Negli ultimi anni il cambiamento più forte, almeno per le aziende, ha riguardato il modo in cui si comunica con colleghi, clienti e fornitori.
La comunicazione gioca un ruolo fondamentale ed è l’ingrediente che tiene unite le isole separate che rappresentano le persone che lavorano anche al di fuori dell’ufficio. Per fare in modo che comunicare bene diventi una grande opportunità per lavorare meglio, vediamo come organizzare questo aspetto così importante.
Comunicare online
Tutto ciò che prima si faceva a voce all’interno dello stesso ufficio, con l’evoluzione di differenti modalità lavorative è passato online. Telefono, email, chat, videoconferenze… Tanti modi di comunicare che vanno scelti e usati a seconda di ciò che vogliamo condividere.
Senza un metodo, si va verso una sorta di schizofrenia comunicativa nelle aziende che porta, ad esempio, a scrivere un’email e ottenere la risposta attraverso un vocale di WhatsApp.
In questa confusione è vitale riuscire a mettere un po’ di ordine, sfruttando gli strumenti al meglio senza creare o aumentare il caos.
Il primo passo è quello di fermarsi e stabilire una riunione con l’obiettivo di analizzare le esigenze e gli strumenti più adatti. Definire, quindi, cosa usare, quando e come, senza dare niente per scontato.
Mandare un messaggio WhatsApp vocale perché torna comodo a chi lo registra, non vuol dire che per l’altra persona sia semplice gestire quanto richiesto.
Gestire la condivisione di informazioni
Per condividere aggiornamenti, file o cartelle non è sempre necessario passare per il telefono o per le email. Si possono trovare dei sistemi di archiviazione e stabilire alcune regole per sapere in qualunque momento dove salvare o scaricare i file o ciò che serve, affinché tutto il team sia autonomo e riesca a lavorare agevolmente.
Questa è la chiave: iniziare a pensare che non tutto debba per forza passare dal telefono e dalle email.
Ci sono strumenti alternativi che aiutano a dominare la schizofrenia comunicativa come, per esempio, le piattaforme come Trello che aiutano i team a organizzare le attività dei progetti. Sono piattaforme di lavoro condiviso dove si possono inserire le attività da fare, assegnare task e priorità, con la possibilità di seguire il flusso e il processo dei vari progetti senza che si renda necessario fare riunioni o scrivere email.
Il confronto e la condivisione alla base del sistema
Per sfruttare appieno gli strumenti scelti, servono consapevolezza ed esperienza.
È necessario condividere e tenere traccia delle esigenze del team e provare a mettere in piedi un sistema misto tra telefonate, email, videoconferenze. Il confronto che prevede dei feedback sulle diverse esperienze permette al team di definire la rotta.
Una volta che a noi sarà chiaro quali sono i sistemi che utilizziamo per il nostro gruppo, verrà naturale riuscire a pianificare le attività.
Ogni persona saprà quando avrà dei blocchi di tempo da dedicare alle altre persone, alla lettura delle email, alle telefonate o videochiamate, e così via.
Dopo aver stabilito la comunicazione condivisa, si pianificano le attività, ovvero spazi di tempo in cui ci si scollega dal resto del mondo per passare al lavoro concentrato.
Distrazione e notifiche
Il problema di questa schizofrenia comunicativa e del fatto che abbiamo bisogno di rimanere in contatto con gli altri si trasforma in notifiche.
Le notifiche rappresentano l’interruzione delle nostre attività e se prestiamo loro tutta la nostra attenzione, rischiamo di passare le nostre giornate a stare dietro alle notifiche di WhatsApp, delle email, dei principali strumenti dedicati alle comunicazioni in continua risposta agli avvisi ricevuti.
Da un lato la comunicazione è fondamentale e dobbiamo trovare i sistemi più adatti per comunicare con gli altri, ma dall’altro bisogna mettere un limite e un freno alle notifiche perché rappresentano un’interruzione e quindi una notevole fonte di distrazione.
La connessione che ci permette di restare in contatto con l’azienda può trasformarsi in iperconnessione che ci porta verso il multitasking. Mentre siamo al telefono scriviamo email, messaggi e svolgiamo altre attività. In pratica, frammentiamo la nostra attenzione.
Le notifiche sono distrazioni esterne, ma anche interne quando, ad esempio, per noia durante una call si prende il telefono e si va sui social.
Questa dispersione e questo fare cose diverse tutte insieme abbassa la qualità del lavoro svolto e a fine giornata si ha la sensazione di aver lavorato poco e male.
Alla sera la stanchezza è tanta perché il cervello per tutto il giorno ha saltato tra una cosa e l’altra con un basso livello di attenzione e quindi poca soddisfazione per i compiti che abbiamo portato avanti.
Comunicare meglio vuol dire lavorare meglio e con più soddisfazione. Quando riusciamo a non farci travolgere dalla schizofrenia comunicativa ecco che riusciamo a prendere decisioni migliori su quell’unica attività di cui dobbiamo occuparci in un dato momento, senza frammentare l’attenzione per via delle notifiche fuori controllo che ci portano a disperdere il nostro tempo e le nostre energie.
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