 6 ore in partenza. Ma queste 2 ore sono da considerare comunque, anche se non si gestisce la mail in un’unica soluzione.
Tu sai quante ore al giorno dedichi alle mail? Per iniziare a farti un’idea puoi tenere un diario e segnare tutte le volte che entri nella mail e per quanti minuti, oppure entrare 10 minuti ogni ora (su 8 ore di lavoro sono 80 minuti, quindi 1 ora e 20) e verificare se è abbastanza o se è troppo poco. Il mio suggerimento è quello di diventare più consapevole di quanto tempo usi per le mail, perché solo con questo dato in mano potrai capire quanto incide la mail sul perché a fine giornata non hai smarcato tutta la tua to-do list e decidere come e cosa cambiare.
Se ti interessa approfondire ancora di più il ragionamento sulle email, dai un’occhiata al mio videocorso “Email no stress” dove ti insegno come scrivere meglio le mail per riceverne meno, come organizzare l’inbox, e come lavorare con la mail chiusa.
